L’assemblée générale de copropriété est un moment clé dans la vie de l’immeuble. Cette réunion qui a lieu au moins une fois par an réunit l’ensemble des propriétaires pour prendre des décisions essentielles. Depuis la préparation de l’ordre du jour à l’envoi de la convocation jusqu’à la rédaction du procès-verbal, des règles rigoureuses régissent chaque étape. Les débats portent sur une multitude de sujets, allant de la gestion courante de l’immeuble aux projets d’envergure. Ainsi, on soumet chaque proposition au vote. Consultez notre guide de l’assemblée générale de copropriété pour tout comprendre sur son fonctionnement et son déroulement.
Sommaire :
- Qu’est-ce qu’une assemblée générale de copropriété ?
- Quels sont les différents types d’assemblée générale de copropriété ?
- 1 – La préparation de l’ordre du jour
- 2 – Envoi de la convocation : délais légaux et contenus
- 3 – La tenue de l’assemblée générale de copropriété
- 4 – Rédaction et envoi du procès-verbal
- 5 – Contestations des décisions
- 6 – Applications des décisions de l’assemblée générale
- FAQ – Assemblée Générale de Copropriété
Qu’est-ce qu’une assemblée générale de copropriété ?
L’assemblée générale de copropriété (AG) représente un moment clé dans la dynamique d’une copropriété. En effet, cette réunion annuelle est un vecteur d’information et de mobilisation pour les copropriétaires. Ainsi, elle constitue le cœur décisionnel du syndicat des copropriétaires. Le lieu, où se prennent les décisions capitales pour la bonne marche de la copropriété.
Lors de l’AG, les copropriétaires approuvent les comptes financiers, déterminent les budgets futurs, élisent le syndic, et statuent sur les divers aspects de la gestion, de l’organisation, et des travaux nécessaires au sein de l’immeuble.
La participation à l’AG : un acte recommandé
Bien que chaque copropriétaire ne soit pas juridiquement obligé d’assister à l’AG, nous conseillons vivement de s’engager dans ces réunions. Car, les décisions prises lors de l’AG ont un impact direct sur les charges de copropriété et, par extension, sur la vie quotidienne des résidents. Participer à l’AG permet donc de prendre part activement aux choix stratégiques et aux orientations majeures de la copropriété.
Cadre légal et réglementaire
Les fondements légaux de l’assemblée générale de copropriété se trouvent dans la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis. Cette dernière est complétée par le décret n°67-223 du 17 mars 1967 qui détaille les modalités de convocation, de tenue et de compte-rendu des assemblées générales. Ces textes établissent les règles de quorum, les conditions de vote, ainsi que les délais et formalités de convocation, garantissant la transparence et l’équité du processus décisionnel en AG.
L’assemblée générale de copropriété joue un rôle prépondérant dans la gestion et l’administration de l’immeuble, en étant le lieu privilégié de prise de décisions collectives. Comprendre son fonctionnement et ses enjeux, c’est s’assurer une gestion démocratique et équilibrée de la copropriété. Ainsi, chaque copropriétaire peut intervenir sur les décisions et changer son cadre de vie.
Quels sont les différents types d’assemblée générale de copropriété ?
Les différentes formes d’assemblées générales reflètent la volonté de concilier une gestion démocratique de la copropriété avec la capacité de répondre rapidement aux besoins et aux urgences.
La convocation de l’assemblée générale (AG) de copropriété est principalement à l’initiative du syndic. Ce dernier organise l’assemblée générale ordinaire annuelle, essentielle au fonctionnement de la copropriété. Mais, il peut également convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) selon les besoins spécifiques de la copropriété.
L’assemblée générale de copropriété “ordinaire”
L’AG ordinaire doit impérativement se tenir une fois par an, convoquée par le syndic dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Cette réunion est cruciale pour l’approbation des comptes de l’exercice précédent, la validation du budget prévisionnel, l’élection du syndic et des membres du conseil syndical, entre autres décisions administratives et financières.
L’assemblée générale en seconde lecture
Selon l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965, une AG peut être reconvoquée en seconde lecture. C’est le cas lorsqu’une résolution n’aurait pas atteint le tiers des voix de tous les copropriétaires lors d’une première AG. Cette seconde AG, pouvant se tenir immédiatement après la première ou au plus tard trois mois après, permet un vote à la majorité simple sur les points déjà soumis.
L’assemblée générale supplémentaire (ou extraordinaire)
On peut organiser les Assemblées Générales Extraordinaires (AGE) à tout moment pour prendre des décisions importantes qui ne peuvent pas attendre la prochaine Assemblée Générale ordinaire.
Un copropriétaire peut la convoquer pour soumettre des projets spécifiques au vote. Dans ce cas, les frais sont à la charge du copropriétaire demandeur. Mais, aussi, pour répondre à la nécessité d’entreprendre de manière urgente des travaux, sur initiative du syndic ou du conseil syndical. Soulignons que, si le syndic se trouve dans l’impossibilité d’agir, le président du conseil syndical a la prérogative de convoquer une assemblée générale.
L’AG en urgence pour des travaux relevant de la sécurité et de la santé
Pour les travaux urgents relevant de la sécurité et de la santé, une AG spécifique peut être convoquée sans délai préalable. Cette flexibilité permet de réagir efficacement à des situations critiques, en se concentrant uniquement sur les résolutions urgentes. Le syndic, dans ce contexte, doit fournir la preuve de l’urgence justifiant la convocation immédiate.
1 – Préparation de l’ordre du jour
L’élaboration de l’ordre du jour est une étape essentielle qui reflète la nature participative de la gestion de la copropriété. Elle permet à chaque copropriétaire de contribuer activement à la vie de la copropriété.
L’ordre du jour de l’assemblée générale de copropriété (AG) récapitule l’ensemble des questions et des points soumis au vote des copropriétaires. Le syndic de copropriété et le conseil syndical collaborent pour construire cet ordre du jour. Ainsi, ils s’assurent que tous les sujets importants seront bien abordés.
La contribution des copropriétaires à l’ordre du jour
Chaque copropriétaire, ainsi que le conseil syndical, a le droit de proposer l’ajout de questions spécifiques à l’ordre du jour. Pour que ces demandes soient prises en compte, elles doivent être adressées au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).
Le syndic s’engage alors à inclure ces questions dans l’ordre du jour de la prochaine AG. Si le timing ne le permet pas, en raison de la proximité de la date de la réunion ou de la date de clôture de l’ordre du jour, on reportera ces questions à l’assemblée suivante.
Il est primordial que chaque question proposée soit formulée explicitement pour susciter un vote en faveur ou contre. Cette exigence assure une prise de décision transparente et démocratique lors de l’AG.
Bien qu’on puisse discuter de sujets non inscrits à l’ordre du jour durant l’AG, on ne peut pas les soumettre à un vote lors de cette même réunion. Pour voter une question additionnelle, il faudra alors l’ajouter à l’ordre du jour d’une assemblée future. Cette règle garantit que tous les copropriétaires disposent du temps nécessaire pour considérer chaque sujet avant de prendre une décision.
2 – Envoi de la convocation pour l’assemblée générale de copropriété : délais légaux et contenus
Modalités d’envoi de la convocation
Une fois l’ordre du jour défini, le syndic a la responsabilité d’envoyer les convocations pour l’assemblée générale de copropriété (AG).
La convocation doit être expédiée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), qu’elle soit postale ou électronique. Et, cela, au moins 21 jours avant la date prévue pour l’AG.
Cette convocation doit explicitement indiquer :
- la date et l’heure de l’AG,
- le lieu (situé obligatoirement dans la commune de situation de l’immeuble),
- les points inscrits à l’ordre du jour,
Par ailleurs, le syndic doit communiquer la date de la prochaine AG et rappeler aux copropriétaires leur droit de proposer des points à ajouter à l’ordre du jour.
Contenu de la convocation
La convocation doit inclure les documents suivants :
- Documents comptables et annexes comptables. État financier du syndicat de copropriété et du projet du budget présenté avec les comparatifs de l’exercice précédent
- Bulletin de vote par correspondance (depuis le 4 juillet 2020).
- Projet de contrats et devis pour les travaux à voter, plans, etc.
- Contrat de syndic conformément à un modèle type
- L’indication du lieu et des dates de consultation des pièces justificatives des charges
- Un pouvoir. En cas d’indisponibilité, un copropriétaire a la possibilité de se faire représenter à l’assemblée générale par un mandataire. Celui-ci peut-être soit un autre copropriétaire, soit une personne extérieure à la copropriété.
Tous les documents qui permettant aux copropriétaires de prendre les décisions e connaissance de cause font l’objet d’une liste réglementée.
3 – Tenue de l’assemblée générale de copropriété
Depuis l’adoption de la loi Élan du 23 novembre 2018, les copropriétaires disposent de plusieurs moyens pour assister aux assemblées générales. Certes, ils peuvent être présents physiquement. Mais, ils peuvent aussi y assister par visioconférence ou audioconférence, ainsi que d’autres formes de communication électronique.
En outre, ils peuvent exercer leur droit de vote par correspondance avant la tenue de l’assemblée générale, au moyen d’un formulaire. Toutefois, pour participer à distance à l’assemblée générale, un copropriétaire doit notifier son intention au syndic, par tout moyen, au moins trois jours ouvrables avant la date de l’assemblée.
La signature de la feuille de présence
Durant l’assemblée générale, une feuille de présence enregistre le nom, le domicile, et les voix (tantièmes) de chaque copropriétaire. Ainsi, elle distingue ceux présents, représentés, votant à distance, ou par correspondance.
Les participants physiques à l’AG (copropriétaire ou mandataire) doivent signer cette liste, souvent présentée sous forme de tableau (papier ou électronique). En cas d’arrivée tardive ou de départ anticipé, ils doivent noter l’heure. Le président de l’AG certifie la feuille de présence en fin de séance, et on l’annexe au procès-verbal.
À savoir : si on n’établit pas ce document, que ce soit en format papier ou électronique, l’assemblée générale sera considérée comme nulle.
L’animation de l’assemblée générale de copropriété
L’assemblée générale rassemble les copropriétaires, les mandataires et le syndic. Avec l’accord des membres du syndicat, des experts externes comme un architecte, un avocat ou une entreprise peuvent également être présents et intervenir.
En début de réunion, les présents et représentés votent pour désigner le président de séance. Sa mission : assurer la bonne tenue de l’AG et le respect de l’ordre du jour. De plus, il annonce les résultats de chaque vote selon la majorité requise. Enfin, il clôture l’AG lorsque l’ordre du jour est épuisé.
Selon les exigences de certains règlements de copropriété, on procédera à l’élection d’un ou plusieurs scrutateurs à la majorité simple des voix. Leur mission : vérifier les pouvoirs et le décompte de chaque voix.
Le syndic, par défaut, remplit les fonctions de secrétaire de séance pendant l’assemblée générale. Cependant, l’assemblée peut choisir de nommer un copropriétaire comme secrétaire de séance. Ce choix se fait avant de démarrer les délibérations, grâce à un vote à majorité simple. Il rédigera le procès-verbal.
Le vote des résolutions prévues à l’ordre du jour
Au sein de l’assemblée générale, on soumet les résolutions de l’ordre du jour au vote. La méthode de vote et la majorité nécessaire varient selon la décision envisagée. Les copropriétaires, qu’ils soient présents ou représentés, votent “POUR”, “CONTRE”, ou choisissent de s’abstenir. Ce processus permet d’identifier les votants et de compter leurs voix.
Le calcul des votes
Le nombre de voix de chaque copropriétaire dépend de sa quote-part des parties communes, indiquée en tantièmes dans le règlement de copropriété et l’état descriptif de division. En effet, ces documents détaillent la répartition des voix en fonction de la possession de chaque lot.
Les règles de majorité
Pour adopter une résolution, elle doit obtenir une majorité spécifique – simple, absolue, double, ou unanimité – selon le sujet du vote. Chaque majorité porte le nom de l’article de la loi de 1965 dans lequel on la présente.
> Consulter notre article sur : “Passerelles des articles 25-1 et 26-1 : les difficultés pratiques”
Pour rappel, les points non inscrits à l’ordre du jour ne peuvent pas faire l’objet d’un vote. Mais, leur discussion reste libre sans pour autant aboutir à une décision. Habituellement, on réserve un moment aux questions diverses en fin d’AG. Par ailleurs, précisons que les décisions concernant des travaux sur les parties communes ou des équipements partagés doivent inclure la rémunération du syndic.
Enfin, la séance se clôt sur la levée de l’assemblée par le président. Alors, le syndic, le président, le secrétaire de séance s’il est un copropriétaire, et les scrutateurs, s’ils sont présents, signent le procès-verbal.
4 – Rédaction et envoi du procès-verbal
Le syndic de copropriété occupe généralement le rôle de secrétaire de séance. Il est donc en charge de rédiger le procès-verbal (PV) de l’assemblée générale (AG). Cependant, l’AG peut désigner une autre personne pour cette tâche. Ce PV consigne les décisions adoptées, conformément aux obligations légales.
Le président de séance, le secrétaire, et les scrutateurs, le cas échéant, valident ce document par leur signature. Notons que le PV peut être finalisé immédiatement après l’AG ou dans les huit jours suivant la tenue de l’AG. Il sera conservé dans un registre spécifique, qui peut être sous forme électronique, au bureau du syndic.
Contenu du procès-verbal d’assemblée générale de copropriété
Le PV se concentre sur les résultats des votes. Ainsi, il inclut le décompte des voix pour chaque résolution à l’ordre du jour. De même, il liste les noms des copropriétaires ayant voté contre, ceux s’étant abstenus ou absents, en précisant leur nombre de voix. Si des copropriétaires expriment des réserves quant à la régularité des délibérations, ces observations sont enregistrées dans le procès-verbal.
Notification du PV d’AG
Après l’AG, le syndic communique les décisions, soit une copie du PV aux copropriétaires. En général, il envoie un courrier simple à tous les copropriétaires dans les deux mois suivant l’assemblée générale. Le syndic envoie un courrier, par lettre recommandée avec avis de réception ou par voie électronique, aux copropriétaires absents, non représentés ou ayant voté CONTRE. Cette notification doit avoir lieu dans le mois suivant l’AG.
À savoir : les notifications et mises en demeure, avec l’accord exprès des copropriétaires, peuvent se faire par voie électronique. Ce qui facilite alors la communication et la conservation des documents importants de la copropriété.
Information sur le procès-verbal aux occupants
Le syndic résume les décisions de l’assemblée générale concernant l’entretien et les travaux dans un procès-verbal abrégé. Il affiche ensuite ce document dans les parties communes pour informer l’ensemble des occupants : propriétaires, bailleurs et locataires.
En effet, cela est nécessaire lorsque ces décisions ont des conséquences sur les conditions d’occupation de l’immeuble ou sur les charges. Cette information doit être assurée par le syndic dans les trois mois après la tenue de chaque assemblée générale.
5 – Contestations des décisions
Les copropriétaires qui votent contre une décision en assemblée générale ou ceux considérés comme défaillants — parce qu’ils sont absents, non représentés ou que leur vote par correspondance a été invalidé à la suite d’une modification de résolution — peuvent contester les décisions adoptées.
Ainsi, ils peuvent contester les décisions prises en AG dans les deux mois suivant la réception de la notification.
En effet, c’est l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965 qui détermine les modalités de contestation d’une décision. Ainsi, vous disposez d’un délai de deux mois à compter de la notification pour contester. Toutefois, si aucun copropriétaire n’a reçu de notification des décisions de l’AG, le délai de contestation s’étend à cinq ans dès la date de l’AG.
Les décisions ne peuvent pas être opposables aux copropriétaires absents non représentés et opposants tant que le procès-verbal ne leur a pas été adressé.
À expiration de ce délai, les décisions prises par l’assemblée générale pourront commencer à être exécutées si aucune action n’a été intentée. Il faut obligatoirement être copropriétaire pour contester une décision et avoir été « défaillant » (absent et non-représenté par un mandataire lors de l’AG) ou « opposant », c’est-à-dire avoir voté contre la décision litigieuse.
Procédure de contestation
Pour engager une action en contestation, le copropriétaire doit déposer une assignation devant le tribunal judiciaire situé dans la juridiction de l’immeuble. Cette démarche nécessite l’assistance d’un avocat. Le but de ce recours est de prouver que les décisions de l’AG ont été prises en violation des règles légales régissant son organisation, son fonctionnement ou ses prises de décisions.
6 – Applications des décisions de l’assemblée générale
Dès leur adoption, la plupart des décisions de l’assemblée générale peuvent être mises en application. Par exemple, une fois les comptes de l’exercice N validés, le syndic peut effectuer l’appel de fonds pour régularisation.
Pour les travaux décidés avec la majorité simple de l’article 24, il est essentiel de notifier sans délai le procès-verbal aux copropriétaires. Toutefois, lorsque les travaux exigent une majorité absolue (article 25) ou une double majorité (article 26), il est impératif d’observer un délai d’attente de deux mois après la notification du procès-verbal. Ce temps permet d’assurer le respect du droit de recours des copropriétaires qui souhaiteraient contester les décisions prises.
Ce délai de précaution n’a cependant pas lieu d’être respecté lorsque la décision en question a été votée à l’unanimité des copropriétaires. Puisque selon la jurisprudence, elle ne serait pas sujette à contestation.
Ces dispositions visent à équilibrer la nécessité d’agir rapidement pour le bien de la copropriété et le droit des copropriétaires à contester des décisions qu’ils estiment préjudiciables. En respectant ces délais, le syndic assure la légalité et la légitimité des actions entreprises. Il contribue ainsi à la bonne gestion et à l’harmonie au sein de la copropriété.
FAQ – Assemblée Générale de Copropriété
1. Quand et comment sont organisées les assemblées générales de copropriété ?
L’assemblée générale ordinaire de votre copropriété doit obligatoirement se tenir une fois par an, dans les six mois suivant la clôture de l’exercice comptable. Le syndic est responsable de l’organisation et vous envoie une convocation par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 21 jours avant la date prévue.
Cette convocation comprend l’ordre du jour détaillé, les documents comptables de l’exercice précédent, le projet de budget prévisionnel, ainsi qu’un bulletin de vote par correspondance si vous ne pouvez pas être présent. L’assemblée doit impérativement se dérouler dans la commune où se situe votre immeuble.
En cas de besoin urgent (travaux de sécurité par exemple) ou pour traiter des sujets spécifiques, des assemblées générales extraordinaires peuvent être organisées à tout moment. Vous pouvez également demander la convocation d’une assemblée extraordinaire, mais les frais seront alors à votre charge.
2. Comment puis-je participer à l’assemblée générale si je ne peux pas me déplacer ?
Plusieurs solutions s’offrent à vous pour participer même en cas d’indisponibilité. Depuis la loi Élan de 2018, vous pouvez assister à l’assemblée par visioconférence, audioconférence ou autres moyens de communication électronique, à condition d’en informer le syndic au moins trois jours ouvrables avant la date de l’assemblée.
Vous avez également la possibilité de voter par correspondance grâce au bulletin fourni avec votre convocation. Cette option vous permet d’exprimer votre choix sur chaque résolution sans être physiquement présent.
Enfin, vous pouvez vous faire représenter par un mandataire de votre choix (autre copropriétaire ou personne extérieure à la copropriété) en utilisant le pouvoir joint à votre convocation. Cette personne votera en votre nom selon vos instructions.
3. Comment puis-je proposer un point à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale ?
Vous avez le droit de proposer l’ajout de questions spécifiques à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Pour que votre demande soit prise en compte, vous devez l’adresser au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).
Il est essentiel que votre proposition soit formulée de manière explicite pour permettre un vote “pour” ou “contre”. Le syndic s’engage à inclure votre question dans l’ordre du jour de la prochaine assemblée. Si le timing ne le permet pas en raison de la proximité de la date ou de la clôture de l’ordre du jour, votre proposition sera reportée à l’assemblée suivante.
Attention : les sujets non inscrits à l’ordre du jour peuvent être discutés pendant l’assemblée, mais ne peuvent pas faire l’objet d’un vote. Il faut donc anticiper vos demandes pour qu’elles soient officiellement inscrites et puissent être votées.
4. Quelles sont les différentes règles de majorité et dans quels cas s’appliquent-elles ?
Les décisions en assemblée générale sont soumises à différents types de majorité selon l’importance et la nature du sujet traité. Votre nombre de voix correspond à votre quote-part des parties communes, exprimée en tantièmes dans le règlement de copropriété.
La majorité simple (article 24) concerne la gestion courante : approbation des comptes, quitus du syndic, travaux d’entretien de l’immeuble, ou adaptation du règlement de copropriété. C’est la moitié plus une des voix des copropriétaires présents ou représentés, sans compter les abstentions.
La majorité absolue (article 25) s’applique aux travaux d’amélioration, aux changements d’usage des parties communes, ou à la désignation du syndic. Il faut plus de la moitié des voix de tous les copropriétaires. Si cette majorité n’est pas atteinte, une seconde assemblée peut être organisée avec un vote à la majorité simple.
La double majorité (article 26) est requise pour les modifications du règlement de copropriété, les ventes de parties communes ou la suppression du poste de concierge. Elle nécessite au moins les deux tiers des voix de tous les copropriétaires ET la majorité des copropriétaires.
L’unanimité est exigée pour les changements significatifs comme la modification de la répartition des charges, la fusion ou scission de la copropriété, ou la suppression d’équipements collectifs comme l’ascenseur.
5. Dans quels délais puis-je contester une décision d’assemblée générale et comment procéder ?
Vous disposez d’un délai de deux mois à compter de la réception de la notification du procès-verbal pour contester une décision d’assemblée générale. Ce droit de contestation vous est ouvert si vous avez voté contre la décision ou si vous étiez absent et non représenté lors du vote.
Pour engager une contestation, vous devez déposer une assignation devant le tribunal judiciaire de la juridiction où se situe votre immeuble. Cette démarche nécessite obligatoirement l’assistance d’un avocat. Votre objectif sera de démontrer que les décisions ont été prises en violation des règles légales régissant l’organisation, le fonctionnement ou les prises de décisions de l’assemblée.
Si aucun copropriétaire n’a reçu de notification des décisions, le délai de contestation s’étend exceptionnellement à cinq ans à compter de la date de l’assemblée. Les décisions contestées ne peuvent pas vous être opposées tant que le procès-verbal ne vous a pas été officiellement notifié.
À l’expiration du délai de deux mois sans contestation, les décisions deviennent définitives et peuvent être mises en application. Pour les travaux votés à la majorité absolue ou à la double majorité, le syndic doit respecter ce délai d’attente avant de commencer les travaux, sauf en cas de vote à l’unanimité.
