La gestion des assemblées générales de copropriété a longtemps été un processus fastidieux et chronophage pour les gestionnaires. C’est pourquoi, l’entreprise Immosquare a développé une solution digitale : agconnect. Dans cette interview, Gaël Vincent, directeur des opérations chez Immosquare, nous explique comment cet outil numérique simplifie et accélère l’organisation des AG. Grâce à la dématérialisation des votes et la participation à distance, agconnect offre un gain de temps et de productivité considérable aux professionnels. De plus, cette solution améliore l’expérience utilisateur et l’accessibilité pour les personnes en situation de handicap. Enfin, elle répond aux défis en matière de sécurité et de confidentialité des données.
Sommaire :
- Pouvez-vous nous présenter Immosquare ?
- En quoi consiste agconnect ?
- Comment s’est fait l’accueil d’agconnect ?
- Avez-vous établi des collaborations ou partenariats ?
- Quelles sont vos dernières innovations en matière de gestion des assemblées générales ?
- Pouvez-vous partager quelques chiffres marquants ?
- Quels sont les principaux défis que vous anticipez pour le secteur de la copropriété ?
Pouvez-vous nous présenter Immosquare ?
Gaël Vincent. Bien sûr, merci de m’accueillir. Immosquare est une société franco-canadienne qui se spécialise dans le développement de solutions technologiques dédiées aux professionnels de l’immobilier. Notre équipe, composée d’une vingtaine de membres, est répartie aux quatre coins du monde. Jérôme Voyat, l’un de mes associés, et moi-même gérons particulièrement la branche européenne et, plus spécifiquement, le marché français.
Nous offrons une gamme variée de produits. Pour les professionnels de la transaction, par exemple, nous avons développé des outils comme mlsconnect et lestore. Nous avons également des solutions pour la gestion de copropriétés, telles que agconnect, qui est au cœur de notre système.
En quoi consiste agconnect ? Quels sont ses atouts pour la gestion des assemblées générales ?
Gaël Vincent. Absolument. agconnect représente le cœur de notre système, car il répond spécifiquement aux besoins des syndics de copropriété. En effet, cette solution simplifie la gestion quotidienne des gestionnaires tout en améliorant la communication entre les différents acteurs. C’est une plateforme qui facilite les opérations, réduit les coûts et optimise la gestion des biens immobiliers.
> Consulter notre article sur : “agconnect : gagner en compétitivité grâce à la digitalisation des assemblées générales”
Décrire agconnect en quelques mots est toujours un défi. Mais en résumé, c’est une solution complète, une sorte de solution 360, pour la gestion digitalisée des assemblées générales. Ce que nous faisons, c’est apporter la technologie dans un processus traditionnellement ancien.
Cela semble être plus qu’un simple outil de visioconférence. Pouvez-vous détailler davantage ?
Gaël Vincent. Absolument, ce n’est pas seulement un logiciel de visioconférence. En cela, agconnect agit comme un assistant pour le gestionnaire de copropriété tout au long du processus de l’assemblée générale.
Pour un syndic, cela représente un gain considérable de temps et de productivité. Puisque cela transforme radicalement son approche des tâches. agconnect est un véritable accélérateur pour des opérations qui ne nécessitent pas une grande valeur ajoutée de la part du gestionnaire, comme certaines tâches redondantes et répétitives. Pour vous donner une idée de l’efficacité, prenons un exemple : l’enregistrement des votes par correspondance, ou VPC. Habituellement, enregistrer un VPC peut prendre jusqu’à 120 secondes pour un gestionnaire. Mais, avec agconnect, nous pouvons traiter jusqu’à 120 VPC en une seconde !
Notre objectif est de rendre les processus plus rapides, mais aussi plus fluides et moins sujets aux erreurs humaines. Nous augmentons ainsi l’efficacité générale et la satisfaction des utilisateurs.
Comment arrivez-vous à ce résultat ?
Gaël Vincent. agconnect révolutionne la gestion des assemblées générales en permettant aux copropriétaires d’enregistrer eux-mêmes leur vote par correspondance. Cela semble évident aujourd’hui, mais jusqu’à récemment, ce niveau d’autonomie était impossible avec les logiciels traditionnels de gestion immobilière.
Avant, la loi exigeait une présence physique ou l’envoi de bulletins papier pour les votes, ce qui bloquait l’usage du distanciel et du numérique. Ce frein a été levé durant le confinement, quand le législateur a adapté les règles, permettant ainsi des assemblées générales à distance.
Cela a accéléré un projet que nous avions en attente, prêts à être déployé, mais bloqué par ces restrictions légales. Avec les changements, nous avons pu intégrer ces nouvelles capacités de vote à distance dans notre solution, ce qui a été une avancée majeure. Cela a ouvert la voie à de nombreuses innovations, mais a également soulevé des questions sur le suivi et la traçabilité, auxquelles nous avons dû répondre rigoureusement.
Comment s’est fait l’accueil d’agconnect ?
Gaël Vincent. Effectivement, l’adoption de agconnect par les professionnels est un point très intéressant. Je dirais que c’est vraiment en utilisant l’outil que les gestionnaires saisissent tout son intérêt. Certes, cela demande un changement d’habitudes et d’environnement. Mais, une fois qu’ils commencent à l’utiliser, ils y trouvent rapidement leurs marques.
Au début, il y a souvent une période d’ajustement. Toutefois, nous observons un fort taux d’adoption parmi les agents et les gestionnaires. Ils voient concrètement les avantages : un gain de temps considérable sur des tâches chronophages qui ajoutent peu de valeur et sont susceptibles d’erreur.
Avez-vous des exemples concrets ?
Gaël Vincent. Oui, pour vous donner une anecdote, notre tout premier utilisateur pour une assemblée générale a utilisé notre logiciel en juin 2020. Il a été tellement convaincu par l’efficacité d’agconnect qu’il vient de nous recontacter pour organiser son assemblée générale annuelle. C’est un client que nous avons conservé au fil des années. Ainsi, une fois adoptée, notre solution tend à devenir un outil permanent pour nos utilisateurs. Ils la conservent, la valorisent et en exploitent pleinement les potentialités.
Par ailleurs, je tiens à préciser que nous valorisons énormément le retour et la satisfaction de nos clients, plus que les simples évaluations sur Google. Par exemple, Anna de notre équipe, qui gère l’onboarding des nouvelles agences, est extrêmement appréciée par nos clients. En effet, elle joue un rôle clé dans la formation et l’information, assurant que nos clients se sentent bien accompagnés dès le début.
Nous avons une équipe de support que je tiens à saluer pour leur proximité et leur professionnalisme. Ils instaurent une véritable relation de confiance avec nos clients, ce qui est fondamental dans notre domaine. Cette notion de proximité et de confiance est quelque chose que nous cultivons activement et qui, selon nos clients, différencie vraiment notre service.
Avez-vous établi des collaborations ou partenariats qui ont joué un rôle clé dans le succès d’agconnect ?
Gaël Vincent. Oui, absolument. Les partenariats et la gestion des connexions sont vraiment au cœur de l’ADN d’Immosquare. Notre approche a toujours été de créer des produits interfacés, connectés et intelligents, et agconnect ne fait pas exception à cette règle.
Par exemple, nous avons établi une collaboration très étroite avec le groupe Orisha, particulièrement avec leur division syndic, incluant les logiciels Gercop, Crypto, Egide, et Progetis. Ainsi, nous avons travaillé à intégrer agconnect avec leurs systèmes pour faciliter une gestion fluide et connectée des assemblées générales. Afin d’éviter la redondance de saisie des données déjà présentes dans leurs systèmes.
De plus, nous avons également des partenariats axés sur d’autres aspects fonctionnels. C’est le cas avec DocUp, un acteur majeur dans la gestion de l’éditique. Plutôt que de nous positionner en compétition, nous avons choisi de collaborer pour tirer parti de leurs forces. Cela nous permet d’offrir des solutions complètes qui englobent aussi la gestion des communications électroniques et des lettres recommandées électroniques.
Comment ces partenariats influencent-ils votre approche globale ?
Gaël Vincent. Ils nous permettent de nous concentrer sur notre spécialité — la gestion des assemblées générales — tout en intégrant notre solution de manière intelligente au sein de l’écosystème existant des gestionnaires de syndic. Cela crée une synergie où agconnect sert d’extension naturelle aux logiciels métier. Ainsi, nous renforçons notre proposition de valeur sans entrer en conflit avec les outils existants. En cela, nous privilégions toujours une dynamique de collaboration plutôt que de compétition, ce qui est essentiel dans un domaine aussi connecté que l’immobilier.
Quelles sont vos dernières innovations en matière de gestion des assemblées générales ?
Gaël Vincent. Nous nous efforçons constamment de répondre aux besoins de nos clients, qui sont nos meilleurs ambassadeurs. Ainsi, récemment, nous avons lancé la version 2 de notre plateforme agconnect. Et, cela marque une étape importante après plus de trois ans de développement continu.
Nous avons mis l’accent principalement sur l’ergonomie et la facilité d’utilisation de la plateforme. Et, cela, tant pour les gestionnaires de copropriété que pour les copropriétaires. Ainsi, nous avons simplifié l’interface pour rendre l’outil encore plus accessible et intuitif.
Comment ces changements sont-ils initiés ? Vous basez-vous sur les retours des utilisateurs ?
Gaël Vincent. Exactement, nous pratiquons une sorte de co-création. Nous sommes très à l’écoute des suggestions de nos utilisateurs, en particulier des gestionnaires et des syndics. Quand ils nous proposent des améliorations, surtout lorsqu’il s’agit de suggestions “métier”, nous les prenons très au sérieux. Et, nous les intégrons rapidement dans les nouvelles versions de notre outil. Cela nous permet de rester pertinents et de répondre précisément aux besoins du secteur.
En effet, le secteur de la copropriété est complexe, avec beaucoup de spécificités législatives et techniques. C’est pourquoi nous ne pouvons pas nous contenter de développer un outil purement technique. C’est pourquoi, nous devons nous appuyer sur l’expérience professionnelle de nos utilisateurs pour faire évoluer notre solution dans la bonne direction.
Pour illustrer l’efficacité d’agconnect, pouvez-vous partager quelques chiffres marquants ?
Gaël Vincent. Bien sûr. Nous avons analysé la topographie d’une journée type sur agconnect à partir d’un calendrier général de toutes nos AG. Il en ressort que 65 % des AG sont tenues pendant les horaires de bureau, c’est-à-dire entre 9h et 18h. Alors que traditionnellement, une AG se tient souvent après 18h.
C’est un véritable revirement dans l’utilisation de notre outil. En outre, ce changement devient un argument solide pour le recrutement. Parce qu’il améliore considérablement la qualité de vie au travail pour les gestionnaires de copropriété. Pouvoir tenir les AG pendant les heures de bureau est un atout majeur qui souligne le confort et le bien-être des collaborateurs.
Qu’en est-il de la participation aux AG ?
Gaël Vincent. Nous observons que 80 % des AG ne nécessitent pas de reconvoquer une session. En effet, notre plateforme facilite l’élargissement de la participation, que ce soit en présentiel, par vote par correspondance ou par procuration. Puisque les processus sont beaucoup plus fluides et participent ainsi à l’enrichissement de l’expérience utilisateur.
Prenons l’exemple de la Tour des Canadiens à Montréal. Auparavant, rien que l’émergement prenait une demi-journée ! Avec notre outil, ce temps a été réduit à une heure. Cela démontre comment notre technologie autonomise les copropriétaires et accélère les processus généralement non valorisants.
Ainsi, sur les quatre dernières années, nous avons connecté environ 350 000 copropriétaires à travers quelque 5 500 AG. Ces chiffres témoignent de l’efficacité et de l’acceptation croissante de notre solution. De plus, cela traduit nos efforts pour alléger le travail des gestionnaires et améliorer la participation des copropriétaires.
Quels sont les principaux défis que vous anticipez pour le secteur de la copropriété ?
Gaël Vincent. Nous avons déjà élaboré une feuille de route pour l’année et les mois à venir. Actuellement, nous n’allons pas encore intégrer des technologies comme l’intelligence artificielle dans agconnect. Parce que la gestion d’assemblées générales et de copropriétés n’en est pas encore là.
Nos principaux axes concernent la sécurité, la confidentialité et la traçabilité. En effet, l’ouverture à des méthodes digitalisées pour les assemblées générales apporte des défis juridiques et des risques. C’est pourquoi, notre priorité est d’assurer la sécurité et la confidentialité des informations traitées durant ces assemblées. L’année dernière, par exemple, nous avons passé un “pentest” de niveau bancaire. C’est un test de sécurité approfondi effectué par des hackers pour identifier les vulnérabilités de notre plateforme. Ils ont révélé quelques corrections mineures, que nous avons rapidement implémentées.
À part la sécurité, voyez-vous d’autres domaines qui nécessitent attention et innovation ?
Gaël Vincent. Absolument, l’accessibilité et l’inclusion sont également importantes. agconnect peut améliorer la participation aux assemblées générales, notamment pour les personnes qui n’auraient pas pu y assister autrement. Comme celles à mobilité réduite ou celles avec d’autres types de handicaps. Grâce à la digitalisation, nous pouvons offrir des moyens d’accès qui étaient auparavant impossibles. Ainsi, nous rendons les assemblées générales plus inclusives et accessibles à tous.
Ces évolutions sont aussi une opportunité d’améliorer profondément la manière dont les assemblées de copropriété sont conduites. De fait, elles rendent le processus plus efficace, sécurisé et inclusif.
Pouvez-vous nous donner des exemples concrets d’améliorations que vous envisagez pour l’accessibilité avec agconnect ?
Gaël Vincent. Absolument. Un des aspects que nous envisageons d’intégrer est le sous-titrage pour améliorer l’accessibilité de nos plateformes. C’est crucial, surtout pour les populations souvent mises à l’écart, comme les personnes malentendantes ou avec d’autres handicaps.
À cet effet, nous explorons l’utilisation de l’intelligence artificielle pour proposer des outils de retranscription en temps réel. Cela permettrait, par exemple, à une personne malentendante de suivre les discussions en temps réel grâce à une retranscription textuelle. Cela facilite la compréhension, mais également l’interaction. Puisque ces personnes pourraient alors répondre ou argumenter via un chat intégré.
En pratique, cela signifie que toutes les personnes, indépendamment de leurs capacités physiques, peuvent activement participer et voter lors des assemblées. Nous travaillons pour que nos outils offrent vidéo et interaction en temps réel. Et, par ailleurs, des options de vote accessibles via les smartphones. Cela évite la nécessité de matériel spécialisé comme des boîtiers de vote, ce qui est une avancée significative en termes de coût et de logistique.
En résumé, agconnect ne se limite pas à une solution de visioconférence. L’outil englobe une gamme complète de fonctionnalités qui facilitent et enrichissent l’expérience des assemblées générales. Il ne s’agit pas seulement de permettre une présence virtuelle. Nous voulons transformer la gestion des assemblées générales. Notre objectif : rendre le processus plus inclusif, efficace et démocratique. C’est cette approche holistique qui distingue agconnect !
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