Le syndic de demain : rigoureux, réactif et novateur

Le syndic de demain : rigoureux
Tiffany BIECHE

Le syndic de demain : rigoureux, réactif et novateur

En janvier 2017, CLCV et Notre Temps ont partagé les résultats de leur enquête réalisée en octobre 2016 « 3ème édition du baromètre CLCV-Notre temps ». Ils ont laissé la parole aux copropriétaires concernant leur syndic, et plus généralement, le fonctionnement global de leur copropriété. Les résultats du sondage mettent en avant les besoins et demandes principales des copropriétaires.

 

Les copropriétaires recherchent de la rigueur et de la réactivité

 

Près d’un copropriétaire sur 3 déclare que les principales qualités d’un syndic devraient être sa rigueur et sa réactivité. Pour répondre au mieux aux exigences de leur clientèle, les syndics de copropriétés peuvent s’équiper d’outils leur permettant d’optimiser leur organisation.

Les solutions de dernière génération mettent un point d’honneur à faciliter le quotidien des syndics, et ce sur différents points.

 

Gagner du temps pour être plus disponible

 

Certains logiciels permettent aux syndics d’automatiser une partie de leurs tâches quotidiennes : saisie des règlements, paiement des factures, envoi des courriers… D’autres prestataires vont encore plus loin en proposant un accompagnement dans la gestion comptable, permettant au syndic de déléguer certaines tâches fastidieuses (rapprochements bancaires, arrêté comptable…).

Que ce soit en automatisant ou en externalisant certaines tâches quotidiennes, ces pratiques permettent aux syndics de se dégager du temps pour être plus disponibles et à l’écoute de leurs clients.

 

Optimiser son organisation pour être plus réactif

 

Le message des copropriétaires sondés est clair : ils veulent que leur syndic soit réactif, que ce soit dans son aptitude à gérer les travaux urgents ou encore en cas de sollicitation par un copropriétaire. Pour répondre au mieux à cette attente, les syndics peuvent opter pour une solution métier innovante leur permettant d’accéder à leurs données en temps réel et depuis n’importe où. C’est le cas avec les solutions dites full web (en ligne). Certains éditeurs ont également développé des applications mobiles permettant aux syndics d’accéder à toutes les données de leurs copropriétés depuis leur téléphone portable. Ils peuvent ainsi répondre en direct, sur le terrain ou encore en assemblée générale à toutes les questions posées par leurs copropriétaires.

Certains outils intègrent également une solution de gestion évènementielle, qui permet aux syndics de gérer plus efficacement les demandes d’interventions de leurs copropriétaires, le suivi des travaux et des fournisseurs. Toutes les informations sont centralisées. Les syndics y trouvent leur intérêt car ils gagnent du temps et simplifient leurs méthodes de gestion. Les copropriétaires de leur côté sont satisfaits car leur gestionnaire est plus réactif, plus à l’écoute.

C’est justement ce qui apparait comme étant la 3ème qualité attendue d’un syndic selon le baromètre CLCV-Notre temps.

 

L’extranet copropriétaire, la clé d’un bon relationnel client

 

L’enquête fait ressortir que 22% des copropriétaires sondés recherchent des syndics qui placent le relationnel au centre de leur gestion. L’extranet copropriétaires (rendu obligatoire depuis 2015 par la loi ALUR) permet aux syndics de diffuser des informations et documents à l’attention de leurs copropriétaires et ainsi de faciliter la communication au sein de la copropriété.

Lorsque l’on sait que 63% des copropriétaires possédant un extranet déclarent l’utiliser, on comprend à quel point  il est impératif pour le syndic de proposer à ses clients un extranet clair et complet, à  la fois véritable gage de transparence mais aussi représentatif de la qualité de ses services. L’extranet peut ainsi également représenter un bon moyen pour le gestionnaire de mettre en avant certaines prestations qui lui permettront de se démarquer de ses concurrents : mise en place du prélèvement automatique par exemple ou encore dématérialisation du courrier.

On remarque d’ailleurs que les copropriétaires sont majoritairement favorables à l’utilisation d’un outil numérique et même à la dématérialisation de certains documents, comme par exemple la convocation aux AG. C’est ce que confirment 57% des copropriétaires interrogés.

L’extranet permet donc de faciliter et de favoriser la communication entre syndic et copropriétaires. C’est également un moyen efficace qui permet au syndic d’être plus réactif vis-à-vis de ses clients.

Les résultats de la « 3ème édition du baromètre CLCV-Notre Temps » mettent donc en avant les besoins et exigences des copropriétaires vis-à-vis de leur syndic, dont on retiendra particulièrement : la rigueur, la réactivité et le sens du relationnel client. Pour satisfaire ces nouvelles demandes, les syndics doivent être encore plus rigoureux dans la sélection de l’outil qui va les accompagner au quotidien. KEL Syndic 360 est une solution logicielle qui permet de libérer le syndic d’une partie de sa gestion comptable, lui laissant ainsi plus de temps pour s’occuper du relationnel avec ses clients. Le logiciel intègre un extranet performant proposant, entre autres, la dématérialisation des courriers (notamment convocations aux AG) et un module de gestion des interventions lui permettant d’être ultra réactif dans le suivi des demandes copropriétaires.

www.kel.fr