La gestion des appels représente un défi majeur pour les syndics de copropriété. Selon la présentation de Joe AI à l’USGC, 65% des appels téléphoniques restent sans réponse et 70% des sollicitations relèvent du niveau 1. Face à cette surcharge, l’intelligence artificielle conversationnelle apporte une solution concrète. La startup Joe AI déploie des agents virtuels avec l’objectif de traiter 100% des appels 24h/24 et 7j/7. Cette technologie centralise les demandes, crée automatiquement des tickets et libère jusqu’à 35 heures de travail par mois. Comment cette révolution transforme-t-elle le quotidien des gestionnaires et des copropriétaires ?
Sommaire :
- Pourquoi la gestion des appels représente-t-elle un défi majeur pour les syndics ?
- Comment l’intelligence artificielle transforme-t-elle la gestion des appels ?
- Quels bénéfices concrets pour les syndics et les copropriétaires ?
- Quelles sont les limites actuelles de l’IA dans la gestion des appels en copropriété ?
À retenir – La gestion des appels en copropriété par l’IA
- 65% des appels vers les syndics restent sans réponse.
- L’assistant Joe AI traite plus de 50 000 appels par mois. Il libère jusqu’à 50 heures de travail mensuel.
- La solution multicanale (téléphone, e-mail, WhatsApp, SMS) sera complète d’ici fin 2026.
- Le taux de résolution autonome atteint 25 à 30% aujourd’hui. L’objectif vise 80% d’ici 2027.
- Le coût varie entre 150 € et 600 € par mois selon les volumes de communication.
Pourquoi la gestion des appels représente-t-elle un défi majeur pour les syndics ?
Un volume de communications record
Le secteur de la copropriété génère les plus hauts volumes de communication. Cette réalité concerne tous les secteurs confondus. En effet, selon Joe AI, les syndics reçoivent davantage de sollicitations que les secrétariats médicaux. Ils dépassent également les volumes de l’assurance et des concessionnaires automobiles. Par conséquent, la gestion des appels occupe une place centrale dans le quotidien des gestionnaires de copropriété. À titre d’exemple, Joe AI traite actuellement plus de 50 000 appels par mois pour ses clients administrateurs de biens.
Des copropriétaires insatisfaits du manque de réactivité
Le téléphone reste le canal de communication privilégié des copropriétaires. Cependant, 65 % des appels ne sont pas répondus. Stanislas Chertok, co-fondateur de Joe AI, révèle l’ampleur du problème de réactivité.
Les gestionnaires se retrouvent ainsi noyés sous des sollicitations non filtrées. Cette surcharge impacte directement la satisfaction client. De surcroît, 70 % des communications relèvent du niveau 1. Il s’agit de demandes simples et récurrentes. Elles concernent notamment les charges de copropriété, les appels de fonds ou le règlement de copropriété. En conséquence, cette situation engendre une frustration croissante chez les copropriétaires et les membres du conseil syndical.
Un taux d’utilisation des extranets insuffisant
Les extranets copropriétaires affichent un taux d’utilisation souvent inférieur à 40 % en connexion annuelle. L’expérience utilisateur de ces plateformes ne répond pas aux attentes. C’est pourquoi les copropriétaires préfèrent décrocher leur téléphone. Ils évitent ainsi de se connecter à une interface numérique pour consulter leurs tantièmes ou les documents de l’assemblée générale.
Stanislas Chertok a souligné ce point : « Les extranets sont le plus souvent consultés dans l’urgence, au moment précis où l’information devient indispensable. Les identifiants sont alors recherchés dans la précipitation.»
Comment l’intelligence artificielle transforme-t-elle la gestion des appels ?
Une prise en charge totale des communications
L’intelligence artificielle conversationnelle permet désormais de réceptionner 100 % des appels. Cette disponibilité s’étend 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. On appelle également cette technologie callbot ou voicebot. L’agent virtuel devient ainsi un interlocuteur unique et privilégié pour les copropriétaires.
Grâce au traitement automatique et à la reconnaissance vocale, les agents IA de Joe AI gèrent jusqu’à 2 000 appels en simultané. Ils éliminent donc tout problème de volumétrie sur le standard téléphonique. En outre, la sécurisation des appels repose sur une double vérification. Le système identifie d’abord le numéro de téléphone. Puis il demande confirmation du nom, prénom et adresse du lot de copropriété.
Une approche multicanale et omnicanale intégrée
La gestion des appels ne se limite plus au téléphone. Les agents IA se déploient désormais sur plusieurs canaux de communication simultanément. Ils couvrent les appels, les e-mails, WhatsApp et les SMS. Cette stratégie omnicanale offre aux copropriétaires leur moyen de communication préféré. Elle améliore ainsi l’expérience utilisateur.
Joe AI prévoit le déploiement complet des canaux e-mail et WhatsApp d’ici le troisième trimestre 2026. L’objectif affiché vise à « centraliser 100 % des sollicitations des copropriétaires ». Cette centralisation garantit une efficacité opérationnelle maximale.
Une création automatique de tickets via le système de ticketing
Chaque appel génère automatiquement un ticket. Le système de ticketing intégré attribue ce ticket au bon gestionnaire de copropriété. L’IA analyse la demande et évalue son niveau d’urgence. Elle oriente ensuite la sollicitation vers le collaborateur compétent.
Cette priorisation et ce filtrage des demandes optimisent la charge de travail des équipes. Le tableau de bord helpdesk affiche trois catégories : communications, tickets et statistiques. Un cas client illustre cette efficacité. Il montre 1 846 tickets créés : 321 nouveaux, 92 en cours et 1 433 fermés. Ces chiffres démontrent l’efficacité du support client automatisé.
Quels bénéfices concrets pour les syndics et les copropriétaires ?
Un gain de temps considérable pour les gestionnaires
La gestion des appels automatisée libère jusqu’à 35 heures de travail par mois pour les équipes. Ce gain de temps améliore la productivité. Il permet aux gestionnaires de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Un cas d’usage client illustre ces résultats. Il concerne un syndic professionnel marseillais. Ce cabinet gère plus de 15 000 lots de copropriété. En janvier 2026, l’IA a traité 827 appels. Le temps de communication total atteint 13h39. L’équipe a créé et attribué plus de 1 500 tickets. Au final, le cabinet récupère plus de 50 heures chaque mois. La délégation des tâches répétitives à l’IA transforme donc l’efficacité opérationnelle des cabinets.
Une satisfaction client améliorée
Les copropriétaires bénéficient d’une réponse immédiate à leurs questions. Cette réactivité améliore significativement la satisfaction client. L’agent virtuel assure la gestion des demandes courantes. Il clarifie les appels de fonds, envoie les pièces administratives nécessaires et communique sur les opérations menées dans les parties communes.
Cette disponibilité permanente renforce la relation de confiance entre le syndic et ses clients. Joe AI compte parmi ses clients des enseignes reconnues d’administrateurs de biens : Orpi, Nestenn, Cabinet Paul Stein, Agence Centrale, Montfort & Bon, Cabinet Comte, Hélène Lepage Gestion, Neyrat Immobilier, Brest Avenir Immobilier, SAFAR, Immobilière Pujol ou encore Pinatel. Par ailleurs, l’UNIS (Union des Syndicats de l’Immobilier) référence la solution comme partenaire.
Une traçabilité totale des échanges
Le système retranscrit et archive chaque conversation dans un tableau de bord. Les gestionnaires de copropriété y accèdent facilement. Joe AI héberge les données sur deux serveurs européens pour moins de 30 jours. Cette durée garantit la conformité RGPD.
L’entreprise utilise une infrastructure souveraine. Elle s’appuie sur des modèles de langage français issus du machine learning. L’historique des communications offre une vision complète des interactions. Il couvre chaque copropriétaire et chaque lot de copropriété. Cette traçabilité facilite le suivi des dossiers par le conseil syndical. Elle assure également la continuité de service.
Quelles sont les limites actuelles de l’IA dans la gestion des appels en copropriété ?
Un taux de résolution autonome en progression
Actuellement, environ 25 à 30 % des demandes sont traitées de manière totalement autonome par l’intelligence artificielle conversationnelle. Joe AI vise cependant 80 % d’automatisation d’ici 2027. Les progrès du machine learning permettront d’atteindre cet objectif.
Stanislas Chertok a précisé ce point : « Sur les demandes administratives, on est assez fort dans l’automatisation, dans l’envoi de documents. Mais dans la gestion des sinistres, la création d’ordre de service, là il y a encore du travail à faire. L’amélioration continue des chatbots et voicebots augmentera progressivement ce taux de résolution autonome. »
Joe AI n’a jamais connu de cas d’« hallucination » de l’IA. Le système ne produit pas de réponse erronée inventée. Il est cadré pour ne répondre qu’aux questions liées à la copropriété. Ainsi, il recadre automatiquement les demandes hors sujet.
Des intégrations logicielles en développement
L’efficacité de la gestion des appels en copropriété dépend de l’intégration avec les logiciels métiers des syndics et administrateurs de biens. Joe AI collabore actuellement avec Neoteam et Orisha Real Estate via des API dédiées. Des discussions sont également en cours avec d’autres éditeurs comme ICS.
Cette interopérabilité conditionne la capacité de l’agent virtuel. Elle lui permet de fournir des réponses personnalisées et contextualisées. Il peut ainsi renseigner sur les charges de copropriété, les tantièmes ou les documents de l’assemblée générale. Concernant le coût, la solution varie entre 150 € et 600 € par mois. Ce tarif dépend des volumes de communication traités et du nombre de lots de copropriété gérés.
Une adaptation aux spécificités de chaque copropriété
Chaque résidence possède ses particularités. Certaines disposent de gardiens. D’autres ont un règlement de copropriété spécifique ou des équipements particuliers des parties communes. L’équipe doit donc entraîner l’IA sur ces éléments. Elle fournit ainsi des réponses pertinentes aux copropriétaires.
Le déploiement s’adapte aux horaires souhaités. Il peut couvrir les heures de fermeture du standard téléphonique. Il fonctionne aussi les week-ends ou en débordement du support client existant. En cas d’événement récurrent, comme une panne de chauffage, le gestionnaire de copropriété alimente la base d’entraînement. L’agent virtuel informe alors automatiquement tous les copropriétaires concernés via SMS ou WhatsApp.
