La digitalisation bouleverse le métier des syndics de copropriété. De fait, elle crée une divergence entre grands groupes, nouveaux entrants et syndics indépendants dans l’adoption de cette transition. L’expression “Syndic à l’ère numérique” révèle une mutation où les outils digitaux sont bien plus que de simples vecteurs de productivité et de transparence. En effet, ils redessinent les structures organisationnelles traditionnelles des cabinets. De même, ces solutions innovantes favorisent la création de pôles d’expertise, la mutualisation des comptables, etc. Ainsi, ils poussent les syndics vers une diversification de leur modèle économique, ouvrant alors la voie à une synergie accrue entre les différents métiers immobiliers. Découvrez comment le numérique transforme le métier de syndic de copropriété en poursuivant la lecture…
Sommaire :
- L’évolution digitale : une réciprocité entre le syndic et l’ère du numérique
- Les catalyseurs externes de la digitalisation
- Syndic à l’ère numérique : les bonnes raisons de digitaliser
- Les solutions logicielles : une étape cruciale vers la digitalisation pour le syndic
- Comment la transition digitale redéfinit-elle le rôle du syndic ?
L’évolution digitale : une réciprocité entre le syndic et l’ère du numérique
Dans son étude sur les mutations contemporaines des syndics de copropriété, l’Institut Paris Région, nous propose une exploration des transformations digitales au cœur du métier de syndic. En voici les principaux enseignements qui mettent en lumière la dynamique en cours et les étapes cruciales franchies par le syndic à l’ère numérique. Tout en soulignant les défis et les opportunités qui se profilent à l’horizon.
Une adoption progressive du numérique
L’adoption du numérique s’est faite de manière progressive. Elle a débuté par l’informatisation traditionnelle des activités grâce aux progiciels. Puis, elle s’est poursuivie avec l’avènement d’internet.
En effet, les outils numériques qui facilitent la communication entre les syndics et les copropriétaires ont été intégrés graduellement, remplaçant peu à peu les méthodes traditionnelles. En cela, la dynamique entre les acteurs traditionnels et les nouveaux venus de la PropTech révèle une tension entre l’héritage de l’informatisation et les promesses du digital.
Les groupes sont plus facilement précurseurs en matière de digitalisation. Puisqu’ils investissent dans des logiciels de gestion, et parfois ont même franchi le pas en créant des filiales dédiées. Pour autant, plusieurs cabinets indépendants, ont également saisi l’opportunité d’internet dès ses débuts. Leurs témoignages évoquent un engagement avant-gardiste, malgré une adoption initiale mitigée. D’ailleurs, la profession dans son ensemble porte l’image d’un certain retard en matière de digitalisation.
L’évolution des relations avec les copropriétaires
Le passage au numérique a transformé les opérations internes des cabinets. Mais, cela a aussi réorienté les relations avec les copropriétaires. Cependant, le règne du papier persiste dans certaines interactions, soulignant ainsi une résistance au changement.
Par ailleurs, l’absence de réglementation favorisant “le tout numérique” accentue ce phénomène. Il révèle un clivage générationnel tant chez les collaborateurs que chez les copropriétaires.
Les catalyseurs externes de la digitalisation : éclairage sur le syndic à l’ère numérique
L’incidence de la réglementation, notamment la loi Alur, a été un catalyseur important dans le déploiement des outils numériques. Cela a joué un rôle de déclencheur en mandatant le déploiement d’extranets pour améliorer l’accès des copropriétaires aux documents relatifs à leur immeuble. Bien que la réglementation ait donné le temps d’adaptation nécessaire, la réaction des syndics varie. Tous les cabinets ne mettent pas à jour l’extranet de manière automatique. Alors que parmi les groupes, certains ont perçu l’extranet comme une chance de proposer une plateforme globale pour la gestion de la relation client.
La crise de la Covid-19 a donné un coup d’accélérateur brutal à la digitalisation
Par ailleurs, la pandémie et la crise de la Covid-19 a donné un coup d’accélérateur brutal à la digitalisation. Puisque les confinements ont imposé des Assemblées Générales (AG) à distance et/ou par correspondance. Là encore, cette période a mis en lumière les disparités dans l’adoption du numérique entre différents acteurs. Les indépendants ont rencontré des défis plus marqués, nécessitant un soutien pour s’adapter aux nouvelles modalités des AG. En cela, plusieurs acteurs affirment que les AG virtuelles ne sont pas efficaces. Ils soulignent notamment la complexité du décompte des voix.
> Consultez notre article sur “Digitalisation : comment gérer sa copropriété à distance ?”
Enfin, les nouveaux entrants, avec leur approche digitale innovante, exercent une pression sur les acteurs traditionnels. Ces syndics, qualifiés de “nouvelle génération” incitent à une réflexion plus profonde sur l’adoption du numérique. Parce que leurs plateformes modernes et attrayantes investissent significativement dans le développement de fonctionnalités et dans le design. Elles incitent les syndics traditionnels à revoir l’expérience numérique offerte à leurs clients.
Contrairement à d’autres secteurs, le syndic à l’ère numérique semble être plus impulsé par des facteurs externes que par une volonté intrinsèque de croissance numérique. Cependant, l’arrivée des nouveaux acteurs a eu pour conséquence une prise de conscience des opportunités offertes par le digital à la gestion de copropriété.
Syndic à l’ère numérique : les bonnes raisons de digitaliser
Les acteurs clés dans la gestion de copropriété marquent un réel intérêt pour la digitalisation de leurs activités. Ils soulignent notamment un gain de temps pour les collaborateurs, et une transparence renforcée de l’information en faveur des copropriétaires.
La promesse d’une optimisation de la productivité
Le mot d’ordre est clair pour le syndic à l’ère numérique. L’objectif est de simplifier et d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée pour libérer du temps aux collaborateurs. Par exemple, la dématérialisation des factures et l’implémentation des EDI (Échanges de Données Informatisées) ont significativement réduit la charge de saisie.
> Consultez notre article sur “Dématérialisation en copropriété : Quelle incidence sur le métier de syndic ?”
De plus, la portabilité des outils numériques allège le travail de rédaction des comptes-rendus, qui était principalement assuré par les assistantes. Ainsi, les syndics à l’ère numérique cherchent à requalifier les métiers, les rendant plus attractifs.
Dans ce contexte, la digitalisation permet d’abord aux comptables de se détourner des tâches répétitives. Ensuite, elle les oriente vers des analyses plus approfondies. Alors, ils glissent progressivement vers un rôle de contrôle de gestion. Quant aux gestionnaires, ils peuvent investir leur temps gagné dans la gestion de projets complexes comme les rénovations énergétiques. De même, ces applications contribuent à la pédagogie du travail du syndic. En cela, elles aident le gestionnaire à rendre compte de ses actions auprès des copropriétaires.
Enrichissement de la relation client entre les syndics et les copropriétaires
La digitalisation, loin de supplanter la relation humaine, vise à l’enrichir en permettant une présence plus significative auprès des clients. Cependant, cette perspective est contestée par certains qui craignent une déshumanisation de la relation. Et, ils font le parallèle avec ce qui s’est passé dans le secteur bancaire où la digitalisation se substitue à la relation personnalisée avec un gestionnaire en personne.
> Consultez notre article sur “Le syndic de demain : Un juste équilibre entre digital et humain”
Cette critique est également partagée par les acteurs traditionnels face aux nouveaux venus qui poussent la digitalisation de la relation encore plus loin. Toutefois, ces derniers répliquent en mettant en avant que la digitalisation est naturellement conçue pour renforcer la transparence envers les clients.
Accroissement de la transparence : L’ “empowerment” des copropriétaires
Ainsi, un des piliers majeurs de la digitalisation est l’augmentation de la transparence envers les copropriétaires. Les syndics à l’ère numérique cherchent à rendre les copropriétaires plus autonomes dans l’accès à l’information concernant leur copropriété via l’extranet. Cela permet une meilleure gestion et suivi de la part des membres du Conseil Syndical.
En outre, cela dilue l’information tout au long de l’année, au lieu de la concentrer uniquement lors des AG annuelles. La digitalisation offre également des opportunités d’interaction et de participation à distance, abordant ainsi le problème récurrent de l’absentéisme lors des AG.
À cet effet, les plateformes numériques facilitent la consultation et la concertation. Puisqu’elles mettent à disposition des sondages ou des boîtes à idées afin de recueillir directement les besoins et avis des copropriétaires. Cela crée un canal direct d’échanges, et englobe même les locataires et par la même leurs propriétaires bailleurs pour les mobiliser dans la vie de la copropriété.
Mais, il ne faudrait pas généraliser, le cas extrême qu’incarne Matera. Dans la mesure où pour cette société, le numérique doit servir de support pour que les copropriétaires puissent substituer le syndic professionnel. Car, selon eux, en réalité, le conseil syndical accomplit déjà les tâches d’un syndic !
Les solutions logicielles : une étape cruciale vers la digitalisation pour le syndic à l’ère numérique
Le syndic à l’ère numérique se retrouve souvent contraint par l’adoption d’une solution logicielle. En effet, les choix antérieurs en matière de logiciels de gestion peuvent créer une dépendance qui empêche l’utilisation de technologies plus récentes et efficaces.
Les syndics utilisent traditionnellement des logiciels qui gèrent la comptabilité des copropriétés et intègrent d’autres fonctions essentielles. Cependant, changer de logiciel s’avère être un processus ardu. Surtout concernant le transfert des données accumulées au fil des années.
Vers une autonomie technologique des syndics ?
Ainsi, la plupart des éditeurs restent réticents à établir une norme commune pour la portabilité des données. Dans ce marché très concurrentiel, il semble plus avantageux de compliquer la migration d’un logiciel à un autre. Ce défi grandit lorsqu’il s’agit de transférer les données vers un nouveau système, suite au rachat d’un cabinet.
Pour pallier ces obstacles, des acteurs majeurs tels que Foncia ou Nexity, ainsi que certains “nouveaux entrants”, ont opté pour la création de leurs propres outils. Cette initiative favorise une intégration optimale avec les procédures internes et octroie une flexibilité pour l’intégration de nouvelles fonctionnalités.
L’avenir avec la PropTech
la PropTech est-elle la clé pour révolutionner les pratiques ? La première vague de startups a jeté les bases de l’innovation dans la gestion des parties communes. En cela, elle a introduit un nouveau modèle de relation client axé sur le suivi et la résolution des incidents.
> Consultez notre article sur : “Proptech : quelles sont les perspectives pour les startups de l’immobilier ?”
Toutefois, l’arrivée de l’intelligence artificielle (IA) pourrait bien inaugurer une seconde vague d’innovations plus impactantes. En effet, les technologies d’aujourd’hui simplifient la gestion des communications et l’interopérabilité entre les différentes plateformes logicielles. Désormais, l’IA vient combler le fossé entre les communications par email et les progiciels émettant les ordres de services.
> Consultez notre article sur “Intelligence artificielle et immobilier : petit tour d’horizon”
Elle incarne ainsi l’aspiration du syndic à l’ère numérique : une transition harmonieuse vers la digitalisation. En cela, elle libère le plein potentiel des technologies numériques dans la gestion de copropriété. La promesse d’une gestion améliorée, plus réactive et transparente, est au cœur de cette transformation numérique. Elle pourrait bien redéfinir le rôle et les pratiques du syndic dans le paysage digital contemporain.
Comment la transition digitale redéfinit-elle le rôle du syndic à l’ère numérique ?
Les marges de manœuvre pour la digitalisation des activités varient grandement entre les différentes catégories de syndics. Notamment, en fonction de leurs ressources et de leurs positions sur le marché. Par exemple, les syndics indépendants semblent courir après l’avance technologique acquise par les grands groupes et les nouveaux entrants. Dans cette dynamique, la digitalisation, bien plus qu’un simple outil, est perçue comme un levier stratégique. En cela, elle engendre des transformations structurelles dans l’exercice du métier de syndic à l’ère numérique.
Une réorganisation globale stimulée par la digitalisation
L’intégration de solutions digitales tend à remettre en question les schémas organisationnels traditionnels. Par exemple, la digitalisation permet une automatisation des tâches de comptabilité, facilitant ainsi la mutualisation des ressources comptables.
Dans les grands groupes, l’ère numérique voit la création de “pôles d’expertise”. Ainsi, ces experts viennent en support ou en relais des gestionnaires sur des sujets spécifiques comme la maîtrise des charges, la gestion des sinistres, les rénovations énergétiques ou encore les relocations.
De plus, des équipes dédiées comme une “hotline nationale” ou une “équipe customer experience” sont mises en place pour assurer un premier niveau de réponse aux copropriétaires. Ce qui allège ainsi la charge de travail des gestionnaires. D’ailleurs, dans certaines structures où il n’y a pas d’assistant, tout repose sur le gestionnaire. Mais, dans ce cas, une équipe dédiée pourra gérer les situations urgentes ou les dossiers moins complexes.
Diversification du modèle économique à l’aube numérique
Pour autant, la digitalisation ne se limite pas à l’amélioration des processus existants. Puisqu’elle ouvre également la voie à une diversification du modèle économique des syndics. Un modèle traditionnellement fondé sur l’accumulation des contrats de gestion.
C’est pourquoi, un des groupes, couvrant l’intégralité de la chaîne de valeur immobilière (promotion, transaction, gestion locative, syndic), œuvre actuellement au développement d’un logiciel unique pour la gestion des relations clients (CRM). Cette initiative vise à favoriser les synergies commerciales entre différents métiers, incarnant ainsi la vision du syndic à l’ère numérique.
D’autre part, en ouvrant l’accès à leur plateforme aux locataires, certaines entreprises comme Matera cherchent à fusionner la gestion de copropriété et la gestion locative. Elles explorent également la vente additionnelle en intégrant des services tiers, comme celui d’une néobanque, pour enrichir leur offre.
Par ailleurs, Bellman, en se lançant dans le développement d’une franchise et la vente de logiciel, emprunte la voie B2B. Ils visent ainsi à soutenir les gestionnaires et les petits syndics de quartier en leur fournissant des outils digitaux indispensables, et en les libérant de toute la gestion comptable, etc. Cela illustre l’évolution du rôle du syndic à l’ère numérique.
Ces diverses stratégies et initiatives démontrent la volonté des acteurs du secteur de s’adapter et d’innover dans un environnement numérique en constante évolution. Les outils digitaux, en facilitant et en redéfinissant la gestion de copropriété, sont au cœur de cette transformation. Ils promettent une ère nouvelle où la technologie et l’humain avanceront de concert pour une gestion de copropriété optimisée.
