Assemblée Générale : la checklist pour ne rien oublier !

Assemblée Générale : la checklist pour ne rien oublier !

Pour un syndic de copropriété la période des assemblées générales est une étape charnière plutôt stressante et qui représente un surcroit d’activité non négligeable. Pour vous assurer de ne pas oublier l’essentiel, le Groupe KEL, éditeur de solutions pour la gestion de copropriétés a compilé toutes les informations à retenir concernant les AG, depuis la création de l’ordre du jour jusqu’à l’envoi du procès verbal.

La préparation de l’assemblée générale : convocation et Ordre du jour

La convocation est la première étape incontournable de l’assemblée générale. Elle doit être envoyée par le syndic aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l’AG, en recommandé avec avis de réception ou par lettre recommandée électronique si le propriétaire en fait la demande et vous a communiqué son adresse électronique. L’ordre du jour accompagne la convocation à l’assemblée générale. Il s’agit de la liste des projets de résolutions, les questions sur lesquelles les copropriétaires seront appelés à délibérer.

Les résolutions. Certaines sont récurrentes comme l’élection du président de séance, l’élection du bureau, le compte rendu du Conseil Syndical, l’approbation des comptes de l’exercice clôturé, le quitus au syndic ou encore la présentation et l’approbation du budget prévisionnel…

Si le contrat du syndic arrive à échéance dans les 6 mois qui suivent l’AG, on trouvera aussi l’élection du syndic et du Conseil Syndical. D’autres résolutions s’ajoutent, davantage liées à la vie de l’immeuble comme les travaux ou les demandes particulières des propriétaires. Il est important de noter que les propriétaires peuvent vous demander d’inscrire un point à l’ordre du jour de la prochaine AG à tout moment de l’année, jusqu’à l’envoi de la convocation.

D’autres documents sont aussi associés à cette convocation, selon les points qui seront abordés lors de l’assemblée, comme  les annexes comptables obligatoires, les contrats et devis des fournisseurs pour les travaux, le contrat de syndic en cas de renouvellement, les courriers des propriétaires ayant effectué des demandes particulières…

Le déroulement de l’assemblée générale : présences et votes

La feuille de présence est signée par chaque copropriétaire dès le début de l’assemblée générale. C’est aussi à ce moment que les mandats doivent être fournis par les représentants. Le président de séance, élu à chaque assemblée générale, s’assure du bon déroulement des votes,  de la présence des votants ou de leur représentation. Il est accompagné d’un secrétaire ainsi que d’un ou plusieurs scrutateurs.

Les représentants : les copropriétaires qui ne seront pas présents peuvent désigner des personnes pour les représenter pendants l’assemblée générale. Ces représentants voteront en leur nom et pour leur compte. Un représentant ne peut pas représenter simultanément plus de 3 copropriétaires ou 5% des voix. Le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire dépend des tantièmes qu’il détient dans la quote-part de la nature dont dépend la résolution qui est votée. Chaque tantième équivaut à une voix.

L’adoption des décisions. Le type de majorité dépend de la résolution qui est votée et de la nature des charges associées. Les conditions d’application figurent dans la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.

Après l’assemblée générale : le procès verbal

Le procès-verbal est rédigé par le secrétaire à la fin de chaque assemblée générale. Il s’agit de la liste des décisions prises pendant l’AG. Il doit mentionner pour chaque résolution le nombre de voix obtenues, le nom des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus ainsi que les éventuelles réserves des copropriétaires. Les signatures du président de l’assemblée, du secrétaire et des scrutateurs doivent impérativement figurer sur le document. La feuille de présence, de l’assemblée générale, signée par les copropriétaires doit y être annexée, ainsi que les mandats des représentants.

La notification du procès-verbal doit être faite dans un délai de 2 mois pour les copropriétaires opposants ou défaillants. Le PV doit dans ce cas être envoyé par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre recommandée électronique si le copropriétaire en fait la demande et vous a communiqué son adresse électronique. Le syndic doit mettre le procès-verbal à la disposition de tous les copropriétaires qui en font la demande.

Les décisions votées. Le syndic doit mettre en place les éléments votés lors de l’assemblée générale pour la nouvelle année : budget, avances, travaux, membres du Conseil Syndical, demandes de rattachement au courrier électronique, demandes de devis pour la future AG…

Pour gagner du temps : des solutions tout en un

Pour gagner du temps dans la gestion de cette étape importante, la solution de gestion globale des copropriétés KEL Syndic 360 comprend entre autre un module spécifique « Gestion des assemblées générales ». Vous n’avez pas toujours accès à une connexion internet sur le site de l’assemblée générale, c’est pourquoi le module de gestion des AG est disponible hors ligne et se synchronise avec votre solution web KEL Syndic 360 à votre retour à l’agence !

Il vous facilite ainsi chaque étape de l’assemblée générale :

  • La préparation de l’ordre du jour avec des modèles de résolution à votre disposition
  • L’édition de la feuille de présence pour signature
  • La comptabilisation des présents, absents et représentés en vue des votes
  • L’enregistrement des votes avec la gestion des tantièmes et des majorités
  • L’édition du procès-verbal pour signature le jour de l’AG

Et la solution globale KEL Syndic 360 s’occupe du reste !

  • L’édition et l’envoi des convocations directement depuis la plateforme, en lettre recommandée postale ou électronique.
  • La notification du procès-verbal par voie postale ou électronique, en lettre simple ou recommandé, selon si les copropriétaires étaient opposants ou défaillants.
  • La mise à disposition de la convocation ainsi que du PV sur l’extranet de chacun de vos copropriétaires : Gérer-ma-Copro.

Pour plus d’information www.kel.fr