Tableau d’affichage numérique : La solution pour éviter l’affichage papier dans les halls d’immeuble

Alors que la loi ALUR du 24 mars 2014, a confié au syndic la charge d’assurer l’information des occupants de la copropriété des décisions prises par l’assemblée générale. On risque de se retrouver rapidement avec des halls d’immeuble d’exposition car ces informations nombreuses doivent être affichées pendant un mois dans les parties communes. Le tableau numérique est une solution à envisager.

L’information reste capitale en matière de copropriété, elle a des répercussions sur notre vie au quotidien. Les copropriétaires ont la possibilité, avant chaque assemblée générale, de consulter auprès du syndic tous les justificatifs des dépenses réalisées pour administrer l’immeuble et en assurer la conservation et l’entretien.

Mais parmi les occupants des immeubles, on a aussi des locataires qui ne participent pas aux assemblées générales et ne prennent pas part aux décisions. Pourtant certaines décisions vont porter sur des questions qui sont susceptibles d’avoir des conséquences sur les conditions d’occupation de l’immeuble et sur les charges des occupants. La loi ALUR a ainsi complété l’article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 dans le but d’obtenir une plus grande transparence et une meilleure connaissance par tous les occupants des travaux, initiatives et projets de la copropriété.

Le décret du 15 décembre 2015 en application de la loi ALUR vient préciser la liste des questions des assemblées générales à porter à la connaissance de occupants. Il est en vigueur depuis le 1er avril 2016. Les syndics disposent ainsi d’un délai de trois mois après la tenue de l’AG pour communiquer aux occupants les décisions relatives à la maintenance et à l’entretien de l’immeuble ainsi que les diagnostics, audits ou études techniques concourant à la préparation de ces travaux.

Ces dispositions concernent également les décisions relatives à la présence du personnel ou des prestataires. Dans l’hypothèse d’une décision relative au licenciement d’un gardien, concierge ou employé d’immeubles, celle-ci ne pourra être communiquée avant que le salarié ait reçu la lettre notifiant son licenciement. A noter que, si certaines informations sont à caractère personnel, l’anonymat devra être appliqué.

En pratique, comment le syndic doit-il informer l’ensemble des occupants ? Le décret prévoit que l’information doit être réalisée par un document affiché pendant un mois à « l’emplacement prévu à cet effet » s’il en existe un ou, à défaut, déposé dans chacune des boîtes aux lettres ou remis selon les modalités habituellement utilisées dans la copropriété pour la remise des courriers.

Le texte ne précise pas les sanctions encourues en cas de défaut d’information mais on peut penser qu’elles seront rattachées à la responsabilité civile délictuelle du syndic.

Jusqu’à présent le tableau d’affichage était plutôt une « vitrine », utilisée pour la communication d’informations ponctuelles comme les dates de réunions du conseil syndical, des avis de passage signalant les prochaines interventions des entreprises ou des informations permanentes, utiles (consignes, coordonnées du conseil syndical, du syndic et de la gardienne…).

L’espace dédié à l’affichage présent dans les parties communes est en général situé aux endroits « stratégiques », notamment dans le hall d’entrée de la copropriété. Il peut s’agir d’un simple panneau cloué au mur au format d’une page A4.

Aujourd’hui avec cette nouvelle obligation d’informer tous les occupants de l’immeuble, le syndic à le choix entre 2 solutions : l’affichage sur un emplacement dédié ou la distribution dans les boîtes aux lettres. Nous n’avons pas encore de statistiques sur le nombre de pages à imprimer pour l’occasion mais on va avoir du mal à tout faire rentrer sur un panneau au format d’une page A4. On risque de se retrouver avec de nombreuses feuilles volantes et une surcharge rapide des espaces d’affichage.

On peut aussi se poser la question de savoir qui va se charger de l’affichage ? Est-ce que le syndic va se déplacer pour épingler ces feuillets ? Est-ce qu’il va lui-même distribuer les documents dans les boîtes aux lettres des occupants ? Est-ce que ce sont les membres du conseil syndical ou le gardien de l’immeuble qui se chargeront de cette tâche ?

Pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué ! Alors que par ailleurs la copropriété à la possibilité de se doter d’un Extranet depuis le 1er janvier 2015. Celui-ci consiste en la mise à disposition de façon dématérialisée, dans un site sécurisé, des documents relatifs à la gestion de l’immeuble. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des copropriétaires ou des conseillers syndicaux. Pourquoi ne pas ajouter un accès spécifique pour les locataires ?

On pourrait alors se demander s’il ne serait pas judicieux de relier cet Extranet à un panneau d’affichage numérique. Le syndic pourrait ainsi transmettre des informations de qualité à l’ensemble des résidants et cela en temps réel tout en évitant les déplacements et les impressions papiers…

> article 18 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965

> Décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015 relatif à l’information des occupants des immeubles en copropriété des décisions prises par l’assemblée générale