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Dématérialisation en copropriété : Quelle incidence sur le métier de syndic ?

Dématérialisation en copropriété : Quelle incidence sur le métier de syndic ?

Le secteur de l’immobilier n’échappe pas à la forte digitalisation qui gagne du terrain dans le monde actuel. Le secteur de l’immobilier subit une véritable mutation avec la digitalisation des documents et la dématérialisation des process. En ce sens, le cadre juridique préconise des changements radicaux, notamment pour la copropriété. Qu’est-ce que la dématérialisation en copropriété implique ? Qu’en est-il de la digitalisation des professions immobilières ? Quels en sont les enjeux ?

Qu’entend-on par « dématérialisation en copropriété ? »

Le concept de dématérialisation en copropriété laisse encore planer un certain flou. Découvrez dans les lignes qui suivent des éclaircissements sur le sujet et les règles en vigueur.

Définition sommaire de la dématérialisation en copropriété

La dématérialisation en copropriété concerne essentiellement tous les biens bâtis et soumis au statut de copropriété. Il peut s’agir d’un immeuble, d’un fonds de commerce, de locaux professionnels, etc. En d’autres termes, la mesure ne touche que les biens qui comptent de nombreux copropriétaires. Elle est régie par le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015.

Par ailleurs, la dématérialisation en copropriété se définit comme le basculement numérique de la gestion immobilière en copropriété. Cette dématérialisation ne concerne que les notifications et les mises en demeure. En outre, leurs modalités et leurs mises en œuvre sont clairement stipulées par le décret du 21 octobre 2015. Les articles 64-1 à 64-4 définissent le cadre à respecter.

Règles en vigueur

La dématérialisation en copropriété se traduit comme un mode de gestion numérisé. À cet effet, le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 préconise deux règles majeures. La première concerne l’obtention du consentement exprès du copropriétaire. En effet, toutes les parties concernées doivent donner leur accord en amont. Le syndic de copropriété ne peut pas les obliger à basculer vers l’envoi par voie électronique. La seconde règle est relative aux documents concernés. Par ailleurs, l’envoi électronique ne touche que les notifications et les mises en demeure.

De ce fait, le droit de copropriété s’adapte aux évolutions digitales et aux nouvelles technologies de communication. Les copropriétaires peuvent désormais recevoir des documents faisant l’objet d’une notification et des mises en demeure par voie électronique.

Comment la dématérialisation en copropriété fait évoluer les métiers ?

La dématérialisation en copropriété a une incidence sur de nombreuses professions immobilières. C’est notamment le cas des gestionnaires de copropriété et des syndics de copropriété.




Des changements dans le quotidien du gestionnaire de copropriété

Les gestionnaires de copropriété se trouvent en première ligne dans les changements de pratiques. En effet, ils doivent, par exemple, faire face à la digitalisation des échanges (mail, envoi de notification, etc.). De plus, l’organisation des assemblées générales se tourne aussi vers un format plus digital avec les visioconférences. Une tendance qui a pris de l’ampleur depuis la crise sanitaire.

Les gestionnaires de copropriété sont également tenus de numériser certains documents accessibles aux copropriétaires via une plateforme sécurisée. Afin d’assurer une bonne organisation, un logiciel de gestion immobilière devient nécessaire. Par ailleurs, les professionnels doivent régulièrement se former à l’usage de nouveaux outils et applications.

Aussi, les anciennes pratiques sont délaissées de plus en plus. Ils optent pour une nouvelle organisation qui se fonde sur la digitalisation des process. La transition numérique est en marche pour un gain de productivité, gain de temps au profit des clients.

D’autant plus que le syndic de copropriété doit être en mesure de s’adapter à différents profils de clients. En effet, les jeunes et les seniors n’ont pas la même perception de la gestion immobilière. Les premiers s’adaptent plus facilement à la dématérialisation des process contrairement aux seconds. De plus, c’est au syndic de veiller à ce que tous les copropriétaires soient au même niveau d’information.

Quelles sont les obligations pour le syndic de copropriété ?

Les obligations du syndic de copropriété sont clairement définies par la loi du 10 juillet 1965. En effet, le syndic a un devoir de conseil technique, juridique et règlementaire vis-à-vis des copropriétaires. Cependant, la loi de 1965 a connu des ajustements au fil des années. C’est notamment le cas de la loi ALUR du 24 mars 2014 ou encore de la loi ELAN du 28 novembre 2018. Cette dernière a mis à jour les obligations du syndic pour s’aligner sur l’entrée en vigueur de la dématérialisation en copropriété.

Voici les obligations du syndic de copropriété conformément à l’article 18 de la loi de 1965 :

  • Veiller à l’exécution des règles de copropriété et des délibérations lors de l’assemblée générale (AG)
  • Gérer l’immeuble pour assurer sa conservation, son état et son entretien
  • Contracter un contrat d’assurance risques de responsabilité civile
  • Représenter le syndicat des copropriétaires sur les actes civils et juridiques
  • Conserver tous les documents de copropriété et déléguer cette tâche à une entreprise spécialisée après validation lors de l’AG
  • Garantir la bonne circulation de l’information auprès des copropriétaires
  • Engager les démarches pour immatriculer la copropriété auprès du registre national des copropriétés

Le décret du 23 mai 2019, applicable depuis le 1er juillet 2020, impose la dématérialisation de certains documents. C’est le cas du règlement de copropriété, de la dernière fiche synthétique de la copropriété, du carnet d’entretien du bâtiment, des contrats d’assurance, du contrat de syndic, etc. D’autres obligations sont également prévues (comptables, financières, rénovations, prestations, etc.).

Focus sur les solutions de gestion immobilière EGIDE Informatique et GERCOP

Dans la démarche de dématérialisation en copropriété, des entreprises proposent des solutions sur mesure. En effet, EGIDE Informatique et GERCOP proposent des services pour faciliter la gestion immobilière. La Proptech veille à la digitalisation de la profession. Elle propose une solution digitalisée pour simplifier la gestion des contrats locatifs et anticiper les risques de vacances locatives.

Par ailleurs, GERCOP facilite la mission des syndics de copropriété. L’entreprise met à leur disposition un Extranet pour faciliter leur travail et rendre accessibles tous les documents nécessaires. En d’autres termes, il s’agit d’une solution de gestion pour le syndic et les copropriétaires. Des logiciels personnalisés peuvent aussi être créés pour une automatisation des tâches. L’objectif étant de répondre aux besoins grandissants des utilisateurs.

En conclusion,

La digitalisation du secteur de l’immobilier s’installe progressivement dans la société. En effet, de nombreuses professions sont concernées et s’adaptent au process. Dans le cadre de la dématérialisation en copropriété, les pratiques évoluent. En ce sens, les gestionnaires de copropriété, les syndics et tous les acteurs s’adaptent à l’ajustement des lois en vigueur.

Inscrivez-vous au prochain RDV COPRO

Nous organisons le mardi 22 mars 2022 de 18h à 19h30 un webinaire gratuit qui a pour thème : “La dématérialisation en copropriété”. Nos différents intervenants, vous rappelleront notamment les règles en matière d’archivage numérique. De même, ils vous apporteront leurs meilleurs conseils pour le respect des dispositifs obligatoires. À cette occasion, vous pourrez poser toutes vos questions à plusieurs spécialistes de cette question :

  • Yoann ZAOUCHE, Directeur Division Digitale chez Pro Archives.
  • Thomas DZISIEWICZ, directeur Marketing & digital chez Egide Informatique.
  • Alexandra BEDOUIN, assistante commerciale chez CLEARBUS.

Pour vous inscrire, c’est ici.

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Isabelle DAHAN

Rédactrice en chef de Monimmeuble.com. Isabelle DAHAN est consultante dans les domaines de l'Internet et du Marketing immobilier depuis 10 ans. Elle est membre fondatrice de la Fédération Française de l'Immobilier sur Internet (F.F.2.I.) www.ff2i.org et membre de l’AJIBAT www.ajibat.com, l’association des journalistes de l'habitat et de la ville. Elle a créé le site www.monimmeuble.com en avril 2000.

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