Régularisation des charges de copropriété : comprendre le processus

La régularisation des charges de copropriété intervient principalement dans deux situations : en cas de retard de paiement des copropriétaires ou suite au bilan annuel du syndic. Cette régularisation concerne aussi des cas spécifiques comme le remboursement des charges avancées par un propriétaire-bailleur à son locataire, ou la répartition des charges entre vendeur et acquéreur lors d’une mutation immobilière. Ces mécanismes sont cruciaux pour une gestion saine de la copropriété. Ces situations, bien que variées, requièrent une compréhension précise des règles régissant la copropriété.

Sommaire :

• Comment effectuer la régularisation des charges annuelles ?
• La régularisation des charges de copropriété entre bailleur et locataire
• Régularisation des charges de copropriété après la vente d’un lot

Comment effectuer la régularisation des charges annuelles ?

La régularisation des charges de copropriété est une étape annuelle essentielle. Le gestionnaire compare les provisions payées par les copropriétaires aux dépenses réelles. Selon le bilan, vous pouvez devoir de l’argent à la copropriété ou inversement.

Lorsque les provisions excèdent les dépenses, un remboursement s’impose. En pratique, le syndic déduit ce trop-perçu des futurs appels de fonds. Cela allège vos charges de copropriété à venir. Mais si les dépenses dépassent les provisions, vous devez payer la différence. Ce montant supplémentaire s’ajoute au prochain appel de fonds pour couvrir les charges de la copropriété.

L’importance de réagir en cas de retard

Si vous accumulez du retard dans vos paiements de charges de copropriété, prévenez le syndic sans tarder. Parce que trouver une solution à l’amiable est toujours préférable à un contentieux. Sachez que dès le premier retard de paiement, le syndic doit réagir. L’objectif est d’éviter l’aggravation de la dette du copropriétaire. En effet, le syndic est un acteur autonome dans le recouvrement des charges de copropriété. Ainsi, sur le fondement de l’article 55 du décret du 17 mars 1967, il dispose de l’autorité nécessaire pour initier les actions appropriées.

Dans un premier temps, une lettre de relance est envoyée au copropriétaire en retard, juste après l’échéance des paiements. Si aucune réponse n’est obtenue, une mise en demeure est envoyée. Elle peut prendre la forme d’une lettre recommandée ou passer par un commissaire de justice. Enfin, sans paiement sous 30 jours, le syndic engage une procédure judiciaire. Il saisit alors le président du tribunal du lieu de l’immeuble. Cette procédure accélérée peut conduire à une condamnation rapide.

À noter : selon l’article 19-2 de la loi de 1965, le copropriétaire défaillant peut être condamné à payer les charges en retard, ainsi que les provisions futures. Cette procédure ne concerne que le recouvrement des provisions du budget prévisionnel en cours et les cotisations aux fonds de travaux.

La régularisation des charges de copropriété entre bailleur et locataire

Il est essentiel de savoir que les charges refacturables au locataire sont strictement définies. Elles figurent dans une liste officielle publiée par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Cette liste inclut diverses dépenses dont bénéficie le locataire.

Les charges récupérables concernent majoritairement :

• Les services utilisés par le locataire, comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Bien que payée par le propriétaire via la taxe foncière, elle peut être réclamée au locataire.
• L’entretien et les réparations des parties ou équipements communs. Cela inclut, par exemple, le nettoyage des parties communes telles que le hall d’entrée, ou l’entretien de l’ascenseur.
• Les coûts associés à l’usage du logement par le locataire, tels que les consommations d’eau et d’énergie.

Application pratique en copropriété

Dans un immeuble en copropriété, la majorité de ces charges locatives vous parviennent via les appels de charges du syndic. Le syndic vous fournit un relevé annuel, où il a déjà réparti les charges récupérables selon la liste légale.

Ainsi, pour calculer les charges récupérables, consultez la part correspondante dans le relevé annuel de copropriété. Ajoutez-y les charges payées directement par vous, comme la taxe d’ordures ménagères. Comparez ensuite ce total avec la provision versée par le locataire.

La régularisation des charges récupérables

Le propriétaire-bailleur est tenu d’effectuer une régularisation annuelle des charges récupérables. Cette opération doit être réalisée avant la fin de l’année civile qui suit l’année de perception des charges. Vous devez procéder à la régularisation des charges dès que possible, de préférence immédiatement après avoir reçu le décompte final des charges de copropriété.

Dès lors, il convient d’effectuer une comparaison entre les provisions reçues et les dépenses réelles engagées durant cette même année.

Suite à cette comparaison, deux situations peuvent survenir :

• Si le locataire a versé moins que les dépenses réelles, le propriétaire lui demande un complément pour couvrir les charges locatives restantes.
• Inversement, si le locataire a payé plus que les dépenses effectuées, le propriétaire lui rembourse le montant excédentaire.

Conformément à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989, vous devez informer le locataire au moins un mois à l’avance avant de réaliser la régularisation. Cela inclut la transmission du décompte détaillé des charges par catégorie. Précisons que l’envoi de ces documents est impératif, faute de quoi la totalité de la provision pour charges pourrait être annulée.

En effet, le propriétaire-bailleur est tenu de fournir au locataire les informations suivantes :

• Un décompte détaillé des charges récupérables, classé par catégorie (comme l’électricité, l’eau chaude, l’ascenseur, etc.) avec le montant exact dépensé pour chaque catégorie.
• Les critères de répartition des charges entre les copropriétaires.
• Une note explicative sur le calcul des coûts liés au chauffage collectif et à la production d’eau chaude, si applicable.

Délai maximum de trois ans pour la régularisation des charges locatives

Selon l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, le propriétaire a jusqu’à trois ans pour effectuer la régularisation des charges locatives. Ce délai reste valable même si le locataire a quitté le logement entre-temps. Notons que la prescription débute à la date où le syndic transmet le décompte définitif des charges.

Habituellement, si le propriétaire n’a pas régularisé les charges annuellement, cette opération se fait au moment de la restitution du dépôt de garantie. Les montants relatifs à la régularisation sont alors déduits, et le solde restant est remboursé au locataire.

Toutefois, si un propriétaire effectue la régularisation des charges de manière tardive, le locataire est en droit de la contester. Cette situation se présente lorsque le propriétaire n’a pas procédé à la régularisation annuellement ou qu’il a manqué la date limite du 31 décembre. Dans de tels cas, les tribunaux reconnaissent souvent que cette régularisation tardive contraint le locataire à payer une somme conséquente d’un seul coup, ce qui peut lui être préjudiciable. Face à cette situation, le locataire peut alors demander à étaler le paiement sur une période de 12 mois.

Régularisation des charges de copropriété après la vente d’un lot

En cas de vente d’un lot en copropriété, il est fondamental de clarifier qui, du vendeur ou de l’acquéreur, est redevable des charges. Qui doit régler les charges courantes ou exceptionnelles, et à quel moment ? La question de savoir si la régularisation des charges de copropriété incombe au nouveau ou à l’ancien propriétaire est une considération importante dans le processus de vente. Cela peut affecter les obligations financières des deux parties.

La provision sur le budget prévisionnel, qui est une somme versée à l’avance en anticipation du règlement global, incombe au copropriétaire vendeur. En revanche, le paiement des provisions pour les dépenses non prévues dans le budget prévisionnel revient au copropriétaire en titre au moment où ces paiements sont demandés.

D’après l’article 6-2 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967, par défaut, les charges de copropriété en cours sont à la charge du copropriétaire présent lors de l’appel de fonds. Puisque les charges sont habituellement payées par trimestre, la loi indique que le copropriétaire vendeur du lot est responsable des charges du trimestre en cours.

Travaux en cours lors d’une vente

Lorsque des travaux sont en cours dans une copropriété au moment de la vente d’un lot, la gestion des charges liées à ces travaux dépend du timing de l’appel de fonds. Voici comment cela fonctionne :

• Si l’appel de fonds est émis avant la signature de l’acte définitif de vente, les charges liées aux travaux incombent au vendeur.
• En revanche, si l’appel de fonds intervient après la signature définitive, c’est l’acquéreur qui prendra en charge les coûts des travaux.

Toutefois, un accord entre le vendeur et l’acquéreur peut modifier la répartition des charges de copropriété. Cependant, il ne concerne que les deux parties directement impliquées. Ainsi, Il n’est pas opposable au syndic de copropriété.

Régularisation des charges de copropriété : quelle répartition ?

La régularisation des charges de copropriété se déroule annuellement. Dès que l’acheteur est officiellement reconnu comme le nouveau copropriétaire du lot, il devient soit bénéficiaire, soit redevable. Cette reconnaissance intervient lors de l’approbation des comptes annuels.

Pour la régularisation annuelle des charges, il n’existe pas de cadre légal spécifique. Toutefois, il est courant de répartir ces charges au prorata de la période d’occupation de chacun. Surtout si les montants concernés sont significatifs. Notons que lors d’un achat en cours de trimestre, le vendeur paie l’avance de provision pour ce trimestre. Par la suite, l’acquéreur rembourse au vendeur, au prorata temporis, pour les jours suivant la vente.

Règlement de la taxe foncière lors d’une vente en copropriété

La taxe foncière incombe au copropriétaire enregistré au moment de la vente. Cela signifie que le vendeur est tenu de payer l’impôt foncier au dernier trimestre. Et, cela même s’il n’occupe plus le logement. En fonction de la date à laquelle le lot est vendu, l’acheteur peut rembourser le vendeur. Ce remboursement est calculé proportionnellement à la période pendant laquelle chacun a occupé le logement.