Comment améliorer la communication au sein des copropriétés ?

Comment améliorer la communication au sein des copropriétés ?

En cette période de crise sanitaire, on peut se demander comment maintenir et améliorer la communication au sein des copropriétés. Alors, on a posé la question à Séverine NGO, fondatrice de Seno. Que peut-on proposer aux copropriétés qui ont des difficultés, en ce moment, à faire passer les bons messages ?

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Les outils digitaux pour maintenir la communication au sein des copropriétés

La crise sanitaire empêche les déplacements. Effectivement, on constate que les gestionnaires de copropriété rencontrent des difficultés pour se rendre sur les résidences. Cela étant, les copropriétaires ont tendance à se plaindre d’une qualité de services en baisse sur ces derniers mois. En effet, le télétravail et le manque de mobilité rallonge les temps de réactivité.

De toute évidence, en cette période particulière, les professionnels doivent plus que jamais s’équiper d’outils digitaux. Certes, les copropriétés ont pris du retard en la matière. Les syndics comme les copropriétés n’ont pas saisi tout de suite cette opportunité. C’est pourquoi, avec notre solution Corseno, nous proposons des canaux de communication au sein des copropriétés totalement adaptés aux profils des différents utilisateurs.

Par exemple, il est tout à fait possible de gagner en efficacité afin de consacrer plus de temps à la gestion. On a conçu, un site web pour la copropriété. Dans cet espace dédié, vous pouvez déposer des informations sur les règles de vie de votre copropriété. Cela parait évident, toutefois, savez-vous où trouver les réponses aux petites questions que les gens se posent ? Quand est-ce qu’arrivent les nouveaux locataires ? Comment notre copropriété fonctionne-t-elle ? Il est vrai que nous disposons d’une réglementation applicable à la majorité des copropriétés. Toutefois, on constate que chaque copropriété s’organise un peu différemment, alors on est parfois perdu.

Corseno : une plateforme de communication au sein des copropriétés

Nous avons lancé une plateforme sur Internet qui s’appelle Corseno. Celle-ci permet de relier tous les acteurs d’une résidence entre eux. Notons que cette solution est ouverte à tous : gestionnaire, copropriétaire occupant ou non, membre du conseil syndical ou encore syndic de copropriété. Pour ce qui est des prestataires, ils ont également un espace dédié pour leurs interventions.

Globalement, vous allez trouver différents petits services à l’intérieur de la même solution. En effet, j’ai déjà évoqué parlé la partie site web de présentation. Outre cela, une autre partie importante du système consiste en la gestion des demandes.

Ainsi, ces demandes peuvent être de plusieurs ordres. En premier lieu, on note des questions simples à poser à son gestionnaire. Toutefois, cette même fonctionnalité permet de remonter des incidents relevés dans la copropriété. Il s’agit alors d’envoyer un message pour dire, par exemple, “le portail ne fonctionne plus en ce moment”. En sorte que la réactivité devienne bien meilleure. Puisque la première personne qui a connaissance de l’incident peut le remonter directement et très facilement.

De plus, nous avons prévu un système d’entraide entre voisins. La solidarité est de mise en ce moment où les plus faibles d’entre nous se retrouvent isolés et parfois démunis. Dans le cas où vous avez besoin d’aide, vous pouvez le signaler. De cette façon, les occupants de l’immeuble peuvent se répondre directement pour dire « Je peux vous aider pour faire des courses », par exemple.

Une solution de communication indépendante

Est-ce-que cette solution vient en appui de l’extranet qui est mis en place par le syndic dans la copropriété ? Est-ce qu’elle est intégrée dans le système de gestion du syndic ?

Non, en effet. C’est un choix qui appartient plutôt à la copropriété. À terme, je pense qu’il y aura des passerelles en place avec les différents extranets des syndics. Pour l’instant, nous avons constaté que les incidents sont visibles uniquement par le conseil syndical et pas forcément par les copropriétaires. Or, le locataire, lui, n’a pas du tout accès à cet espace. Avec notre plateforme Corseno, l’objectif est plutôt de redistribuer l’information commune à toutes les personnes concernées.

 

communication au sein des copropriétés - Corseno

 

Certes, cela ne concerne pas toutes les informations. Lorsque vous posez des questions plus personnelles à votre syndic, vous ne souhaitez pas du tout que les autres copropriétaires soient au courant. C’est pourquoi, nous avons mis en place des niveaux d’accès pour différencier les questions privées. Cependant, pour les incidents, nous devons informer toutes les personnes vivant sur la résidence.

Un meilleur confort de vie et un gain en matière de sécurité

En effet, dans le cadre d’une intervention d’entreprise, on a besoin de savoir que celle-ci a bien été programmée. On ne doit plus s’inquiéter dès que l’on croise quelqu’un qui fait des travaux sur la résidence. De fait, les occupants sont moins inquiets pour la sécurité de leur immeuble. C’est aussi le cas pour s’assurer du bon fonctionnement des équipements comme l’interphone. Et, lorsqu’il est en panne, de savoir si le syndic est au courant et va faire le nécessaire pour le faire réparer.

Par exemple, une personne m’a posé une question, en disant qu’elle avait besoin que son interphone fonctionne tel jour, mais il ne fonctionnait pas et je ne savais pas si l’événement avait été remonté au syndic. Donc, juste ce niveau d’information-là on ne l’a pas au niveau des copropriétés la plupart du temps.

Les outils digitaux vont-ils prendre plus de place au sein des copropriétés ?

Les difficultés que l’on rencontre aujourd’hui liées à la crise sanitaire va certainement influencer nos interactions par la suite. On peut penser que les outils digitaux vont certainement avoir une place de plus en plus importante dans les copropriétés.

Dans l’avenir, on va ajouter d’autres services aux résidences. C’est-à-dire que l’on va vouloir améliorer la qualité de vie chez soi et au niveau des copropriétés. Moi, j’habite dans le Sud, une région où l’on trouve des résidences avec des piscines et des terrains de tennis. Aujourd’hui, rien n’est prévu en matière de système de réservation. Pour réserver le terrain de tennis, il faut se déplacer sur place et mettre une petite clé dans une boîte pour dire « je le réserve ».

C’est pourquoi, on prévoit d’ajouter dans notre prochaine version, un système de réservation complètement en ligne. On pourra alors dire, via la plateforme réserver un cours de tennis. Dans le même esprit, on pourra demander à partir du système de questions : “est-ce que quelqu’un est intéressé pour faire du tennis avec moi ce jour-là ?”

Par ailleurs, de nouvelles résidences seront conçues avec des systèmes de télétravail intégrés et des salles réservées à cet usage. Là aussi, le système de réservation trouvera toute son utilité. Nul doute qu’avec les outils digitaux, nous allons créer de nouveaux services et améliorer la communication au sein des copropriétés.

Espérons, que de nouvelles opportunités s’offriront ainsi aux copropriétés dans un avenir proche ! En tout cas, on ne manquera pas de revenir vers vous Séverine NGO, pour proposer vos solutions à tous nos lecteurs.

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