L’avis électronique est-il en train de transformer définitivement le paysage des copropriétés françaises ? C’est la question centrale abordée lors de l’émission RDV COPRO avec Caroline Drouart, responsable des partenariats chez AR24. Cette spécialiste de la dématérialisation dévoile comment la solution développée par AR24, filiale de Docaposte (groupe La Poste), révolutionne l’envoi des convocations, procès-verbaux et mises en demeure. Depuis la loi du 9 avril 2024, un bouleversement majeur s’opère : le consentement préalable des copropriétaires n’est plus requis, inversant totalement la logique d’adoption. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : plus de 7 millions de recommandés envoyés en 2024, des taux de réception supérieurs à 80%, et une progression “très importante” depuis janvier 2025. Face à ces mutations profondes, syndics et copropriétaires doivent-ils s’attendre à voir disparaître définitivement les recommandés papier ?
Sommaire :
- La révolution numérique de l’avis électronique en copropriété
- L’impact transformateur de la loi du 9 avril 2024
- Les avantages opérationnels de l’avis électronique
- Le processus technique de l’avis électronique
- Sécurité et conservation des données
- Mise en œuvre pratique pour les syndics
- FAQ – Avis électronique en copropriété
La révolution numérique de l’avis électronique en copropriété
L’avis électronique représente une innovation majeure dans la gestion des communications entre syndics et copropriétaires. Cette solution développée par AR24, filiale numérique de Docaposte du groupe La Poste, transforme l’envoi traditionnel des courriers recommandés en un processus 100% dématérialisé.
Comme l’explique Caroline Drouart, responsable des partenariats chez AR24 : “L’avis électronique est vraiment dédié, il est vraiment fait pour les syndics de copropriété, c’est vraiment un produit exclusivement dédié à cette profession.”
Créée en 2015 par deux jeunes entrepreneurs, Guillaume et Clément, AR24 a connu une croissance exceptionnelle à deux chiffres qui a conduit à son rachat par le groupe La Poste en 2020. Aujourd’hui, l’entreprise compte 80 collaborateurs et affiche des résultats impressionnants. 25 000 clients actifs, plus de 7 millions de recommandés envoyés en 2024 et un chiffre d’affaires de 18 millions d’euros.
Les fondements technologiques de l’avis électronique
AR24 s’appuie sur une infrastructure sécurisée certifiée par l’ANSSI (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). En tant que Prestataire de Service de Confiance Qualifié (PSCO), l’entreprise garantit l’intégrité et la traçabilité de chaque avis électronique envoyé. Cette certification eIDAS, renouvelée tous les 5 ans, confère une valeur juridique probante équivalente au recommandé papier traditionnel.
L’avis électronique est exclusivement dédié aux syndics de copropriété et ne peut être utilisé que pour trois types de communications réglementées :
- les convocations d’assemblées générales,
- les procès-verbaux d’AG,
- et les mises en demeure.
Pour tous les autres courriers nécessitant une valeur probante, les professionnels doivent recourir à la lettre recommandée électronique classique.
La clientèle cible et les partenariats stratégiques
Les principaux clients d’AR24 sont les notaires et les professionnels de l’immobilier, incluant les agences de gestion locative, de transaction et les syndics de copropriété. L’entreprise collabore étroitement avec les éditeurs de logiciels métier qui intègrent l’avis électronique directement dans leurs solutions de gestion administrative. Ainsi, cette approche en “brique” complémentaire facilite l’adoption par les professionnels déjà équipés d’outils de gestion d’administration de biens.
L’impact transformateur de la loi du 9 avril 2024
La loi n°2024-322 du 9 avril 2024 constitue un tournant décisif pour l’adoption de l’avis électronique en copropriété. En effet, cette réglementation supprime l’obligation de consentement préalable des copropriétaires, inversant complètement la logique précédente.
Caroline Drouart décrit ce changement majeur : “Depuis le 9 avril 2024, le consentement n’est plus obligatoire. C’est ceux qui ne veulent pas recevoir par voie électronique qui se manifestent.”
Depuis janvier 2025, une nouvelle règle s’applique : les communications réglementées sont, par défaut, transmises par voie électronique. Autrement dit, les copropriétaires ne reçoivent plus automatiquement de documents papier. Toutefois, s’ils le souhaitent, ils peuvent continuer à les recevoir au format papier, à condition d’en faire la demande expresse. Encore faut-il que le syndic les ait informés de cette possibilité, comme la loi l’exige.
Cette évolution législative marque un tournant important dans les pratiques de gestion. En effet, elle s’inscrit dans une logique de simplification administrative et de modernisation des échanges.
Depuis sa mise en application, les effets sont visibles : l’utilisation de l’avis électronique connaît une progression spectaculaire.
De plus en plus de professionnels du secteur s’approprient cette solution, perçue comme plus rapide, plus économique et parfaitement conforme aux nouvelles exigences réglementaires. Ainsi, la digitalisation des communications en copropriété poursuit son ancrage, portée par un cadre légal désormais favorable.
Les obligations persistantes pour les prestataires
Malgré ces assouplissements réglementaires, l’exigence de qualification PSCO demeure incontournable.
Comme le précise Caroline Drouart : “Cette loi précise que toutes les communications réglementées réalisé par les syndics de copropriété sont par défaut transmises par voie électronique […] mais ce qui ne change pas […] c’est que le prestataire qui doit être retenu pour l’envoi de ces communications réglementées doit être un PSCO.”
Les avantages opérationnels de l’avis électronique
L’adoption de l’avis électronique génère des bénéfices substantiels pour les syndics de copropriété, tant sur le plan économique qu’organisationnel. Ces avantages se déclinent en trois axes principaux : l’efficacité économique, la simplification opérationnelle et l’amélioration de l’expérience utilisateur.
Efficacité économique et refacturation intégrale
L’avis électronique présente un avantage économique de taille. Ainsi, il permet aux syndics de transmettre jusqu’à 256 Mo de documents – soit environ 19 000 pages – pour un coût fixe, selon AR24. Contrairement à l’envoi papier, dont le tarif augmente avec le volume, cette tarification unique leur permet de mieux maîtriser leurs dépenses. Par exemple, une convocation de 50 pages envoyée à plusieurs dizaines de copropriétaires peut vite alourdir la facture en version papier. Avec l’avis électronique, les syndics refacturent 100 % des frais d’envoi aux copropriétaires, sans surcoût variable. Résultat : l’impact sur les charges reste totalement neutre.
Dans un contexte où les syndics sont appelés à optimiser leurs coûts sans dégrader la qualité de service, cette solution représente un levier stratégique. Elle combine maîtrise budgétaire, efficacité administrative et conformité réglementaire.
Gains de temps et suppression des délais postaux
L’acheminement instantané de l’avis électronique élimine les 3 à 4 jours de délai postal traditionnel. Cette rapidité permet aux syndics de respecter plus facilement les délais légaux de convocation (21 jours minimum avant l’assemblée générale) et d’optimiser leur planning d’assemblées générales.
La dématérialisation supprime également les tâches chronophages liées à l’impression, l’enliassage, la mise sous pli et l’acheminement vers La Poste. Ces opérations, souvent externalisées à des prestataires spécialisés, représentent un coût et une complexité logistique non négligeables pour les cabinets de syndic.
Amélioration de l’expérience copropriétaire
Enfin, pour les copropriétaires, l’avis électronique apporte une vraie simplification au quotidien.
Plus besoin de se rendre en bureau de poste pour récupérer un recommandé en cas d’absence. Sachant que ce type de courrier risque de repartir à l’expéditeur après 15 jours sans retrait.
Avec l’avis électronique, ce scénario appartient au passé. Désormais, le document reste accessible pendant 21 jours. Il peut être consulté à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté : ordinateur, tablette ou smartphone. Autrement dit, la réception des communications est plus souple, plus rapide et bien mieux adaptée aux usages actuels. Cette accessibilité permanente renforce l’efficacité des échanges tout en améliorant l’expérience utilisateur pour les copropriétaires.
Le processus technique de l’avis électronique
Le fonctionnement de l’avis électronique repose sur un processus technique rigoureux qui garantit à la fois la sécurité juridique et la simplicité d’utilisation. Ce mécanisme respecte scrupuleusement les exigences du décret n°2020-834 du 2 juillet 2020.
Transmission et horodatage sécurisés
L’avis électronique est horodaté dès sa transmission vers les serveurs sécurisés d’AR24, situés en France. Cette étape génère instantanément une preuve de dépôt et de transmission. C’est un document essentiel qui matérialise l’envoi et fait courir les délais légaux. Le destinataire reçoit immédiatement une notification par email contenant un lien hypertexte sécurisé.
Caroline Drouart souligne un avantage majeur : “L’avis électronique permet de prouver l’intégrité du contenu. On peut prouver ce qu’on a envoyé à un copropriétaire.” L’ensemble des pièces jointes, preuves et courriers sont conservés pendant une année complète par AR24.
De plus, cette notification email présente l’avantage majeur d’afficher clairement l‘identité de l’expéditeur et l’objet du courrier, contrairement aux avis de passage traditionnels qui ne mentionnent pas ces informations. Cette transparence facilite l’identification et encourage l’ouverture par les copropriétaires.
Mécanisme de réception et relances automatiques
Le processus de réception est remarquablement simple pour les copropriétaires. Le destinataire reçoit une notification par email l’informant qu’un courrier recommandé l’attend, avec un lien direct pour y accéder en un clic. Aucune identification complexe n’est requise, contrairement aux lettres recommandées électroniques traditionnelles.
Pour optimiser les taux de réception, AR24 programme automatiquement quatre relances durant la période de 21 jours. Cette stratégie s’avère particulièrement efficace, permettant d’atteindre des performances supérieures à 80% de réception – un résultat remarquable dans le secteur de la communication électronique.
Gestion de la non-réception
En cas de non-ouverture, le processus reste valide juridiquement. Si le copropriétaire ne confirme pas la réception au terme des 21 jours, le système génère automatiquement une preuve de non-réclamation ou de négligence. Cette preuve produit les mêmes effets juridiques qu’un recommandé papier non retiré en bureau de poste. Elle garantit ainsi la validité de la procédure même en cas de non-réponse du copropriétaire.
Sécurité et conservation des données
La sécurité constitue un enjeu majeur de l’avis électronique, particulièrement dans un contexte où la dématérialisation soulève des interrogations légitimes sur la fiabilité et la pérennité des données.
Protection contre le spam et délivrabilité exceptionnelle
Les chiffres communiqués par AR24 parlent d’eux-mêmes : moins de 0,01 % des notifications électroniques finissent dans les dossiers de spam. Cette délivrabilité exceptionnelle s’explique par une infrastructure technique performante et la reconnaissance d’AR24 comme référence dans le domaine du recommandé électronique.
Cette fiabilité répond à une inquiétude bien connue des syndics. Beaucoup redoutaient que les filtres anti-spam bloquent leurs communications importantes et compromettent la bonne information des copropriétaires. Pourtant, les statistiques d’AR24 prouvent qu’ils maîtrisent désormais ce risque. Grâce à son expertise technique, l’entreprise offre un canal de diffusion sécurisé, stable et parfaitement adapté aux enjeux de la gestion de copropriété.
Stockage et accessibilité des preuves juridiques
La conservation des données est l’un des grands atouts de l’avis électronique. Toutes les preuves générées sont équivalentes à celles d’un recommandé papier, mais entièrement dématérialisées. Grâce à cette digitalisation, les syndics bénéficient d’un réel confort de gestion. Le classement, la recherche et l’accès aux documents probants deviennent nettement plus simples et rapides.
Par ailleurs, les données sont stockées sur des serveurs localisés en France. Ce choix offre une garantie supplémentaire en matière de sécurité. En restant sous juridiction française, les informations sensibles des copropriétés sont mieux protégées. Cela facilite également les démarches en cas de procédure judiciaire.
Enfin, l’accès aux historiques est grandement simplifié grâce à l’interface en ligne d’AR24. Les syndics peuvent consulter en quelques clics les preuves d’envoi et de réception. Ce fonctionnement tranche avec la gestion souvent laborieuse des accusés de réception papier, source de pertes ou de recherches fastidieuses.
Mise en œuvre pratique pour les syndics
L’avis électronique peut être mis en place selon trois modalités, pensées pour s’adapter à tous les profils de syndics.
- L’accès direct via la plateforme ar24.fr. Simple et rapide à prendre en main, cette solution convient particulièrement aux petites structures ou à ceux qui souhaitent tester le dispositif sans modifier leur organisation.
- L’intégration via les éditeurs de logiciels métier. Idéale pour les cabinets déjà équipés d’outils de gestion, cette solution rend l’avis électronique totalement transparent.
Il devient une “brique complémentaire” intégrée aux processus existants, sans rupture dans les usages. - Passer par un prestataire de services. Certaines offres globales incluent l’avis électronique AR24 et proposent un accompagnement sur mesure. C’est le cas de la société Edilink. Cette solution est adaptée aux syndics qui souhaitent externaliser leurs envois et déléguer l’ensemble du processus de communication.
Comme le détaille Caroline Drouart : “Nos clients syndics nous utilisent soit directement sur notre site AR24 […] mais il faut savoir qu’on a aussi beaucoup de partenaires éditeurs de logiciel, les principaux en fait avec lesquels on collabore qui ont intégré AR24 dans leur logiciel métier.”
Grâce à cette diversité d’options, chaque professionnel peut choisir l’approche la mieux adaptée à son fonctionnement et à ses contraintes techniques. Cette souplesse facilite une adoption progressive et sereine de l’avis électronique dans la gestion quotidienne des copropriétés.
FAQ – Avis électronique en copropriété
L’avis électronique a-t-il la même valeur juridique qu’un recommandé papier ?
Oui, l’avis électronique possède exactement la même valeur juridique qu’une lettre recommandée papier traditionnelle. Un Prestataire de Service de Confiance Qualifié (PSCO) certifié par l’ANSSI, comme AR24, doit l’envoyer pour garantir sa validité juridique. Les preuves générées (dépôt, transmission, réception ou négligence) sont équivalentes à celles du recommandé papier.
Depuis quand le consentement des copropriétaires n’est-il plus obligatoire ?
Depuis la loi n°2024-322 du 9 avril 2024, les syndics n’ont plus besoin d’obtenir le consentement préalable des copropriétaires pour envoyer des avis électroniques. Ils transmettent désormais par défaut les communications réglementées (convocations, PV d’AG, mises en demeure) par voie électronique. Seuls les copropriétaires souhaitant maintenir l’envoi papier doivent en faire la demande expresse.
Quels documents peuvent être envoyés par avis électronique ?
Les syndics de copropriété utilisent exclusivement l’avis électronique pour trois types de communications : les convocations d’assemblées générales, les procès-verbaux d’assemblées générales et les mises en demeure. Pour tous les autres courriers nécessitant une valeur probante, il faut utiliser la lettre recommandée électronique classique ou le recommandé papier.
Que se passe-t-il si un copropriétaire n’ouvre pas son avis électronique ?
Si le copropriétaire ne confirme pas la réception dans un délai de 21 jours, le système génère automatiquement une preuve de non-réclamation ou de négligence. Cette preuve produit les mêmes effets juridiques qu’un recommandé papier non retiré en bureau de poste. Pendant ces 21 jours, le prestataire envoie quatre relances automatiques pour maximiser les chances de réception.
L’avis électronique peut-il être refacturé aux copropriétaires ?
Oui, le syndic peut refacturer à 100 % l’avis électronique aux copropriétaires, contrairement au recommandé papier. Le tarif est fixe, indépendamment du volume de documents joints (jusqu’à 256 Mo), ce qui représente un avantage économique significatif pour les copropriétés, particulièrement avec des convocations volumineuses.
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