Assemblée générale de copropriété : convocation et participation

Assemblée générale de copropriété : convocation et participation

Les décisions du syndicat des copropriétaires sont prises en assemblée générale. Elle doit se tenir au moins une fois chaque année. La réforme récente des textes du code de la copropriété précise le formalisme de la convocation par le syndic ou par un copropriétaire à ses frais. Il en est de même pour les modalités de participation.

Qui peut prendre l’initiative de convoquer une assemblée générale ?

En principe, l’Assemblée générale des copropriétaires est convoquée par le syndic de copropriété. Elle se tient au moins une fois chaque année. Toutefois, il peut en être autrement pour les petites copropriétés à deux ou en cas d’empêchement ou de carence du syndic.

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En effet, par dérogation aux dispositions de l'article 17 de la loi du 10 juillet 1965, deux copropriétaires composant le syndicat peuvent se réunir sans convocation préalable. Ils peuvent ainsi prendre toutes décisions dans les conditions mentionnées à l'article 41-15 ainsi que les décisions relevant de l'unanimité.

Le cas particulier d’une copropriété à deux autorise de fait que chaque copropriétaire puisse convoquer l'autre copropriétaire à une assemblée générale. Il devra simplement lui notifier les points à l'ordre du jour. D’ailleurs, chaque copropriétaire peut ajouter des points à l'ordre du jour sous réserve d'en informer préalablement l'autre.

Par ailleurs l’article 18 de la loi de 1965, précise qu’en cas d'empêchement du syndic, pour quelque cause que ce soit, le président du conseil syndical peut convoquer une assemblée générale appelée à désigner un nouveau syndic. De même, en cas de carence du syndic, un administrateur ad hoc peut être désigné par décision de justice.

Convocation de l’assemblée générale par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires

La convocation de l'assemblée générale est de droit lorsqu'elle est demandée au syndic :

  • soit par le conseil syndical,
  • soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires.

La demande, qui est notifiée au syndic, précise les questions dont l'inscription à l'ordre du jour de l'assemblée est demandée.

De même l’AG sera valablement convoquée par le président du conseil syndical, s'il en existe un, après mise en demeure au syndic, restée infructueuse pendant plus de huit jours.

Toutefois, on peut envisager le pire. Que va-t-il se passer s'il n'existe pas de conseil syndical ? Ou si les membres n'ont pas été désignés ? Ou encore si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'assemblée ? L’article 50 du décret de 1967 répond alors à toutes ces interrogations.

Ainsi, le président du tribunal judiciaire, statuant en matière de référé, peut, à la requête de tout copropriétaire, habiliter un copropriétaire ou un mandataire de justice à l'effet de convoquer l'assemblée générale. Dans ce cas, il peut charger ce mandataire de présider l'assemblée.

La demande de convocation d’une assemblée générale par un copropriétaire à ses frais

L’article 17-1 AA nouveau de la loi de 1965 précise que tout copropriétaire peut solliciter du syndic la convocation et la tenue, à ses frais, d'une assemblée générale. À cet effet, il pourra faire inscrire à l'ordre du jour une ou plusieurs questions ne concernant que ses droits ou obligations.

Par ailleurs, cette demande sera accompagnée d'un projet de résolution pour chaque question. Lorsque l'assemblée générale est convoquée à la demande de plusieurs copropriétaires, ceux-ci précisent alors la répartition des frais et honoraires entre eux. À défaut de précision, les frais sont répartis entre ces copropriétaires à parts égales.

Dans les quinze jours qui suivent la notification, le syndic informe le ou les copropriétaires demandeurs des frais prévisionnels et de ses honoraires. Ensuite, il convoque l'assemblée générale qui se tient dans le délai de quarante-cinq jours suivant le paiement de ces frais et honoraires.

Participation et vote à distance

Les copropriétaires peuvent être présents physiquement à l'assemblée générale. Notons que l’ordonnance n°2019-1101 du 30 octobre 2019 a ajouté la possibilité de participer par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant l’identification.

Les copropriétaires peuvent, par ailleurs, voter par correspondance avant la tenue de l'assemblée générale.

À ce sujet, un modèle de formulaire a été fixé par arrêté. D’ailleurs, ce formulaire doit être joint à la convocation et réceptionné par le syndic au moins trois jours francs avant la date de réunion de l’AG. Si le formulaire est adressé au syndic par courrier électronique, il est présumé réceptionné à la date d’envoi.

Si la résolution objet du vote par correspondance est amendée en cours d'assemblée générale, le votant par correspondance ayant voté favorablement est assimilé à un copropriétaire défaillant pour cette résolution.

De même, lorsque le copropriétaire, l’associé ou leur mandataire est finalement présent à l’AG, son formulaire de vote par correspondance ou son mandat avec délégation de vote n’est pas pris en compte au moment du vote. Cela quelle que soit la date à laquelle il a été établi ou reçu.

Mandat avec délégation de vote

En application du troisième alinéa du I de l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic peut recevoir un mandat avec délégation de vote sans indication du nom du mandataire. De fait, il ne peut ni les conserver pour voter en son nom, ni les distribuer lui-même aux mandataires qu'il choisit. Aussi, il remet ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical, ou à défaut à un membre du conseil syndical. Celui-ci désignera alors un mandataire pour exercer cette délégation de vote.

En leur absence, le syndic remet aux mêmes fins ce mandat au président de séance désigné par l'assemblée générale.

Rappelons que chaque mandataire ne peut, à quelque titre que ce soit, recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 10% des voix du syndicat.

Chacun des époux copropriétaires communs ou indivis d'un lot peut recevoir personnellement des délégations de vote. Tout mandataire désigné peut subdéléguer son mandat à une autre personne, à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat.

De plus, il est précisé que le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ainsi que les ascendants et descendants du syndic ne peuvent présider l'assemblée ni recevoir mandat pour représenter un copropriétaire.

De même, il est indiqué que les salariés du syndic, leurs conjoints ou partenaires liés par un pacte civil de solidarité ou leur concubin ne peuvent pas porter de pouvoirs d'autres copropriétaires pour voter lors de l'assemblée générale.

Contenu et délai d’envoi de la convocation

La convocation contient l'indication du lieu, date et heure de la réunion, ainsi que l'ordre du jour qui précise chacune des questions soumises à la délibération de l'assemblée.

De plus, la convocation indique le lieu, le ou les jours et les heures de consultation des pièces justificatives des charges. Rappelons également que le formulaire de vote par correspondance mentionné au deuxième alinéa de l'article 17-1 A est joint à la convocation.

Parmi les pièces à transmettre avec la convocation de l’assemblée générale, on notera que désormais la fiche d’information indiquant le prix et les prestations du syndic doit être jointe aux projets de contrat de syndic.

Par ailleurs, lorsque l'AG se prononce sur des travaux d'intérêt collectif réalisés sur parties privatives, le devis présenté doit comporter une analyse de l’existence éventuelle d’une solution alternative.

Lorsque la question de l’emprunt collectif est portée à l’ordre du jour de l’AG, une présentation des principales caractéristiques de l’emprunt collectif doit être jointe à la convocation.

Enfin, le rapport du conseil syndical rendant compte de sa délégation de pouvoir est joint également à la convocation.

Sauf urgence, cette convocation est notifiée au moins vingt et un jours avant la date de la réunion. Toutefois, le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long. Le syndic indique, par voie d'affichage, aux copropriétaires, la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l'inscription d'une ou plusieurs questions à l'ordre du jour.

Sous réserve des stipulations du règlement de copropriété, l'assemblée générale est réunie dans la commune de la situation de l'immeuble.

Tenue de la feuille de présence

Il est tenu une feuille de présence, pouvant comporter plusieurs feuillets, qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé :

  • présent physiquement ou représenté ;
  • participant à l'assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique ;
  • ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire par le syndic. Et, le cas échéant, ceux dont le vote a été écarté en raison d’une remise tardive au syndic.

Dans le cas où le copropriétaire ou l'associé est représenté, la feuille de présence mentionne les nom et domicile du mandataire désigné et précise le cas échéant si ce dernier participe par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique.

Cette feuille indique pour chaque copropriétaire le nombre de voix dont il dispose. Elle est émargée par chaque copropriétaire ou associé présent physiquement, ou par son mandataire. De plus, le président de séance désigné par l'assemblée générale devra la certifier.

Enfin, notons que la feuille de présence peut être tenue sous forme électronique dans les conditions définies par les articles 1366 et 1367 du code civil.

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