Un changement de syndic tourne au contentieux. L’ancien refuse — ou prétend ne plus pouvoir — remettre les archives comptables. Que faire ? Dans un arrêt du 5 février 2026 (CA Paris, Pôle 1 – Chambre 2, RG n°25/08417), la Cour d’appel de Paris fixe les règles : le référé prévu par l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 a ses limites. Si l’ancien syndic prouve avoir transmis l’ensemble des documents en sa possession, le juge des référés ne peut aller plus loin. Le litige bascule alors vers la responsabilité civile professionnelle — une voie radicalement différente. Un arrêt à connaître pour tout syndicat de copropriétaires confronté à une passation de pouvoir chaotique.
Sommaire :
- Pourquoi la transmission des archives par l’ancien syndic est-elle une obligation d’ordre public ?
- Que se passe-t-il quand des documents manquent après la transmission des archives ?
- Qui peut agir en justice pour obtenir la transmission des archives ?
À retenir — Transmission des archives par l’ancien syndic
- La transmission des archives est une obligation d’ordre public : l’ancien syndic ne choisit pas ce qu’il remet.
- Les délais légaux sont de 15 jours, 1 mois, puis 2 mois supplémentaires.
- Le référé 18-2 ne force la remise que des documents encore détenus.
- Sans pièces disponibles, seule une action au fond engage la responsabilité civile du syndic.
- Le syndicat des copropriétaires peut agir en justice : il est propriétaire des archives.
Pourquoi la transmission des archives par l’ancien syndic est-elle une obligation d’ordre public ?
L’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 : un cadre légal impératif
La transmission des archives en cas de changement de syndic n’est pas une simple formalité. Elle constitue une obligation d’ordre public, imposée par l’article 18-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965. Ce texte fixe des délais stricts. Aucune négociation n’est possible.
Dès la cessation de ses fonctions, l’ancien syndic dispose de 15 jours pour remettre la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires et les coordonnées de la banque. Il dispose ensuite d’un mois pour remettre l’ensemble des documents et archives du syndicat. Les documents dématérialisés sont inclus. Ils doivent être transmis dans un format téléchargeable et imprimable. Au-delà, un délai de deux mois supplémentaires court pour fournir l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat, après apurement et clôture.
Ces délais s’imposent à tout syndic sortant. Il ne choisit pas ce qu’il transmet. La Cour d’appel de Paris le rappelle sans ambiguïté : l’ancien syndic n’apprécie pas lui-même ce qu’il convient de remettre ou non.
Quels documents sont concernés par la transmission des archives ?
L’article 33 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 dresse la liste précise des pièces que l’ancien syndic doit remettre à son successeur. Cette transmission des archives couvre notamment :
- Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, ainsi que leurs modificatifs ;
- Les plans de l’immeuble, s’il en existe ;
- Les contrats passés avec les fournisseurs et les correspondances échangées ;
- Les factures et les grands livres comptables (grand-livre général, grand-livre auxiliaire fournisseurs, grand-livre auxiliaire copropriétaires) ;
- L’historique des comptes des copropriétaires ;
- Les procès-verbaux des assemblées générales et leurs pièces annexes ;
- Les dossiers d’assurance, de contentieux et de mutation de lot ;
- Un bordereau récapitulatif des pièces transmises, dont une copie doit être remise au conseil syndical.
Dans l’affaire jugée le 5 février 2026, l’ancien syndic a effectué deux remises successives. Il a d’abord transmis les documents par voie électronique le 28 juillet 2023, avec des bordereaux détaillés à l’appui. Il a ensuite procédé à une seconde remise sous format papier, par porteur, contre émargement. Ces éléments ont convaincu la cour : l’ancien syndic apporte la preuve sérieuse d’avoir exécuté son obligation de transmission des archives.
Que se passe-t-il quand des documents manquent après la transmission des archives ?
Le référé 18-2 : un outil limité au cas de non-remise
L’article 18-2 prévoit un mécanisme de contrainte judiciaire. La mise en demeure reste sans réponse ? Le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical saisit alors le président du tribunal judiciaire en référé. Il peut obtenir, sous astreinte, la remise des pièces manquantes.
Toutefois, ce mécanisme a une portée strictement délimitée. Il impose la remise de documents que l’ancien syndic détient encore. En revanche, il ne permet pas d’auditer une comptabilité. Il ne reconstitue pas des pièces perdues. Il ne sanctionne pas non plus des carences comptables passées.
La Cour d’appel de Paris le confirme clairement : on ne peut contraindre un syndic à remettre des pièces absentes de sa possession. Pour autant, la simple affirmation non étayée de l’ancien syndic ne suffit pas à l’exonérer de ses obligations. Il doit en apporter la preuve. Ainsi, le juge des référés tranche une question précise. L’ancien syndic détient les pièces et refuse de les transmettre ? Le référé s’impose. Il justifie leur transmission ou leur absence ? Le litige change alors de nature.
Quand le litige bascule vers la responsabilité civile professionnelle
C’est précisément le basculement opéré dans l’arrêt du 5 février 2026. La Cour constate que l’ancien syndic a produit des bordereaux de remise et des échanges de mails. Il justifie ne plus détenir les pièces réclamées — notamment les rapprochements bancaires et relevés de compte pour la période janvier 2022 à juin 2023. Il a même retrouvé et transmis le dernier rapprochement bancaire établi en mai 2023.
Dans ce contexte, la Cour bascule le litige vers la responsabilité civile professionnelle de l’ancien syndic. Or, cette responsabilité échappe à la compétence du juge des référés saisi sur le fondement de l’article 18-2. Elle exige une action au fond. Elle suppose une expertise éventuelle et une évaluation précise du préjudice. Dans cette affaire, le syndicat des copropriétaires réclamait 4 800 euros à titre provisionnel — soit le coût de l’audit comptable qu’il avait dû diligenter. La cour refuse de trancher ce point en référé.
Qui peut agir en justice pour obtenir la transmission des archives ?
La qualité à agir du syndicat des copropriétaires : un point tranché
L’arrêt du 5 février 2026 tranche une question importante sur la qualité à agir dans ce type de contentieux. En première instance, le tribunal judiciaire de Créteil avait déclaré irrecevable l’action du syndicat des copropriétaires. Il estimait que seuls le syndic ou le président du conseil syndical pouvaient agir sur le fondement de l’article 18-2.
La Cour d’appel infirme cette analyse. Elle reconnaît au syndicat des copropriétaires la qualité pour agir. Le motif est clair : le syndicat est propriétaire des documents dont la remise est demandée. L’action prévue par l’article 18-2 appartient en priorité au syndic ou au président du conseil syndical. Néanmoins, elle n’exclut pas le syndicat lui-même.
Par ailleurs, la cour s’appuie sur l’article 549 du Code de procédure civile. Ce texte permet à toute personne ayant été partie en première instance de former un appel incident, même sans être intimée. Le syndicat des copropriétaires pouvait donc valablement intervenir en appel pour contester son irrecevabilité.
Les conséquences pratiques pour les copropriétés
Cet arrêt délivre plusieurs enseignements concrets pour les copropriétés qui changent de syndic. Dès la prise de fonction, le nouveau syndic exige un bordereau récapitulatif complet et signé. Il vérifie ensuite, pièce par pièce, la cohérence de la transmission des archives avec les exigences légales. En cas de manquement avéré, il adresse une mise en demeure à l’ancien syndic. Cette étape est indispensable avant toute saisine du juge des référés.
Or, des anomalies comptables peuvent apparaître après la passation de pouvoir. Dans cette affaire, le solde créditeur annoncé par l’ancien syndic ne correspondait pas au solde reçu par la banque. Dans ce cas, le référé 18-2 ne suffit pas. C’est l’action en responsabilité civile professionnelle qui s’impose. Ces deux voies sont distinctes. Elles ne se substituent pas l’une à l’autre.
