Dans cette interview, Stéphane Crespo, Ingénieur Commercial Avant-Vente chez Pitney Bowes, présente les solutions de gestion documentaire développées pour les professionnels de la copropriété. Fondée il y a plus de cent ans, Pitney Bowes s’est réinventée pour devenir un acteur incontournable de la dématérialisation du courrier en copropriété — du courrier papier à la lettre recommandée électronique. Certifiée ISO 9001 et ISO 27001, l’entreprise accompagne aujourd’hui syndics et agences immobilières dans leur transformation numérique, avec des outils multicanaux qui simplifient les échanges, sécurisent la conformité et réduisent les coûts.
Sommaire :
- Pouvez-vous nous présenter Pitney Bowes et son positionnement sur le marché des syndics ?
- Comment fonctionne concrètement Mailstream On Demand pour un cabinet de syndic ?
- En quoi vos solutions répondent-elles aux exigences réglementaires ?
- Les syndics sont-ils prêts à adopter la lettre recommandée électronique ?
- Quels sont vos axes de développement pour les prochaines années ?
Pouvez-vous nous présenter Pitney Bowes et son positionnement sur le marché des syndics ?
Stéphane Crespo. Chez Pitney Bowes, nous sommes éditeurs et intégrateurs de solutions de gestion documentaire. Nous travaillons dans de nombreux secteurs d’activité — la santé, l’industrie — et bien sûr, l’immobilier. Nous accompagnons ce secteur depuis longtemps. Au départ, nos clients syndics traitaient essentiellement du courrier papier, car les échanges avec les copropriétaires se faisaient quasi exclusivement par voie postale. Puis, depuis quelques années, la donne a changé. La dématérialisation s’est imposée, et nous avons évolué avec elle.
Un accompagnement multicanal de bout en bout
Aujourd’hui, notre engagement est clair : proposer des solutions multicanales à nos clients syndics et agences immobilières. Concrètement, nous les accompagnons du traitement du courrier traditionnel jusqu’à la dématérialisation du courrier en copropriété dans toutes ses dimensions. Chaque agence dispose de ses propres logiciels pour éditer ses avis d’échéance, ses convocations ou ses comptes rendus. Notre rôle n’est pas de les remplacer. Nous créons des connecteurs, des passerelles entre ces outils existants et notre solution. Le résultat : un flux unifié, orienté vers le bon canal selon les préférences de chaque copropriétaire — courrier papier, email, SMS ou lettre recommandée électronique.
Cet accompagnement s’appuie sur plusieurs briques complémentaires : Mailstream On Demand pour l’externalisation des envois physiques, le Hub de Communication Relay® pour la gestion multicanale des flux sortants, la signature électronique PB Sign pour les documents contractuels, et la Gestion Électronique de Documents (GED) pour le stockage et le partage sécurisé des dossiers. Chaque syndic peut ainsi composer son équipement selon ses besoins réels, sans refonte de son infrastructure informatique existante.
« Notre objectif, ce n’est pas de demander à nos clients de s’adapter à notre solution. C’est l’inverse : nous créons des passerelles avec leurs outils existants pour leur proposer une solution véritablement multicanale. »
Comment fonctionne concrètement Mailstream On Demand pour un cabinet de syndic ?
Stéphane Crespo. Mailstream On Demand vient se greffer sur les systèmes déjà en place dans les agences. Il récupère les différents flux — convocations, appels de fonds, procès-verbaux — et les oriente automatiquement vers le canal adapté. Un copropriétaire qui préfère le papier reçoit son courrier imprimé et mis sous pli. Un autre, plus connecté, reçoit un e-mail ou une notification électronique. Tout cela se gère depuis une seule interface, accessible depuis n’importe quel poste connecté à Internet — y compris en télétravail.
Un fonctionnement en trois étapes, simple et rapide
Le processus se déroule en trois étapes. Le syndic dépose d’abord son document sur la plateforme en ligne et précise les modalités d’envoi. Pitney Bowes prend ensuite le relais. Nos équipes contrôlent les adresses, éditent puis impriment les courriers. Enfin, les documents sont mis sous pli, affranchis selon le tarif choisi et remis à La Poste le jour même. Une piste d’audit assure le suivi de chaque envoi, de son traitement jusqu’à son coût final.
Des bénéfices concrets sur les coûts et la productivité
Les gains sont de deux ordres. D’abord, la conformité réglementaire : nos solutions intègrent les obligations légales en vigueur. Les preuves de dépôt sont instantanées et accessibles.
Ensuite, les coûts diminuent sensiblement. Mailstream On Demand permet d’économiser jusqu’à 60 % sur les frais de papier, de consommables, d’enveloppes et d’affranchissement. En pratique, un envoi en Écopli standard facturé 1,65 € pour une tranche 21-50 g revient à 0,66 € via la solution — soit 60 % d’économie. À cela s’ajoute un gain de temps réel : les envois numériques sont instantanés. Par ailleurs, des outils de reporting permettent de suivre en temps réel l’acheminement de chaque document, ce qui améliore directement la relation avec les copropriétaires. Côté sécurité, la solution est conforme au RGPD et chiffre chaque document en AES-256 — seuls les utilisateurs autorisés peuvent y accéder.
« La question n’est plus “est-ce que je dois passer au numérique ?”, mais “comment je vais le faire adopter par mes clients ?” C’est un virage incontournable. »
En quoi vos solutions répondent-elles aux exigences réglementaires ?
Stéphane Crespo. La conformité est au cœur de notre approche. La loi Habitat dégradé du 9 avril 2024 a durci les exigences en matière de traçabilité et de délais d’envoi. Nos solutions y répondent point par point. Elles assurent une traçabilité complète de l’ensemble des échanges et des documents. Elles respectent les délais légaux renforcés — quinze jours à un mois selon les actes — pour les convocations, les recommandés et les procès-verbaux.
Sécurité et centralisation des données
Concrètement, nous avons mis en place un système de notification électronique sécurisé avec cryptage des données. Cela renforce la protection des échanges dématérialisés. Tous les documents sont centralisés sur un portail unique. Ainsi, les syndics pilotent leur conformité depuis un seul endroit, via un processus automatisé et traçable. Faute de quoi, le risque de litige reste entier — et c’est précisément ce que nos outils permettent d’éviter.
« Nos solutions respectent le cadre légal en termes de traçabilité des échanges, de délais réglementaires et de sécurité des données. Le syndic peut piloter et garantir cette conformité via un processus entièrement automatisé. »
Les syndics sont-ils prêts à adopter la lettre recommandée électronique ?
Stéphane Crespo. Il existe encore des freins, et il faut les regarder en face. Certains copropriétaires ont une crainte vis-à-vis du numérique. En France, le papier rassure : il donne un sentiment de preuve tangible et d’engagement légal. D’autres, tout simplement, ne sont pas équipés ou ne savent pas comment cliquer sur un lien pour signer ou recevoir un document. Aujourd’hui, environ 30 % des copropriétaires acceptent les échanges numériques. Il reste donc un chemin important à parcourir.
Accompagner la transition, pas l’imposer
C’est là qu’intervient notre rôle d’accompagnement. Nous aidons les syndics à montrer la simplicité d’utilisation de ces outils à leurs clients. Concrètement, nous avons développé un portail de consentement. Ce portail permet aux copropriétaires de se connecter et de renseigner leurs préférences pour recevoir, à terme, leur lettre recommandée électronique ou leurs avis dématérialisés. Nous fournissons également aux syndics des astuces pratiques pour faire migrer progressivement leurs clients du papier vers le numérique, sans rupture brutale.
« Le rôle de Pitney Bowes, c’est d’accompagner les syndics pour montrer la simplicité de ces outils aux copropriétaires, et de leur donner des astuces concrètes pour faire migrer leurs clients du papier vers le numérique. »
Quels sont vos axes de développement pour les prochaines années ?
Stéphane Crespo. Notre priorité reste d’évangéliser — si je puis dire — les copropriétaires vers la digitalisation. Généraliser la dématérialisation du courrier en copropriété grâce à notre solution multicanale, c’est l’objectif des trois à cinq prochaines années. Cela dit, nous allons plus loin. L’intégration de l’intelligence artificielle dans nos outils est déjà en marche. Elle permettra d’automatiser les tâches chronophages qui pèsent lourd dans le quotidien des agences : relances automatiques, envois réglementaires programmés, suivi des signatures. Les gestionnaires de copropriété sont très demandeurs de ce type de simplification.
Une mise à jour continue au rythme de la réglementation
À cela s’ajoute un travail constant de mise à jour de nos solutions. La conformité réglementaire évolue très vite. Nous devons suivre ce rythme pour garantir à nos clients des outils toujours à jour. C’est ainsi que Pitney Bowes maintient son engagement auprès des syndics, dans la durée.
« L’intelligence artificielle va nous permettre d’aller encore plus loin dans l’automatisation des processus chronophages des agences — relances, envois réglementaires, suivi de signatures. Il y a encore beaucoup à faire, et c’est clairement l’avenir. »
En somme, Pitney Bowes se positionne comme un partenaire stratégique pour les syndics engagés dans la transformation numérique. Grâce à sa solution Mailstream On Demand, son portail de consentement et son approche multicanale, l’entreprise apporte une réponse complète aux enjeux de dématérialisation du courrier en copropriété — conformité, traçabilité, réduction des coûts et accompagnement au changement.
👉 Pour en savoir plus, rendez-vous sur pitneybowes.com/fr et retrouvez toutes les actualités de notre partenaire Pitney Bowes sur sa page dédiée.
