Conciergerie Digitale : un nouveau service de Pro.Archives

Conciergerie Digitale : un nouveau service de Pro.Archives

Pro.Archives continue son évolution vers les nouvelles technologies et lance un nouveau service : la Conciergerie Digitale. Cette nouvelle offre vient compléter le lancement l’année dernière de la solution d’intelligence artificielle “Koproo”. De quoi s’agit-il exactement ? Les explications de Yoann Zaouche, directeur de la Division Digitale de Pro.Archives.

Conciergerie digitale : un panel de services pour du 100 % digital

Pro.Archives est le leader français de l’archivage et de la gestion documentaire pour les Syndics de copropriétés et Administrateurs de biens. Notre objectif est de faciliter le quotidien des professionnels de l’immobilier. Nous sommes à l’écoute des besoins de nos clients qui souhaitent plus que jamais gagner du temps sur des tâches chronophages. Pourtant, certaines opérations répétitives sont indispensables à l’activité comme la gestion du courrier. On ne s’en rend pas toujours compte mais les étapes sont nombreuses : réception, ouverture, tri, numérisation, classement, archivage…

URMET 2020 – Bannière 1
Les Copros Vertes (CERQUAL)
Conciergerie digitale ProArchives

Alors, quelle stratégie appliquer pour pouvoir se consacrer pleinement à des clients toujours plus exigeants ? C’est pour répondre à cette interrogation que nous avons mis en place un nouveau service, la « Conciergerie Digitale ». Le but est de faire entrer nos clients qui le souhaitent dans le 100% digital. Toutefois, nous savons que l’automatisation de la gestion du courrier est une affaire de spécialiste. C’est pourquoi, de manière concrète et réelle, notre panel de services a pour finalité, la disparition de la gestion du papier dans les bureaux de nos clients.

Conciergerie digitale - Pro.Archives

À cette fin, la Conciergerie Digitale permet de ne plus recevoir son courrier, grâce à ce que l’on appelle l’externalisation du courrier entrant. Concrètement, nos clients reçoivent leur courrier du jour directement sur leur ordinateur au format dématérialisé. À savoir, les services de La Poste redirige le courrier. Ainsi, ce dernier est directement acheminé dans les centres d’archivage de Pro.Archives. De là, nos opérateurs s’occupent de l’ouvrir, le trier, le scanner pour l’envoyer sous format électronique à nos clients. De plus, nous en profitons pour archiver les originaux directement dans nos entrepôts sécurisés.

Une solution à la carte, en toute tranquillité

Supprimer des tâches en interne permet de gagner considérablement en productivité. Mais les externaliser peut constituer un risque. Tout dépend de qui s’en occupe ! Sur la gestion documentaire, Pro.Archives est le leader historique auprès des professionnels de l’immobilier. C’est dire que ce n’est pas un nouvel acteur qui arrive avec de belles promesses. En mai 2020, PRO.ARCHIVES fêtait ses 20 ans d’activité ! Nous avons toujours pris grand soin des documents de nos clients, ce qui fait la force de Pro.Archives et continue de guider sa stratégie.

C’est vrai que nous sommes surtout connu pour la gestion des archives, alors comment nous est venue cette idée de Conciergerie Digitale ?

C’est une combinaison d’au moins deux facteurs.

Le premier est la suite logique de la transition digitale opérée depuis plusieurs années. L’archivage du papier constitue le métier historique de Pro.Archives. Progressivement, l’entreprise a évolué vers la dématérialisation. De cette façon, nous avons numérisé les documents de nos clients puis mis à leur disposition sur une plateforme.

Par la suite, on s’est spécialisée dans les outils d’Intelligence Artificielle (IA). Car, il était nécessaire de pouvoir reconnaître, analyser et traiter les documents numérisés. D’ailleurs, sur ce dernier point, Koproo offre les meilleures performances du marché. Puisque nous sommes en moyenne à 95 % de reconnaissance automatique des données sur une facture. De plus, Koproo est désormais compatible avec les principaux éditeurs comptables.

L’autre point est plus général. Nous vivons dans un monde de plus en plus connecté. À titre personnel, nous traitons en permanence de l’information. Que ce soit dans des mails par exemple, depuis notre smartphone ou notre ordinateur. Il est donc inévitable que l’information professionnelle subisse le même sort. C’est d’ailleurs le cas actuellement. De sorte que le papier devient plus difficile à gérer. À présent, il est devenu chronophage et répétitif. Notons que la crise sanitaire, qui a impacté durement nos organisations, n’a fait qu’accentuer ce phénomène. Le télétravail devient la norme et nos clients ont besoin de recevoir l’information pour continuer de travailler efficacement, peu importe où ils se trouvent.

Rien de plus simple alors que de faire appel à une solution globale comme la conciergerie digitale. Choisissez ce dont vous avez besoin : archivage, gestion documentaire, traitement des factures, gestion du courrier… Facilitez-vous la vie en toute tranquillité !

Guide des Pros 2020 (728×150)