Organiser une assemblée générale en copropriété reste l’un des moments les plus exigeants du calendrier d’un syndic. Convocations, gestion des procurations, suivi des votes par correspondance, rédaction du procès-verbal : chaque étape mobilise du temps et concentre les risques d’erreur. Agconnect, solution développée par Immosquare, digitalise l’intégralité de ce cycle — de la convocation jusqu’au PV — en présentiel, à distance ou en mode hybride. Anna Ladaique, Customer Success Manager chez Immosquare, accompagne les syndics au quotidien dans la prise en main de cet outil. Elle revient sur les défis du terrain, les réponses concrètes d’agconnect et les évolutions à venir.
Sommaire :
- Pouvez-vous nous présenter agconnect et le rôle qu’il joue pour les syndics de copropriété ?
- Quels sont les principaux défis auxquels font face les syndics aujourd’hui, et comment agconnect y répond ?
- Quels acteurs de l’immobilier font aujourd’hui confiance à agconnect ?
- Vous travaillez sur une nouvelle version d’agconnect : qu’est-ce qui change pour les utilisateurs ?
- Quelle est votre vision à long terme pour agconnect ?
Pouvez-vous nous présenter agconnect et le rôle qu’il joue pour les syndics de copropriété ?
Anna Ladaique. Agconnect est un logiciel qui digitalise l’intégralité du processus de l’assemblée générale. C’est une solution complète, dédiée à la gestion des AG de copropriétés, mais aussi des associations, des sociétés — en France, au Luxembourg, en Belgique et au Canada.
Un bras droit opérationnel pour le syndic
Organiser une assemblée générale mobilise un temps considérable : préparer les convocations, gérer les procurations, suivre les votes par correspondance, émarger les participants le jour J, rédiger le procès-verbal. Agconnect automatise cette lourdeur administrative. Les syndics se recentrent ainsi sur leur vrai métier — la gestion de la copropriété et la relation client.
Concrètement, la solution édite les documents, centralise tous les votes sur une plateforme unique et envoie les courriers recommandés électroniques. À cela s’ajoute une sécurisation juridique à chaque étape du processus, ce qui réduit significativement le risque d’erreur.
Un outil accessible pour les copropriétaires
Cette digitalisation profite aussi directement aux copropriétaires. Agconnect leur permet de participer à l’assemblée générale comme ils le souhaitent — en présentiel, en distanciel ou en format hybride. Aucune application à télécharger : un navigateur et une connexion internet suffisent. Pour le syndic, cela se traduit par un meilleur taux de participation et des assemblées plus représentatives.
« Agconnect est un logiciel qui digitalise l’intégralité du processus de l’assemblée générale. On devient un peu le bras droit opérationnel du syndic sur toute la partie AG. »
Quels sont les principaux défis auxquels font face les syndics aujourd’hui, et comment agconnect y répond ?
Anna Ladaique. Plusieurs défis structurels pèsent sur le quotidien des gestionnaires. Agconnect apporte une réponse directe à chacun d’eux.
Le quorum : multiplier les modes de participation
La première difficulté, c’est d’atteindre le quorum. Réunir suffisamment de copropriétaires pour valider l’AG reste souvent le plus grand obstacle. Agconnect propose le présentiel et le distanciel simultanément. Un copropriétaire empêché — parce qu’il habite loin, qu’il travaille ce jour-là ou qu’il a un imprévu — vote sans avoir à se justifier. Les copropriétaires qui tiennent à leur présence physique, eux, participent exactement comme avant. Or, multiplier les modes de participation fait mécaniquement monter le taux de présence — et donc la probabilité d’atteindre le quorum.
La charge administrative : décharger le gestionnaire
Le manque de temps constitue un deuxième défi majeur. Les gestionnaires consacrent une part importante de leur journée à des tâches de saisie : rentrer les votes par correspondance, enregistrer les procurations reçues. Avec agconnect, chaque copropriétaire saisit lui-même son vote ou sa procuration en ligne. Le gestionnaire gagne du temps et se libère d’une responsabilité — il peut ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Les horaires : rendre le travail du soir évitable
Les horaires à rallonge forment un troisième point, et non des moindres. Terminer une assemblée générale à 21 h ou 22 h reste une réalité courante pour les syndics — et qui n’a plus lieu d’être. Agconnect met à disposition tous les outils pour planifier des AG sur des créneaux de bureau classiques. Le distanciel et l’hybride jouent ici un rôle déterminant : les gestionnaires n’ont plus à sacrifier leurs soirées, sans pour autant pénaliser la participation.
Les calculs de pouvoirs : automatiser pour éviter l’erreur humaine
Le traitement des votes par correspondance (VPC) et la gestion des procurations sont les tâches les plus chronophages et les plus exposées aux erreurs. Vérifier manuellement qu’un mandataire n’a pas dépassé le nombre de pouvoirs autorisés — ou qu’une personne n’a pas à la fois donné un pouvoir et voté par correspondance — représente un vrai casse-tête. Agconnect automatise l’intégralité de cette chaîne. La plateforme exclut par défaut les participants non disponibles et élimine les erreurs de recalcul. Résultat : jusqu’à 2 heures gagnées par assemblée générale et plus d’erreurs de dépouillement.
Les contestations post-AG : tracer pour sécuriser
Enfin, les contestations après assemblée générale représentent un point de friction important pour les syndics. Faute de preuves suffisantes, une seule contestation peut fragiliser l’ensemble du processus. Agconnect retrace toutes les étapes de l’AG : chaque action est horodatée, les signatures électroniques des pouvoirs sont certifiées et l’historique des votes est conservé. Cette traçabilité sécurise juridiquement le processus et prévient les litiges.
Quels acteurs de l’immobilier font aujourd’hui confiance à agconnect ?
Anna Ladaique. Agconnect s’adapte à des profils très variés, des grands cabinets aux syndics indépendants. Le cœur de cible reste les syndics de copropriété. Cela dit, la solution accompagne bien d’autres acteurs.
Du résidentiel au tertiaire
Agconnect gère d’abord les copropriétés résidentielles classiques, les ASL et les AFUL. Il accompagne aussi l’immobilier tertiaire — bureaux et locaux commerciaux — avec toutes les spécificités de gestion que cela implique. Par ailleurs, un troisième axe couvre les résidences de service : résidences seniors, étudiantes, de tourisme ou encore liées au sport.
Les résidences seniors : un défi d’accessibilité relevé
L’un des plus importants clients d’agconnect gère un parc de résidences seniors — ce qui peut surprendre. Pourtant, depuis le lancement de la solution, l’équipe adapte constamment la plateforme à cette clientèle : boutons bien visibles, navigation simplifiée, interface épurée. Les retours sont très positifs. Quand un copropriétaire se connecte, l’expérience est fluide et intuitive, quelle que soit sa familiarité avec les outils numériques.
Des profils atypiques et des reconnaissances institutionnelles
Au-delà des syndics, agconnect accompagne des sociétés et des associations qui gèrent leur propre patrimoine immobilier, ainsi que des restaurants d’exploitation. À cela s’ajoute une reconnaissance institutionnelle forte : une grande banque française a choisi agconnect pour piloter son patrimoine immobilier. Quand un acteur de cette taille fait ce choix, c’est un signal particulièrement significatif.
« Un de nos plus gros clients, c’est une banque française. Quand un acteur institutionnel de cette taille choisit agconnect pour gérer son patrimoine immobilier, c’est une preuve de reconnaissance assez importante ! »
Vous travaillez sur une nouvelle version d’agconnect : qu’est-ce qui change pour les utilisateurs ?
Anna Ladaique. Cette nouvelle version naît d’une écoute active des utilisateurs. Les évolutions portent sur l’ergonomie, la conformité réglementaire et le traitement des procurations et votes par correspondance.
Une interface repensée pour les gestionnaires
L’équipe a entièrement retravaillé l’affichage pour le rendre plus clair et agréable au quotidien, notamment pour les agences et les gestionnaires. La navigation est plus fluide. De nouveaux boutons d’action simplifient les saisies les plus courantes : procuration, vote par correspondance, sélection groupée « tout à oui », « tout à non » ou « tout abstention » en un clic. Ce dernier point représente un gain de temps considérable pour les gestionnaires qui traitent des formulaires comportant de nombreuses résolutions.
La conformité LRE : un traitement adapté au nouveau décret
Depuis 2024, la règle a changé en matière de convocations : la lettre recommandée électronique (LRE) devient la voie par défaut. C’est désormais le copropriétaire qui doit s’y opposer pour recevoir un envoi postal. Agconnect structure la plateforme pour gérer cette évolution selon que l’agence applique l’ancien ou le nouveau décret — chacun choisit, et la solution s’adapte.
Des parcours procuration et vote par correspondance entièrement repensés
L’équipe a entièrement refondu le parcours de délégation de pouvoir. Le participant avance étape par étape : il choisit à qui donner son pouvoir, et la plateforme lui présente automatiquement une liste filtrée des participants disponibles. Elle exclut par défaut ceux qui ont déjà voté par correspondance, atteint la limite des procurations autorisées ou donné leur propre pouvoir. Le participant peut signer électroniquement ou importer un pouvoir manuscrit en pièce jointe.
Côté vote par correspondance, si un copropriétaire oublie de sélectionner un choix pour une résolution, une alerte l’en informe avant validation. Une fois le formulaire rempli, il visualise l’ensemble de ses réponses — avec un code couleur — sans avoir à télécharger quoi que ce soit. Par ailleurs, un bouton « quitter la salle » permet au gestionnaire de faire sortir un participant en cours d’AG. Le statut se met à jour en temps réel et les calculs de quorum s’ajustent automatiquement.
De nouvelles passerelles avec les logiciels métiers
Agconnect renforce ses connexions avec Bellman, Timci et Neoteem, et couvre désormais une large partie du groupe Orisha — Egide, Crypto, Y15 — ainsi qu’Estale. L’objectif est clair : quand un client signale un logiciel non encore connecté, l’équipe prend contact pour mettre une passerelle en place.
« Notre gros plus sur cette nouvelle version, c’est tout ce qui concerne les procurations et les votes par correspondance. On a vraiment repensé le parcours complètement pour que ce soit plus simple et juridiquement plus carré. »
Quelle est votre vision à long terme pour agconnect ?
Anna Ladaique. Notre souhait, c’est de rester fidèles à notre ADN. Agconnect est une solution pensée par et pour les acteurs de l’immobilier — copropriétés résidentielles, immobilier tertiaire, résidences de service, profils atypiques.
Toutes les évolutions dont nous parlons aujourd’hui — procurations, votes par correspondance, éditique — ont vu le jour en écoutant nos clients : gestionnaires, syndics et copropriétaires. C’est cette écoute qui a construit agconnect. Nous souhaitons continuer à simplifier la vie des gestionnaires, à sécuriser juridiquement le processus de l’AG et à offrir aux copropriétaires une expérience plus fluide et transparente.
Au-delà de la technique, agconnect veut rester un partenaire de confiance, capable de s’adapter à la diversité des métiers de la copropriété. La copropriété évolue — agconnect évolue avec elle, sans jamais devenir un outil rigide.
« Notre vision à long terme, c’est de continuer à faire évoluer l’outil main dans la main avec nos utilisateurs, en écoutant vraiment leurs besoins du quotidien. »
