Communications dématérialisées de la copropriété : les 6 propositions du GRECCO

GRECCO - Communications dématérialisées de la copropriété
Communications dématérialisées de la copropriété.

Le groupe de recherche sur la copropriété (GRECCO) a émis six propositions relatives aux communications dématérialisées des copropriétés et à leur accès sur un espace sécurisé en ligne.

Propositions du GRECCO sur des dispositions du décret du 23 mai 2019

 

Le groupe de recherche sur la copropriété (GRECCO) a émis des propositions sur quelques dispositions du décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne.

Il est question également du décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 portant diverses mesures relatives au fonctionnement des copropriétés et à l’accès des huissiers de justice aux parties communes de l’immeuble.

Ces propositions portent sur :

  • les modalités de l’accord du copropriétaire pour recevoir les notifications et/ou les mises en demeures par voie électronique,
  • le choix offert aux copropriétaires de recevoir les notifications, les mises en demeure ou les deux par voie électronique ;
  • les modalités de participation des copropriétaires aux assemblées générales par visioconférence ou audioconférence ;
  • la feuille de présence ;
  • la liste des documents mis à la disposition de l’ensemble des copropriétaires sur l’espace en ligne ;
  • l’obligation de mise à jour de l’Extranet.

Accord du copropriétaire et risque de confusion sur la « date certaine »

 

L’alinéa 2 de l’article 64-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 modifié par le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 prévoit que l’accord peut être donné « à tout moment au syndic par tout moyen conférant date certaine ».

Cette formulation peut donner lieu à des difficultés d’interprétation. En effet, la référence expresse à la « date certaine » peut notamment créer une confusion avec les dispositions de l’article 1377 du Code civil qui prévoit que : « L’acte sous signature privée n’acquiert date certaine à l’égard des tiers que du jour où il a été enregistré, du jour de la mort d’un signataire, ou du jour où sa substance est constatée dans un acte authentique ».

En réalité, l’alinéa 2 de l’article 64-1 vise certainement les moyens conférant une « certitude sur la date », plutôt que la date certaine et ce, afin de faciliter la remise de l’accord du copropriétaire.

Le GRECCO craignant que cette incertitude ne suscite des contentieux en annulation des assemblées générales pour convocation irrégulière, rappelle qu’il incombe au syndic, en cas de litige sur la validité de la convocation ou de la notification du procès-verbal ou d’une mise en demeure, de faire la preuve de la validité de la notification ou de la mise en demeure.

Inversement, il incombera au copropriétaire de rapporter la preuve qu’il a retiré un tel accord.

Il est donc suggéré au syndic de recueillir prioritairement cet accord au cours de l’assemblée générale puisqu’il est alors mentionné sur le procès-verbal. Toutefois, il est observé qu’en pratique les copropriétaires ne souhaitent pas donner leur accord en assemblée générale pour éviter que leur adresse électronique apparaisse sur le procès-verbal.

À défaut, l’accord pourra être adressé par le copropriétaire par lettre recommandée (postale ou électronique) avec demande d’avis de réception qui sera conservée dans les archives du syndicat et transmis au successeur à la fin du mandat.

De même, le syndic pourra mettre en place un système de recueil du consentement sur l’espace sécurisé de l’extranet de la copropriété, afin de permettre aux copropriétaires de cocher individuellement les modalités choisies pour recevoir les notifications et mises en demeure.

Cette possibilité garantirait la date de l’accord ou de son retrait et pourrait être transmise au successeur du syndic, compte tenu des nouvelles exigences de portabilité des données du syndicat des copropriétaires.

Le GRECCO propose donc une modification de l’alinéa 2 de l’article 64-1 du décret du 17 mars 1967 ainsi rédigé : « Lorsqu’il est formulé lors de l’assemblée générale, cet accord est mentionné sur le procès-verbal d’assemblée générale. Il peut également être adressé à tout moment au syndic par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par tout autre moyen présentant des garanties équivalentes ».

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Risque du choix de la voie électronique pour les mises en demeure

 

L’alinéa 1er de l’article 64-1 offre au copropriétaire la faculté de donner son accord pour recevoir par voie électronique les notifications, les mises en demeure ou les deux.

Le GRECCO constate des risques actuels inhérents aux communications électroniques et suggère aux copropriétaires de ne pas faire le choix de la voie électronique pour les mises en demeure.

Par ailleurs, il est recommandé aux syndics, en cas de recueil du consentement sur l’espace sécurisé de l’Extranet, de différencier clairement les trois options.

Dans le cadre de leur devoir de conseil, les syndics devront attirer l’attention du copropriétaire donnant son accord pour recevoir les mises en demeure par voie électronique, sur les conséquences d’un tel accord.

La participation des copropriétaires aux AG par visioconférence ou audioconférence doit présenter des garanties suffisantes

 

L’article 17-1 A de loi du 10 juillet 1965 précise que : « Les copropriétaires peuvent participer à l’assemblée générale par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification ».

De même l’article 13-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 inséré par l’article 6 du décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 vient en définir les contours. Ainsi, l’assemblée générale doit, en application du texte, recourir à un système garantissant l’identification des copropriétaires qui participeront à l’assemblée générale à distance.

Ce système doit en outre proposer un vote sécurisé à distance comme cela existe dans les assemblées générales des sociétés anonymes, ainsi qu’un émargement électronique de la feuille de présence.

En cas de contestation sur l’identité des copropriétaires participant à distance à l’assemblée générale, il appartiendra au syndic de rapporter la double preuve qu’une assemblée générale préalable a statué sur la tenue d’une assemblée générale par visio ou audioconférence, et que le système utilisé permettait cette identification, sous peine d’annulation de l’assemblée générale.

Le GRECCO suggère aux syndics de refuser toute participation de copropriétaire par « voie électronique », visioconférence ou audioconférence avant qu’une assemblée générale ait statué sur les moyens et supports techniques offrant les garanties exigées par la loi. De cette façon, il sera exclu des systèmes tels que « Skype » , « Facetime » ou « WhatsApp » en l’état actuel de ces applications, ne présentant pas de garanties suffisantes d’identification du copropriétaire.

La feuille de présence annexée ou annexe du procès-verbal ?

 

Auparavant, il était stipulé que la feuille de présence constituait une annexe du procès-verbal avec lequel elle était conservée. Mais la nouvelle rédaction de l’article 17 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 relatif au procès-verbal de l’assemblée générale, précise désormais que « La feuille de présence est annexée au procès-verbal ».

La question se pose de savoir si cette modification impose dorénavant au syndic de copropriété de notifier la feuille de présence avec le procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants en application de l’article 42, alinéa 2, de la loi de 1965.

Dans la mesure où la feuille de présence est toujours qualifiée d’annexe du procès-verbal ; l’article 42, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965 n’a pas été modifié et n’impose que la notification du procès-verbal.

Le GRECCO considère que le glissement de la mention relative à la feuille de présence annexe du procès-verbal de l’article 14 à l’article 17 du décret du 17 mars 1967 est une mesure de simplification qui clarifie la nature de la feuille de présence et sous-entend qu’elle est conservée avec le procès-verbal et que cette modification n’a pas pour conséquence d’obliger le syndic à notifier la feuille de présence en même temps que le procès-verbal de l’assemblée générale aux copropriétaires opposant ou défaillant. Il est donc suggéré au syndic de conserver la feuille de présence en annexe du procès-verbal et de la notifier uniquement à première demande d’un copropriétaire.

Documents sur l’espace en ligne : pas de correspondance avec les documents à transmettre au notaire

 

À la lecture de l’article 1er du décret n° 2019-503 du 23 mai 2019 concernant la liste des documents mis à la disposition de l’ensemble des copropriétaires sur l’espace en ligne. Le GRECCO remarque que la liste ne concorde pas sur certains points avec la liste des documents à transmettre au notaire en vue de la rédaction de l’acte de vente.

En effet, le 8° de l’article 1er du décret du 23 mai 2019 vise la mise à disposition des « procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés par ces assemblées », alors que l’article L. 721-2 du Code de la construction et de l’habitation qui dresse la liste des documents remis à l’acquéreur lors de la vente d’un lot à usage total ou partiel d’habitation vise : « c) Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, sauf lorsque le copropriétaire vendeur n’a pas été en mesure d’obtenir ces documents auprès du syndic ».

Or la mise en ligne de documents dans l’espace sécurisé du syndicat a notamment pour objet de pouvoir faciliter la communication à l’acquéreur des documents à l’occasion de la vente du lot à usage total ou partiel d’habitation.

En outre, il est possible qu’il y ait eu plusieurs assemblées générales au cours d’une même année. Il apparait pourtant nécessaire de fluidifier les transactions immobilières tout en protégeant les intérêts des acquéreurs.

Le GRECCO propose de modifier le texte du décret du 23 mai 2019 en imposant au syndic de mettre à la disposition de l’ensemble des copropriétaires « l’ensemble des procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années ».

Obligation de mise à jour de l’Extranet

 

À la lecture de l’article 33-1-1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 dans sa rédaction issue du décret n° 2019-650 du 27 juin 2019, il est prévu une actualisation au minimum une fois par an par le syndic, dans les trois mois précédant l’assemblée générale annuelle.

Le GRECCO remarque que l’obligation minimale d’actualisation des documents par le syndic est utile, mais que l’actualisation dans les trois mois précédant la date d’assemblée générale a pour conséquence de laisser au syndic neuf mois après la tenue de l’assemblée générale annuelle chargée de l’approbation des comptes pour effectuer cette mise à jour.

Or ce délai de neuf mois est trop long pour permettre au copropriétaire d’obtenir, par l’extranet, les documents à fournir à l’acquéreur lors de la promesse de vente. Par ailleurs, ce délai ne correspond pas à la pratique courante de la plupart des syndics professionnels.

Le GRECCO suggère donc de modifier l’alinéa 2 de l’article 33-1-1 du décret du 17 mars 1967, afin de réduire le délai de mise à jour obligatoire à trois mois à compter de la date de la tenue de l’assemblée générale : « L’ensemble des documents relatifs à la gestion de l’immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace, dont la liste minimale est définie par décret sont actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les trois mois suivant l’assemblée générale ayant approuvé les comptes ».

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Propositions du GRECCO relatives aux communications dématérialisées de la copropriété, 4 octobre 2019.

Eléments transmis par Maître Laurence Guégan-Gélinet, membre du GRECCO.