PROARCHIVES – Pourquoi externaliser les archives de la copropriété ?

PROARCHIVES – Pourquoi externaliser les archives de la copropriété ?

Quelles sont les règles en matière d’externalisation des archives de copropriété ? Quel est le délai de conservation des archives de copropriété ? Comment se passe la transmission des archives au nouveau syndic ? Coût et modalités de la conservation des archives de la copropriété… Nous avons posé toutes ces questions à Nicolas BLANC, directeur commercial de PROARCHIVES, leader des solutions d’archivage physique et numérique au service exclusif des métiers de l’immobilier.

Pouvez-vous nous présenter Proarchives ?

Yvan Zaouche, ancien administrateur de biens sur la région Nîmoise a eu l’idée de créer cette société car il a rencontré des difficultés dans ses anciens cabinets en particulier lors du transfert des archives en cas de perte de mandats. En 1999, il a donc décidé de créer Proarchives, il est parti démarcher l’ensemble du marché national avec cette solution d’externalisation des archives. Il a voulu aussi simplifier cette prestation auprès des administrateurs de biens pour s’adapter au modèle économique des syndics. C’est pour cela que nous facturons au lot principal de copropriété qui est l’unité de facturation des syndics.

Afin de faciliter cette démarche, il a de plus forfaitisé l’ensemble de la prestation technique. Concrètement vous avez un coût unique et identifiable dès le début d’année sur la prestation d’externalisation des archives pour les syndicats de copropriétaires.

En quoi consiste l’archivage des copropriétés ?

Nous proposons deux solutions, une solution physique et l’autre numérique. Tout d’abord, la solution « Proarchives Physique » consiste en l’externalisation de la totalité des documents au sein d’un cabinet de syndic. Pour régler la problématique de l’archivage, nous nous rendons sur les différents sites de stockage du cabinet, on externalise les archives par le biais de nos archivistes. On identifie les boîtes à externaliser, on les met dans des containers avec des codes barres anonymes, on prend des photos de chaque boîte d’archives et tout cela se retrouve sur un espace client avec des codes personnalisés pour les collaborateurs et pour la direction.

Sur le site client, on retrouve l’inventaire des documents archivés plus une photo de chaque boîte d’archives. On peut alors demander à consulter les documents en étant livré dans les 48h. Lorsque vous avez fini, Proarchives revient chercher les boîtes d’archives pour les réintégrer. On s’occupe évidemment de la prise en charge initiale, des consultations illimitées, de la réintégration mais surtout du transfert en cas de perte de mandat. C’est à dire que lorsqu’un syndic perd un immeuble, on se rapproche du successeur en lui indiquant la totalité des archives que nous détenons pour le syndicat de copropriétaires. On s’occupe aussi de la campagne de destruction lorsque les délais légaux sont dépassés.

A ce propos, quels sont les délais légaux de conservation des documents de la copropriété ?

Les délais légaux varient entre 10 ans et 30 ans selon la typologie des documents. Nos archivistes ont une connaissance parfaite de cette typologie et lorsqu’ils vont au sein des cabinets, ils identifient les boîtes qui sont à détruire à 10 ans ou à 30 ans.

Il y a quand même des conséquences très importantes quand il y a un problème de récupération des archives et même de transmission alors quels sont les problèmes que l’on peut rencontrer quand cela se passe mal ?

Il y a de plus en plus de contentieux entre professionnels, c’est à dire que le syndic qui récupère un immeuble demande à ce que les documents lui soit remis dans le mois qui suit et surtout il fait un inventaire au détail ou au document de la totalité des documents qui lui sont remis. Certains documents peuvent être manquant historiquement parce que les immeubles changent souvent de syndic donc la passation ne se fait pas forcément dans les règles de l’art.

En quoi consiste la solution numérique ?

On a ajouté à la solution physique, une brique numérique qui consiste à numériser la totalité des documents N-1. Concrètement on est en 2018, on va au sein des cabinets clients, récupérer les archives 2017. On numérise la totalité des archives détenus pour le compte des syndicats de copropriétaires. L’idée c’est d’avoir un backup complet et identique à l’original des archives qui sont numérisées, indexées et traités en OCR (reconnaissance de caractères). Dans l’espace client et sur notre site internet, le client va pouvoir retrouver en 3 clics la totalité des documents numérisés. On va alors pouvoir faire des recherches sur un nom, un montant, un nom de société et immédiatement vous avez le document qui s’affiche sur votre écran. Vous pouvez l’imprimer, le retourner par mail à un copropriétaire.

Il y a eu une accélération avec la loi Alur et notamment ce fameux article 55 en matière de digitalisation des copropriétés. Pouvez-vous nous nous préciser ce qu’apporte cet article en matière d’archivage ?

L’article 55 mentionne que le syndic doit mettre à l’ordre du jour un projet d’externalisation des archives à la charge des copropriétaires. Concrètement il doit soumettre une résolution qui propose l’externalisation auprès d’un prestataire, des archives physiques de la copropriété. Ce qui permet quand même pour le syndicat de copropriétaires d’avoir cette possibilité lorsqu’il change de syndic. A savoir que les archives vont être sécurisées et transmises directement vers le nouveau syndic.

Est-ce que cela veut dire que lorsque l’on change de syndic, on ne passe plus par l’ancien syndic pour récupérer les archives mais on passe directement par votre société ?

Oui, mais il y a quand même deux cas de figure. Il y a les archives courantes que l’ancien syndic a encore dans son cabinet et qu’il doit transmettre au nouveau syndic et toutes les archives de N-1 et l’antériorité qui sont détenues par Proarchives, vont être transférées de compte à compte vers le nouveau syndic. Et c’est là que l’on prend contact avec lui et qu’on lui donne la totalité de l’inventaire avec des accès pour les consultations.

Combien cela coûte aux copropriétaires ?

Nous annonçons aux copropriétaires, le coût exact annuel pour le poste d’archivage. Nous avons une solution sur la base physique fixée à 3,95 €/HT par lot principal et par an qui permet au syndicat de connaître cette dépense précisément. Peu importe le nombre de consultations, des demandes de destruction ou de réintégration, c’est entièrement forfaitisé. Ce prix n’est pas lié à la volumétrie des archives que nous détenons. C’est beaucoup plus facile à gérer comptablement que si on devait passé par un archiveur généraliste où toutes les interventions demandées ont un coût. Les forfaits sont donc similaires d’une année à l’autre pour les mêmes prestations.

Quelle est l’envergure de votre société aujourd’hui ? vous vous vous occupez de combien de copropriétés ?

Nous avons 800 clients qui nous ont fait confiance pour l’externalisation de la totalité de leur fond d’archives mais nous avons aussi des clients  dits « partiels » pour certains immeubles. Nous gérons actuellement 85.000 syndicats de copropriétaires pour environ 2,5 millions de lots. Sur les 800 clients, 500 sont des cabinets indépendants répartis nationalement. Si l’on doit aborder la partie « conservation », nous avons 47 sites en France répartis au niveau national, agréés, certifiés, que ce soit par l’ISO 9001 ou par la norme NFZ 40350 et puis par la SIAF.

Est-ce que vous avez des développements à venir apportant des améliorations à votre offre ?

Oui, alors déjà, depuis un an nos équipes travaillent sur le changement de l’espace client avec de nouvelles fonctionnalités pour nos clients. On parle du digital de plus en plus dans le monde de l’Immobilier, évidemment nous sommes sur des projets digitaux qui devraient sortir dans le courant de l’année d’abord en test puis avec une commercialisation sur le dernier trimestre 2018.  Le fait d’avoir la brique numérique, permet de consulter l’ensemble des documents numérisés via une tablette ou un téléphone.

Autre point important de la numérisation, c’est vraiment un backup complet des archives que le syndic détient pour le syndicat de copropriétaires. Il ne faut pas oublier que les archives représente la mémoire de la copropriété et que l’on n’est pas à l’abris d’une perte de document chez le syndic ou d’une dégradation…

http://www.proarchives.fr