Vote par correspondance : des difficultés de mise en œuvre en copropriété

Vote par correspondance : des difficultés de mise en œuvre en copropriété

La loi ELAN a introduit un nouvel article 17-1 A dans la loi du 10 juillet 1965 qui autorise le vote par correspondance. Dans la pratique, ce mode de participation vient bouleverser la manière dont le syndic prépare son ordre du jour et son assemblée. À ce propos la chambre FNAIM du Grand Paris évoque quelques aspects pratiques et formule des préconisations.

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La validation du formulaire de vote par correspondance

Le syndic doit joindre le formulaire de vote par correspondance à la convocation. Cela nécessite, désormais que l’ordre du jour et les résolutions soient complets dès l’envoi de la convocation. D’un point de vue pratique, cela soulève plusieurs difficultés. Car les textes ne prévoient pas la possibilité de remplir le formulaire de vote sur l’extranet. Il n’est évoqué que l’envoi par courrier et par mail.

Par ailleurs, l’article 9 bis alinéa 2 du décret de 1967 prévoit que le syndic réceptionne le formulaire au plus tard 3 jours francs avant la date de la réunion. On parle ici de 3 jours entiers. Pour exemple, si la date de l’assemblée générale est prévue pour le 16 novembre, le syndic prendra en compte les formulaires reçus jusqu’au 12 novembre minuit.

Pour rappel, la feuille de présence doit mentionner la date de réception du formulaire par le syndic. En ce qui concerne, les formulaires reçus par courrier électronique, ils s’enregistrent à la date de l’envoi. Dans tous les cas, le syndic rejettera le formulaire réceptionné hors délai.

Notons que le copropriétaire doit parapher chaque page et signer le formulaire de vote par correspondance. À ce propos, un modèle est fixé dans l’arrêté du 2 juillet 2020. Par conséquent, selon le service juridique de la FNAIM du Grand Paris, le syndic est en droit d’écarter la ou les pages non paraphées ou signées.

Quid des actes de candidatures : membres du conseil syndical, président de séance, scrutateurs… ?

En présentiel, les copropriétaires présentent leur candidature lors de l’assemblée générale. Est-ce toujours possible depuis la mise en place du vote par correspondance ? Désormais, les actes de candidatures sont connus dès l’envoi de la convocation.

Par conséquent, il est préférable pour les syndics de poser la question à l’ensemble des copropriétaires par mail, courrier, voie d’affichage … Souhaitent-ils se présenter au conseil syndical ? Cette demande devra indiquer le délai de réponse.

Sur le même principe, comment fait-on pour le président de séance ?

Car l’article 15 du décret de 1967 précise qu’au début de chaque réunion, l’AG désigne son président et, s’il y a lieu, un ou plusieurs scrutateurs. C’est pourquoi, vous ne retrouvez pas le nom du président de séance sur le formulaire.

En outre, lorsque les décisions seront prises au seul moyen du vote par correspondance, les missions qui incombent au président de séance pourront être assurées par :

  • le président du conseil syndical,
  • ou à défaut, l’un de ses membres,
  • ou en leur absence, l’un des copropriétaires votant désigné par le syndic.

Toutefois, rien n’est prévu dans le texte de l’ordonnance du 25 mars 2020 pour la désignation des scrutateurs.

Aussi, pour une AG entièrement par vote par correspondance, deux cas peuvent se présenter :

  • Soit le règlement de copropriété ne prévoit rien en matière de désignation de scrutateur ; dans ce cas, il est à noter que la jurisprudence ne considère pas l’absence de désignation de scrutateurs comme une formalité substantielle entrainant la nullité de l’AG.
  • Soit le règlement de copropriété prévoit l’élection de scrutateurs voire un nombre précis ; dans ce cas, l’absence de désignation pourrait entrainer la nullité de l’AG.

Dans le premier cas, vous pouvez « faire l’impasse » sur la désignation de scrutateurs. Le risque d’obtenir la nullité de l’AG étant minime au vu des jurisprudences antérieures.

Par contre, dans le deuxième cas, en l’absence de précisions règlementaires, il est conseillé d’obtenir l’accord de membres du conseil syndical ou de copropriétaires afin de les nommer comme scrutateurs. Le formulaire indiquera alors la mise au vote de leur désignation.

Comment désigner le secrétaire de séance pour une AG entièrement par vote par correspondance ?

À savoir, le syndic est de droit secrétaire de séance. Toutefois en cas de contestation ou si le mandat du syndic n’est plus en cours au moment de l’AG, les copropriétaires soumettront leurs candidatures.

La prise en compte du vote par correspondance

La Fnaim du Grand Paris apporte des précisions sur la question des travaux. En effet, certains syndics se demandent comment procéder quand il faut présenter plusieurs devis d’entreprise. Faut-il inscrire une entreprise et donc un devis par ligne sur le formulaire de vote par correspondance ? Oui, en effet, c’est bien ce que le modèle de formulaire prévoit. On peut mettre plusieurs questions pour « un objet ». Il faut alors prévoir autant de questions que de devis proposés.

Un copropriétaire n’a rien coché sur une ligne de question

A-t-il voté “Pour”, “Contre”, s’est-il abstenu ? La solution n’est pas tranchée. En cas de contentieux, le juge pourra retenir l’une de ces deux options :

  • Soit on le considère comme absent de l’AG au moment du vote. On applique ici la même logique juridique que le cas d’un copropriétaire qui, dans une AG en présentiel, part puis revient en le signalant expressément au secrétaire de séance. Il est défaillant et, dans ce cas, il conservera sa faculté de contester la décision.
  • Soit on le considère comme n’ayant pas pris part au vote. Dans ce cas, il est abstentionniste. Le copropriétaire perd la faculté de contester la décision.

Toutefois, selon le choix retenu, le calcul des tantièmes ne sera pas le même. C’est pourquoi, la première solution est à privilégier car le copropriétaire conserve sa faculté de contestation.

Un copropriétaire vote « POUR » mais inscrit des conditions ou des réserves

Comment doit-on considérer son vote ? Si l’on considère l’arrêt de la 3ème chambre civile du 30 mars 2005, le copropriétaire ayant voté une résolution sous condition n’est pas considéré comme opposant. Il faudra donc le considérer comme ayant voté « pour ». Notons toutefois que cette jurisprudence s’applique à une AG en

présentiel. Elle pourrait donc s’appliquer également dans le cas d’un vote par correspondance.

Par contre, la Fnaim préconise aux syndics de joindre un message explicatif à l’attention des copropriétaires afin de remplir au mieux le formulaire. Ils doivent remplir le formulaire sans commentaire et sans rature.

Le syndic peut-il facturer le temps passé à « dépouiller » les votes par correspondance ?

Le temps de saisine des formulaires devrait pouvoir rentrer dans le temps de présence aux AG, prévu au contrat du syndic. Toutefois, si le syndic le dépasse, une facturation devrait être possible et donc défendable en cas de contentieux. Pour autant c’est une pratique qui peut être sanctionnée par la DGCCRF quand les heures de dépassement se déroulent en dehors des heures prévues au contrat.

De manière générale, le vote par correspondance change les relations entre le syndic, le secrétaire de séance et les copropriétaires prenant part au vote. Il s’ensuit qu’il est plus difficile d’engager des échanges pendant l’assemblée. De fait, le syndic aura plus de mal à éclairer les copropriétaires sur les conséquences d’une prise de décision. Le copropriétaire est seul face à ses choix.

Dans ce contexte, le syndic doit redoubler sa vigilance. Il doit préparer en amont son ordre du jour pour éviter de se retrouver avec des décisions qui n’auraient « aucun sens ». Par exemple, l’accord pour des travaux et le refus des honoraires pour travaux. Désormais, il est nécessaire d’organiser des réunions (en visio) en amont avec le conseil syndical afin de préparer chaque décision et d’obtenir l’avis de ses membres. Ainsi, ces avis seront transmis avec l’ordre du jour et le formulaire de vote par correspondance. Espérons qu’ils aident les copropriétaires dans leur prise de décision…

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