La loi ALUR autorise depuis 2015 les échanges par voie électronique en Copropriété. CLEARBUS, Opérateur Postal Numérique, spécialiste des échanges documentaires à valeur probante, apporte l’expérience acquise dans plusieurs secteurs (Assurances, Notaires, Avocats, Collectivités…).
Derrière un ensemble de dispositifs techniques conformes aux exigences légales, la simplicité d’utilisation du système et sa facilité de mise en œuvre, permettent à chaque acteur de choisir d’envoyer et de recevoir leur courrier sous la forme dématérialisée, notamment en Lettre Recommandée Electronique (LRE).
Les différents Groupes de Travail, Commissions Interprofessionnelles, et Ministères, ayant bâti de nombreuses propositions depuis 4 ans, ont finalement vu aboutir leurs efforts le 21 octobre 2015, lors de la parution du Décret n° 2015-1325 relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis.
Acteur de la dématérialisation du courrier, depuis 2011, ClearBUS a développé une offre de courrier simple, prioritaire, recommandé avec ou sans AR, fondé sur une technologie innovante et certifiée par l’ANSSI (Agence de l’Etat). Le service LRE (Lettre Recommandée Electronique), conforme aux règlements en vigueur, est celui choisi par le Ministère du Logement pour la dématérialisation des notifications en copropriété (Convocation et PV d’AG, etc…)
Gain financier net pour le Copropriétaire
Actuellement évalués à 60€ par lot, les frais pour les envois des convocations et procès-verbaux d’assemblées générales couvrent
- Les fournitures diverses (matériel, papier, copies, enveloppes) pour 12€
- Les frais postaux (affranchissement) pour 18 €
- Les frais de gestion (personnel ou externalisation) pour 30 €
La dématérialisation ramène ces dépenses à 20 € par lot.
Le Copropriétaire se voit impliqué en sollicitant son accord exprès (consentement requis par décret), qui lui permet de réduire ses dépenses postales et documentaires, sans aucun coût pour cela.
Augmentation de performance pour le Syndic
Pour le syndic, les coûts supprimés correspondent à:
- des dépenses en matériel et fournitures, qui sont réellement évitées
- des dépenses d’affranchissement, qui ne dégagent aucune marge
- des frais externes ou des frais « ETP » réduits.
L’évolution vers les échanges numériques produit des gains organisationnels majeurs, et la réduction des frais facturés est compensée par une augmentation de sa marge nette : au lieu de 15% de marge sur 60€, il peut prétendre à une marge de 40% sur les nouveaux services. L’amélioration de ses performances permet au syndic d’absorber aisément une croissance réelle de son activité.
A propos de ClearBUS
ClearBUS est un éco-contributeur au développement de l’Economie Numérique. Sa solution de dématérialisation de courrier est développée avec le soutien de la BPI au titre d’une Aide à l’Innovation. En tant que Tiers de Confiance, ClearBUS applique le Référentiel Général de Sécurité élaboré par l’ANSSI (Agence Nationale de Sécurité des Système d’Information), qui a certifié son système d’échange documentaire. La légalité de ses procédés s’appuie également sur les principes décrétés pour la LRE (Lettre Recommandée Electronique) : Identification des correspondants, horodatage des échanges…
ClearBUS – Opérateur Postal Numérique – permet la dématérialisation du courrier proposant un service à vocation universelle, économique et éco-contributrice. Un courrier ClearBUS a la même valeur légale qu’un courrier « classique », qu’il soit simple ou recommandé. La réception d’un courrier numérique ClearBUS est gratuite, et ne nécessite aucun enregistrement préalable.
