Assemblée générale en présentiel : quelles sont les contraintes ?

Assemblée générale en présentiel : quelles sont les contraintes ?

Depuis le 9 juin, les copropriétaires peuvent à nouveau tenir leur assemblée générale en présentiel. Toutefois, nous n’avons pas encore retrouvé la situation d’avant la crise sanitaire. C’est pourquoi nous faisons appel à Luigi Del Moral, Directeur Général de Cotoit, pour savoir quelles sont les contraintes à respecter.

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Un point d’étape sur l’organisation de l’assemblée générale de copropriété

Le gouvernement tient compte désormais de l’amélioration de la situation sanitaire liée à la Covid-19. Aussi, depuis le 9 juin 2021, l’assemblée générale de copropriété peut se tenir en présentiel.

organisation de l'assemblée générale de copropriété

 

On est bien sûr très impatients de retrouver nos réunions annuelles de copropriété, mais il va falloir encore attendre pour être tous réunis. Car, il y a encore quelques contraintes sanitaires à respecter. On peut dire que jusqu’ici, la réglementation sanitaire est allée plutôt dans le bon sens. Puisque l’on a pu continuer à tenir l’assemblée générale et respecter les obligations du syndic en matière de gestion. Finalement, nous avons réussi à nous adapter à cette situation de pandémie et son contexte difficile.

Il est vrai que depuis maintenant plus d’un an, il était quasi impossible de tenir des assemblées générales en présentiel. C’est pourquoi, des textes dérogatoires nous ont permis de les tenir en distanciel grâce à des outils de visioconférence, mais aussi par le dispositif du vote par correspondance.

Désormais, la loi relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire prolonge les dispositions permettant la tenue d’assemblée générale de copropriété à distance jusqu’au 30 septembre 2021. Est-ce une bonne chose ? Pas forcément si le recours à la visioconférence ou à l’audioconférence n’est pas possible. Car dans ce cas, les décisions peuvent être prises au seul moyen du vote par correspondance.

Un bilan en demi-teinte pour l’assemblée générale à distance

C’est vrai qu’en ce qui concerne le vote par correspondance, le bilan est plutôt en demi-teinte. Cette solution n’a satisfait personne, ni les copropriétaires qui avaient du mal à voter les sujets stratégiques, ni les syndics qui avaient du mal aussi à faire avancer la copropriété dans le bon sens.

À mon avis, le vote par correspondance a permis dans l’urgence de pouvoir répondre aux obligations réglementaires. Notamment, l’arrêté de compte ainsi que la tenue de l’assemblée générale. Par contre, très rapidement, on s’est aperçu que les copropriétaires avaient beaucoup de mal à voter des décisions clés. Celles qui en l’occurrence enclenchent des travaux de ravalement de façade ou d’autres travaux importants de rénovation énergétique.

De toute évidence, les syndics équipés en visioconférence ont pu répondre en partie à la difficulté du vote par correspondance. Le niveau de participation se renforce ce qui permet de rendre le vote plus actif sur des questions stratégiques. Toutefois, cette technique nécessite un équipement et des bons outils. Cela demande aussi une formation pour s’assurer du bon déroulement des réunions à distance. Car, il n’est pas évident de comptabiliser les votes en direct lorsque les participants sont nombreux.

Le retour de l’assemblée générale en présentiel et les contraintes à respecter

Les copropriétaires devront respecter plusieurs contraintes sanitaires, même si elles sont un peu allégées. En premier lieu, les participants devront respecter une distanciation d’un mètre entre eux. Par ailleurs, le lieu choisi devra permettre une jauge de 4 m2 par personne. Enfin, rappelons que la réunion d’assemblée générale ne devra pas dépasser les limites du couvre-feu de 23 heures. Et bien entendu, il est impératif de porter le masque et d’utiliser régulièrement du gel hydroalcoolique…

On est loin de notre assemblée générale d’avant qui pouvait durer de 2 à 5 heures avec selon l’ambiance un coup à boire à la fin ! Dans ces conditions, cela risque d’être compliqué pour les grandes copropriétés.

Car pour réunir une cinquantaine de personnes, on devrait être en capacité de louer une salle de 200 mètres carrés ! Ce qui est complètement improbable, déjà en région parisienne. Sans compter que cela va générer un surcoût important pour la copropriété. Ce retour de l’assemblée générale en présentiel sera probablement plus réalisable pour les petites copropriétés dans un premier temps.

Un autre point à préciser, on a une part non négligeable des arrêtés de compte qui tiennent compte du calendrier de l’année civile au 31 décembre. Aussi, un certain nombre d’AG doivent être tenues avant le 30 juin avec un planning chargé. Pour toutes ces raisons, il est certain que toutes les assemblées générales ne pourront pas être tenues en présentiel.

Une autre solution : organiser des assemblées générales mixtes de copropriété

On va bien sûr continuer à travailler avec les outils que l’on a pu mettre en place jusqu’à présent. Donc pour les gros travaux, les décisions importantes, on va inciter les syndics de copropriété à passer par la visioconférence. Toutefois, il faut maîtriser ces outils. Chez Cotoit, c’est un concept que l’on expérimente depuis plus d’un an. Notre première année pleine de commercialisation a été effectuée l’année dernière, donc l’année du Covid. Pour autant, nous avons pu tester grandeur nature les différents canaux digitaux. On en tire quelques enseignements notamment en matière de participation des copropriétaires. La visio peut être un vrai plus et parfois le score est même bien supérieur à celui d’une AG en 100 % physique.

Aussi, nous pensons que l’avenir réside dans l’organisation d’AG mixtes. Certains copropriétaires seront présents physiquement alors que d’autres assisteront à l’AG en visio. On gagnera probablement en efficacité et en prise de décision. D’ailleurs, Covid ou pas Covid, ce système peut être mis en place même si vous n’avez pas opté pour un syndic hybride comme nous. Par syndic hybride, j’entends un syndic capable de proposer du 100% physique, mais du 100% en distanciel ou un mix des deux lorsque c’est souhaité.

D’ailleurs, si on n’est pas équipé d’une caméra ou d’un micro, on peut se faire aider d’autres copropriétaires plus expérimentés. Ce qui permet alors de participer à une assemblée générale en distanciel.

Pour conclure

Certes, le dialogue reste de mise plus que jamais entre copropriétaires et syndic. L’essor du numérique a permis de mieux appréhender les enjeux des décisions prises lors des assemblées générales. Il est important de bien informer les copropriétaires de façon à ce qu’ils s’engagent dans la valorisation de leur patrimoine. En présentiel ou à distance, l’assemblée générale reste essentielle pour la gestion de votre propre patrimoine immobilier. Il est donc essentiel d’y participer.

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