Comment voter vos travaux de rénovation énergétique en confinement ?

Comment voter vos travaux de rénovation énergétique en confinement ?

Les travaux de rénovation énergétique engage la copropriété dans des investissements importants. Ce projet nécessite de nombreux échanges entre les copropriétaires avant la prise de décision en assemblée générale. Alors comment faire en période de confinement ? Comment voter des travaux sans se voir ? Île-de-France Énergies nous apporte des éléments de réponse.

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Faut-il dissocier les deux fonctions d’une AG ?

L’assemblée générale constitue un des moments charnières au sein desquelles se prennent les décisions effectives. Mais depuis l’entrée en vigueur du confinement, il n’est plus possible aux copropriétaires de se réunir physiquement pour tenir des assemblées. Aussi, il est devenu compliqué de s’informer et de débattre des travaux de rénovation énergétique.

C’est pourquoi la plupart des copropriétés ont repoussé à plus tard leurs décisions pendant le premier confinement. Toutefois, il n’est pas raisonnable de suspendre indéfiniment ces projets. Surtout que le plan de relance et les subventions associées ont une durée de vie limitée. Alors, dans ce contexte, pour quelle solution opter ?

Il est vrai que l’on a très peu de recul en matière d’assemblée dématérialisée et tenue en viso-conférence. Par cette technologie, on peut essayer de reproduire les conditions d’une rencontre physique. Toutefois, en pratique, cela peut s’avérer complexe au-delà de quelques participants.

C’est en tout cas l’avis de certains gestionnaire de copropriété. Ils ont parfois eu du mal à suivre en cours de séance, l’ensemble des délibérations. Pour d’autres, c’est le décompte des votes qui s’avère délicat. En effet, il est primordial de pouvoir respecter le formalisme contraignant de ces réunions au risque de menacer la validité des décisions prises.

Alors pourquoi ne pas dissocier les deux fonctions d’une assemblée générale ? C’est-à-dire, informer et permettre le débat (par vidéo), puis organiser un vote formel dénué d’ambiguïté (par correspondance).

Informer sur les travaux de rénovation énergétique

Dans un premier temps, Île-de-France Énergies conseille au conseil syndical de préparer un dossier de présentation des travaux et du choix des entreprises. L’objectif est de le transmettre à l’ensemble des copropriétaires. Bien entendu, le syndic ainsi que la maîtrise d’œuvre assisteront e conseil syndical pour mener à bien cette mission. D’ailleurs, on attend du conseil syndical qu’il donne son avis sur les votes importants dans une note.

D’autre part, il est possible de demander au maître d’œuvre qui vous accompagne de réaliser une vidéo présentant la mission à voter : audit, études de conception ou travaux. Dans le cadre d’une mise en concurrence du maître d’œuvre, vous pouvez demander cette vidéo aux différentes entreprises retenues.

Il est également possible de proposer, aux copropriétaires, une réunion en visio-conférence de présentation et d’échange avec l’équipe de maîtrise d’œuvre. Bien que sans valeur juridique particulière, cette réunion vise à expliquer le projet afin d’établir un consensus au sein de la copropriété. Notons d’ailleurs que la plupart des dispositifs de visio-conférence permettent d’enregistrer la séance. Cela facilite la prise de connaissance pour ceux qui n’auront pas pu y assister.

Selon Île-de-France Énergies, il ne faut surtout pas sous-estimer cette étape préliminaire. Car elle constitue les fondements de l’adhésion au projet de travaux de rénovation énergétique. Cette première phase engagée, il faut à présent enregistrer la décision collective.

“ La manière la plus adaptée et la plus sécurisée d’y parvenir est pour nous d’organiser un vote par correspondance conformément à l’Ordonnance du 20 mai 2020.” – Raphaël Claustre, directeur général – Île-de-France Énergies.

Travaux de rénovation énergétique : organiser un vote par correspondance

D’un point de vue légal, il s’agit d’une assemblée générale sans réunion physique, décidée par le syndic. Les délais de convocation et les documents à joindre sont donc les mêmes que pour toute autre assemblée. Toutefois, le syndic doit rédiger les résolutions avec un soin particulier. Car elles ne pourront pas être complétées en séance comme c’est l’usage.

Précisions que le modèle de questionnaire de vote ne doit donc comporter aucun blanc. De même, il doit être relu afin de vérifier que toutes les questions posées font bien l’objet d’une réponse simple : « oui » ou « non ». Si plusieurs devis d’entreprises sont proposés au vote, il faut prévoir une résolution par devis. Autant que possible, on cherchera à structurer le document pour que les questions posées soient claires.

“ Dans le même esprit de clarté, nous ne recommandons pas d’adresser des formulaires de pouvoir pour cette assemblée très particulière.” – Raphaël Claustre.

En effet, il est tout à fait possible de donner pouvoir à un autre propriétaire pour voter par correspondance. Pourtant, cela risque de d’apporter de la confusion entre les deux formulaires. Aussi, il est conseillé de réserver les pouvoirs pour des situations particulières. Notamment, dans le cas d’une succession ou une vente d’appartement en cours.

Enfin, le syndic doit indiquer clairement la date limite de réception des formulaires. Elle est de trois jours francs avant l’assemblée.

En suivant ces quelques conseils promulgués par Île-de-France Énergies, nous espérons que vous allez pouvoir rapidement voter vos travaux de rénovation énergétique. Si vous voulez en savoir plus, n’hésitez pas à consulter le replay du webinaire organisé dernièrement par Île-de-France Énergies.

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