Convocations d’assemblées générales : réduire l’impact écologique

Convocations d'assemblées générales : réduire l’impact écologique

Comment réduire l’impact écologique des convocations d’assemblées générales de copropriété ? Les convocations ainsi que les documents annexes, volumineux à l’impression, peuvent-ils être dématérialisés ? Qu’en est-il alors qu’ils ne figurent pas dans la liste des documents présents dans l’intranet de copropriété ?

Doit-on adapter la réglementation pour ajouter les convocations d’assemblées générales dans l’espace numérique sécurisé ?

Le droit de la copropriété impose la convocation des copropriétaires, chaque année, en assemblée générale. Un ordre du jour est alors rédigé. Conformément à l’article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, il s’appuie sur des documents nécessaires à une prise de décision éclairée.

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Il faut pouvoir rapporter la preuve de la validité de cette convocation. C’est pourquoi, traditionnellement, elle est adressée en courrier papier, en recommandé avec avis de réception. Mais selon le nombre de questions inscrites à l’ordre du jour, elle comprend plus ou moins de feuilles de papier. Aussi, en moyenne, une convocation compte en moyenne une centaine de feuilles. Sachant d’autant plus que seules 20 % des destinataires les lisent et les conservent.

C’est pourquoi, la députée Laurence Trastour-Isnart s’intérroge sur l’impact écologique des convocations d’assemblées générales de copropriété. Pour éviter de gaspiller trop de papier, elle propose d’adresser par courrier recommandé avec avis de réception que l’ordre du jour de l’assemblée générale.

De cette façon, les copropriétaires pourraient consulter les annexes à cette convocation sur l’extranet. Un espace numérique sécurisé imposé par la loi dans lequel ils peuvent déjà consulter les documents importants sur leur immeuble. Aussi, le décret n° 2019-502 permet-il de réduire l’impact environnemental de l’impression des convocations d’assemblées générales en utilisant l’espace numérique sécurisé ?

Les règles de convocations des assemblées générales de copropriété

Pour les immeubles soumis au statut de la copropriété, les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises lors de l’assemblée générale. Conformément aux dispositions de l’article 17 de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965.

En effet, l’assemblée générale réunit les copropriétaires au moins une fois par an sur convocation du syndic. L’article 9 du même décret prévoit que le syndic notifie la convocation à chaque copropriétaire. Pour cela, il doit le faire au moins vingt et un jours avant la tenue de l’assemblée générale. De plus, celle-ci doit contenir l’ordre du jour qui précise chacune des questions qui seront soumises au vote.

En outre, l’article 11 de ce décret liste les documents en lien avec les questions abordées lors de l’assemblée générale. Elles doivent être notifiées au plus tard en même temps que l’ordre du jour.

Ces notifications sont faites soit par :

  • lettre recommandée avec demande d’avis de réception,
  • voie électronique comme le prévoit l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965. Sous réserve d’obtenir l’accord exprès des copropriétaires.

Les notifications peuvent se faire par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues par les articles R. 53 à R. 53-4 du Code des postes et des communications électroniques. Mais aussi, au moyen d’un procédé électronique mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié. Celui-ci devra alors garantir l’intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications. Notons que ce dernier procédé est mentionné à l’article 64-2 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967. Dans sa rédaction issue du décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020.

La convocation « papier » par lettre RAR, n’est donc pas la voie exclusive de notification des convocations d’assemblées générales.

Des documents mis à disposition dans un espace sécurisé en ligne

En outre, conformément aux dispositions de l’article 64-1 du décret du 17 mars 1967, les syndics peuvent notifier la liasse de documents qui est jointe aux convocations d’assemblées générales. Ils seront alors mis à disposition dans un espace en ligne réservé aux copropriétaires qui auront donné leur accord exprès.

Dans ce cas, la convocation de l’AG doit préciser expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de leur mise à disposition. De cette façon, ce dispositif repose sur un accord de chaque copropriétaire pour des notifications par voie dématérialisée. Ainsi, il tient compte des personnes qui n’ont pas accès à internet. Mais d’autre part, il incite les copropriétaires à s’engager dans la voie de la dématérialisation des échanges.

La mise à disposition de la convocation dans l’espace sécurisé en ligne ne peut valoir à elle-seule notification

Notons toutefois que la mise à disposition de la convocation dans l’espace sécurisé en ligne ne peut valoir à elle-seule notification. Car, elle ne permet pas de garantir l’intégrité des données contenues dans la convocation. De même, il n’est pas possible de s’assurer que chaque copropriétaire a bien pris connaissance de ce document dans le délai impératif d’au moins vingt-un-jours avant la date de la réunion. Cela, indépendamment de sa consultation effective.

Alors, il faudra encore continuer à utiliser parallèlement les deux modes de diffusion de la convocation. Mais dans ces conditions, il n’est toutefois plus nécessaire de joindre à la convocation un volume important de documents.

Puisque le copropriétaire qui a donné son accord pour une transmission par voie électronique est informé que les documents sont accessibles en ligne. Il connait la durée de cette mise à disposition. Toutes ces informations lui sont communiquées dans la convocation qui lui est envoyée. Cette procédure devrait permettre à certaines copropriétés de réaliser des économies substantielles, en évitant des envois papiers volumineux. Au regard de l’ensemble de ces éléments, il n’est pas envisagé de modifier la réglementation actuellement en vigueur.

> Question N° 31757 de Mme Laurence Trastour-Isnart (Les Républicains – Alpes-Maritimes ) publiée au JO le 11 août 2020 – page : 5402

> Question N° 31145de Mme Michèle Tabarot (Les Républicains – Alpes-Maritimes ) publiée au JO le 14 août 2020 – page : 4865

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