Tenue des assemblées générales à distance : vers une nouvelle ère

Tenue des assemblées générales à distance : vers une nouvelle ère

Le confinement a été prononcé alors que les périodes d’Assemblées Générales s’ouvraient à peine. Fini le casse-tête du report… Les assemblées générales à distance pourraient tout changer pour les syndics. Explications de Jean-Philippe Zembra, gérant d’Immobilière du Château.

350 000 assemblées générales reportées du fait du confinement

Les cabinets de syndics se sont mobilisés face à l’urgence sanitaire. Le report des assemblées générales de copropriété s’est rapidement mué en un défi majeur. Un chiffre suffit à le comprendre. Selon la FNAIM, 350 000 réunions de copropriétaires devaient se tenir entre le 12 mars et le 30 juin 2020.

« La crise sanitaire a imposé un effort de flexibilité et de réactivité exceptionnel à de nombreux professionnels : les cabinets de syndics n’ont pas échappé à la règle. »

En effet, les assemblées générales physiques ne pouvaient avoir lieu que dans les copropriétés de moins de 10 lots. Aussi, les syndics se retrouvent dans l’obligation de refaire toutes les convocations, à une période où le délai de droit commun – 21 jours au moins – devient une véritable contrainte.

Notons que la période des congés estivaux arrive à grands pas. Dans l’état actuel des choses, il n’est pas envisageable de choisir ces 2 mois pour organiser l’ensemble des AG reportées. Pourtant, les copropriétaires doivent continuer à échanger et statuer sur l’ensemble des sujets inhérents à la gestion de leur immeuble.

C’est dire combien l’enjeu pour les cabinets de syndics est important en cette période exceptionnelle. Dans ce contexte, ils ont le devoir d’accompagner un grand nombre de copropriétés dans le recours aux assemblées générales à distance.

L’ordonnance du 20 mai : des ajustements en faveur de la prorogation des contrats de syndics

Prise sur le fondement de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19, l’ordonnance 2020-595 du Ministère de la Justice est parue le 20 mai dernier.

Ce texte revient notamment sur les dispositions de l’ordonnance 2020-304 du 25 mars 2020, concernant les modalités de prorogation des contrats de syndics. Dès à présent, les contrats de syndics ayant expiré entre le 12 mars et le 23 juillet 2020 seront automatiquement prorogés, au plus tard jusqu’au 31 janvier 2021.

Ainsi, toutes les AG ayant pour objet le renouvellement d’un contrat de syndic ou la nomination d’un nouveau syndic devront se tenir au plus tard avant cette date. Cette évolution des dispositions de l’ordonnance du 25 mars était plus que nécessaire, et nous nous félicitions que la mobilisation de la profession ait porté ses fruits.

En effet, l’ordonnance du 25 mars prévoyait la prorogation de seuls contrats de syndics arrivant à expiration avant le 23 juin 2020 inclus.

« Or, pour plus de 70 % des copropriétés en France, l’échéance du contrat de syndic était fixée au 30 juin ! »

Si l’état d’urgence sanitaire n’avait pas été prolongé, et si cette disposition n’avait pas été réécrite, les gestionnaires de copropriété se seraient trouvés contraints de tenir plusieurs dizaines de milliers d’assemblées générales en quelques jours, ce qui aurait été purement et simplement impossible.

Assemblées générales à distance : le verrou du vote préalable en AG physique levée

Autre innovation de cette ordonnance très attendue : le texte du 20 mai 2020 autorise la tenue d’assemblées générales dématérialisées sans vote préalable lors d’une AG en présentiel.

Ce régime exceptionnel est prévu jusqu’au 31 janvier 2021. Il appartiendra donc au syndic de retenir la solution la plus adaptée. Celle qui assure aux copropriétaires la possibilité de participer aux assemblées générales à distance.

Cette évolution va dans le sens de l’histoire et pourrait amorcer un changement d’ère en matière d’échanges entre copropriétaires. En effet, plus aucun frein juridique ne vient entraver le recours massif aux solutions d’assemblées générales à distance.

Pourtant très peu usitées avant mi-mars, ces solutions constituent désormais une attente forte des particuliers en période de crise sanitaire. Les syndics pourront ainsi organiser librement des assemblées générales dématérialisées, grâce à la visioconférence ou au vote par correspondance.

Toutefois, cette disposition oblige les syndics à un surcroît de vigilance. Car, in fine, c’est aux copropriétaires qu’il reviendra d’assumer le coût de l’outil pour organiser ces assemblées générales à distance choisie par le syndic.

« De toute évidence, cette disposition apporte une simplification nécessaire, tout en offrant de réelles garanties aux copropriétaires. »

Ainsi, le syndic qui décide d’avoir recours aux assemblées générales dématérialisées doit en informer les copropriétaires au moins 15 jours avant la tenue de l’AG. Il le fera, par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information. Par conséquent, les professionnels devront être extrêmement vigilants sur ce point, sous peine de nullité de l’assemblée générale.

Une opportunité pour les syndics de mieux valoriser leur expertise

Recourir davantage à des assemblées générales à distance pourrait, de prime abord, apparaître comme une « fausse bonne idée ». A priori, on peut penser que les Français ne sont pas égaux face à l’usage des outils numériques.

Contrairement à certaines idées reçues, nous n’observons pas de véritables disparités entre les jeunes primo-accédants, et les copropriétaires plus âgés. En matière d’utilisation des outils numériques, il est certain que les jeunes copropriétaires ont une maîtrise plus innée. Pourtant, nous observons, chez les plus âgés, une réelle volonté d’apprendre à maîtriser ces outils.

« Les outils numériques permettent aux syndics de répondre autrement à la demande des copropriétaires. Aussi, ils rendent compte de leurs travaux avec davantage de transparence. »

À propos de la société Immobilière du Château

Syndic de copropriété et gestion locative à Paris. Immobilière du Château, dirigée par Jean-Philippe Zembra, 41 ans, est une entreprise familiale indépendante créée en 1956. Composée d’une équipe de 15 collaborateurs, la société gère une centaine d’immeubles.

Guide des Pros 2020 (728×150)