Contrôle des comptes : Team Copro au salon de la copropriété 2021

Lors du salon de la copropriété 2021, nous avons pu rencontrer plusieurs de nos abonnés et partenaires professionnels. Retrouvez l’interview de Michel Drouère et Patrice Manilève, associés fondateurs de Team Copro. Nous avons évoqué le contrôle des comptes et la gestion des copropriétés.

Pouvez-vous présenter Team Copro en quelques mots ?

Bonjour, Patrice Manilève, je suis président de Team Copro. Cette association a été créée en 2018, par quatre anciens contrôleurs des comptes dont Michel Drouère et moi-même.

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interview de Michel Drouère et Patrice Manilève, associés fondateurs de Team Copro. Nous avons évoqué le contrôle des comptes et la gestion des copropriétés.
Patrice Manilève et Michel Drouère, co-fondateurs de Team Copro

 

Anciennement salariés de l’association l’ARC, l’association des responsables de copropriété, nous avons décidé de proposer ce service de contrôle des comptes à tout type de copropriété. Nous intervenons, principalement en région parisienne, mais également en province.

En quoi consiste cet accompagnement et ce service de contrôle des comptes de copropriété ?

Bonjour, je suis Michel Drouère. Notre intervention peut se situer à tout moment dans la vie de la copropriété, mais il y a un moment particulièrement représentatif : la préparation de l’assemblée générale.

En effet, le conseil syndical a dans ses missions de contrôler le travail du syndic. Aussi, il est prévu un contrôle de comptes avant que ces derniers soient présentés en assemblée générale. En effet, on va demander aux copropriétaires d’approuver les comptes et après il est très difficile de revenir en arrière.

Quelles peuvent être les conséquences d’une mauvaise préparation ou bien d’une absence de contrôle ?

La première conséquence va être que la copropriété perd énormément d’argent parce que les comptes n’ont pas été contrôlés. La deuxième conséquence, c’est évidemment la recherche de la responsabilité du conseil syndical. Puisque c’est dans ses fonctions de contrôler les comptes avant qu’ils ne soient approuvés. On parle alors de responsabilité juridique, mais surtout morale vis-à-vis des autres copropriétaires puisqu’un conseiller syndical est un avant tour un bénévole.

Or, on observe que les membres du conseil syndical rencontrent parfois des difficultés à accomplir correctement cette mission. En effet, il faut vérifier les dépenses poste par poste. Ainsi, en premier lieu, on analyse toutes les factures. Toutefois, cela ne suffit pas car, ce n’est que la partie émergée de l’iceberg. D’ailleurs, on peut aller chez le syndic, mais on peut tout aussi bien le faire à distance. Puisque désormais, les factures sont de plus en plus en ligne sur l’extranet. Pour autant, on n’aura pas une vision des gros postes de dépenses, comme le chauffage.

Il faut suivre les gros postes de dépenses

Est-ce que l’on est dans des chiffres vraisemblables étant donné l’âge de la copropriété, le nombre de lots, l’âge de la chaufferie ? Est-ce que l’on peut comparer notre consommation avec d’autres copropriétés comparables ?

Prenons l’exemple de l’eau, qui est un autre grand poste de dépense. Ainsi, on va pouvoir contrôler les consommations qui sont relevées par les grands prestataires de relève des consommations comme Proxiserve, ista, etc. Ces prestataires vont fournir au syndic des relevés. Le problème, c’est que le syndic n’a pas le temps d’y jeter un œil. C’est pour cela que l’on se retrouve avec des situations absurdes. Comme, un coiffeur pour dames en pied d’immeuble avec une consommation minime de 40 mètres cubes par an ! Ce n’est pas vraisemblable, il faut compter au moins 350 mètres cubes et non 40.

De notre côté, on sait déceler, tout de suite ces invraisemblances à partir du contrôle des comptes de la copropriété. C’est vrai pour les dépenses poste par poste, les comptes annuels, mais également pour les comptes qui se poursuivent sur plusieurs années. Or, les conseils syndicaux s’occupent assez rarement de ces comptes-là.

Est-ce que vous pouvez faire le contrôle des comptes à la place du conseil syndical ou est-ce que vous devez simplement les accompagner ?

Par principe, on accompagne le conseil syndical au contrôle des comptes, on ne le fait pas à sa place. Aussi, dans notre démarche, le devis est systématiquement adressé au conseil syndical, c’est à lui de l’accepter. Dès lors que la prestation est commandée par le conseil syndical, la facture est prise en charge par la copropriété. Pour autant, on prend rendez-vous avec le conseil syndical chez le syndic pour le contrôle des comptes.

À cette occasion, on essaye de faire preuve de pédagogie pour faire monter en compétence le conseil syndical. De surcroit, on profite de la connaissance du conseil syndical de sa copropriété. Puisque pour notre part, on s’appuie essentiellement sur des documents chiffrés. En principe, lorsque l’on intervient pour la première fois, on n’a pas connaissance de la configuration de l’immeuble, des équipements, etc. En cela, le conseil syndical est indispensable pour nous aider à confirmer des hypothèses de bonne ou de mauvaise imputation des prestations. Voire éventuellement, des prestations diligentées par le syndic sans l’accord du conseil syndical.

Aussi, pour toutes ces raisons, on a absolument besoin du conseil syndical. À tel point que lorsque l’on établit notre rapport à l’issue du contrôle, on communique ce rapport au conseil syndical. Bien plus encore, on recueille ses impressions pour éventuellement compléter, corriger ce que l’on aurait peut-être mal compris. D’ailleurs, c’est seulement à ce moment-là que l’on considère que le rapport est validé.

Pour résumer, on ne prétend pas et surtout, on ne veut pas réaliser le contrôle des comptes tout seul. C’est toujours en partenariat avec le conseil syndical. Par contre, on lui propose notre méthodologie, etc.

Engager le contrôle des comptes 3 mois avant l’assemblée générale

Enfin, je donnerai un petit conseil aux copropriétaires. Vous devez être conscient que le contrôle des comptes doit se faire trois mois avant l’assemblée générale. En effet, cela vous laissera une légère marge de manœuvre. Puisque après la clôture des comptes, le syndic va demander au minimum un mois pour faire la clôture. Ensuite, il a 6 mois pour faire l’assemblée générale.

Ainsi, pour que les comptes puissent être corrigés, apurer, rectifier, il faut que le contrôle des comptes soit réalisé bien en amont de la convocation. De sorte que l’on puisse entreprendre un travail constructif et éventuellement proposer des résolutions en assemblée générale. Toutefois, on peut aussi intervenir à tout moment sur la demande du conseil syndical…

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