DOC’UP
DOC’UP, c’est plus de services !
DOC’UP a été créé en 2002 et accompagne les entreprises, les collectivités et les professionnels de l’immobilier dans la gestion, l’externalisation ainsi que la dématérialisation de leurs courriers. Fort de plus de 20 ans d’expertise, le groupe a développé DOC’UP Immo, une plateforme spécialement conçue pour les syndics de copropriété et administrateurs de biens afin de simplifier l’envoi des documents réglementaires et automatiser les processus liés au courrier.
Qui est DOC’UP ?
- Date de création : 2002
- Rôle : spécialiste du traitement ainsi que de la dématérialisation du courrier
- Expertise : solutions digitales pour les syndics et administrateurs de biens
DOC’UP Immo : une solution dédiée aux syndics
DOC’UP Immo permet aux syndics de copropriété d’envoyer en quelques clics leurs convocations d’assemblées générales, procès-verbaux, appels de fonds, avis d’échéance, relances ainsi que mises en demeure. Les envois peuvent donc être réalisés au format papier ou électronique depuis une interface unique, directement depuis un ordinateur ou à partir du logiciel métier du cabinet. Les utilisateurs peuvent alors lancer leurs campagnes d’envoi directement depuis leur environnement de travail habituel.
Cette solution permet alors de supprimer les tâches chronophages liées à l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement ainsi que le dépôt postal. Ainsi, les gestionnaires bénéficient d’une traçabilité complète des envois et d’un suivi centralisé de l’ensemble de leurs communications.
La plateforme contribue également à réduire les coûts de traitement ainsi que les délais d’envoi tout en renforçant la sécurité des échanges. Elle facilite également la refacturation des frais postaux à la copropriété conformément aux pratiques du secteur, tout en simplifiant leur intégration dans les processus comptables du cabinet.
Compatible avec les principaux logiciels métiers du marché, l’interface s’intègre facilement dans les processus existants des cabinets et limite ainsi les ressaisies manuelles.
| Service | Description |
|---|---|
| Convocations AG | Envoi papier et électronique |
| Procès-verbaux | Diffusion sécurisée des PV |
| Appels de fonds | Gestion simplifiée des envois |
| Lettre Recommandée Électronique | Envois conformes et sécurisés |
| Suivi des courriers | Traçabilité des envois |
Une solution conforme et sécurisée
De plus, les solutions digitales du groupe sont développées en interne par Nirva Software, société spécialisée dans les logiciels cloud intégrée à DOC’UP depuis 2016.
Associés à un centre de production et à une équipe support basés en France dans nos locaux à Nanterre, ces développements permettent au groupe de garantir réactivité, accompagnement ainsi qu’une adaptation rapide aux évolutions réglementaires du secteur.
Pourquoi choisir DOC’UP ?
- Plus de 20 ans d’expertise dans la gestion du courrier.
- Une solution pensée pour les syndics de copropriété.
- Gain de temps grâce à l’automatisation des envois.
- Compatibilité avec les logiciels métiers.
- Échanges sécurisés et conformes.
Enfin, cette solution permet aux équipes de se concentrer sur la gestion de leurs copropriétés plutôt que sur les tâches administratives liées au courrier.
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FAQ – Tout savoir sur DOC’UP
Dans quels cas un syndic peut-il avoir besoin de DOC’UP ?
Un syndic peut faire appel à DOC’UP afin d’automatiser ses envois de courriers ainsi que moderniser la gestion documentaire du cabinet.
Comment envoyer des convocations d’assemblée générale en quelques clics ?
DOC’UP Immo permet d’envoyer les convocations d’assemblée générale directement depuis le logiciel métier du syndic ou via son interface web. Les documents peuvent donc être envoyés au format papier, recommandé ou électronique selon les préférences et autorisations des copropriétaires.
DOC’UP Immo est-il compatible avec mon logiciel de syndic ?
Oui. La plateforme a été conçue pour fonctionner avec les principaux logiciels métiers du marché. Les fichiers peuvent donc être importés facilement afin de lancer les envois sans ressaisie ni manipulation complexe.
Peut-on envoyer à la fois du courrier papier et électronique depuis la même plateforme ?
Oui. DOC’UP Immo centralise tous les modes d’envoi au sein d’une seule interface. Le syndic peut ainsi gérer simultanément les copropriétaires recevant leurs documents par voie postale et ceux ayant opté pour la dématérialisation.
Comment suivre les convocations et procès-verbaux envoyés aux copropriétaires ?
Chaque envoi bénéficie d’une traçabilité complète. Le syndic peut suivre les expéditions, consulter les preuves d’envoi (AR) ainsi que télécharger rapidement les justificatifs nécessaires en cas de contestation.
Comment connaître et gérer les préférences d’envoi des copropriétaires ?
DOC’UP Immo permet également de recueillir les préférences de réception de chaque copropriétaire. Depuis un portail sécurisé accessible via QR Code, chacun peut choisir s’il souhaite recevoir ses notifications au format papier ou par voie électronique.
Une fois les choix enregistrés, la plateforme les applique automatiquement lors des campagnes d’envoi. Au sein d’une même commande, les copropriétaires ayant opté pour la dématérialisation reçoivent ainsi leurs documents par voie électronique tandis que les autres continuent à les recevoir par courrier postal.
Cette gestion automatisée facilite alors la mise en œuvre des évolutions réglementaires, notamment celles issues de la loi du 9 avril 2024 qui encourage le recours aux communications électroniques pour les échanges en copropriété.
DOC’UP est un partenaire recommandé par Monimmeuble.com pour ses solutions de dématérialisation simples, fiables et adaptées aux copropriétés.