Koproo : la solution de transition numérique des syndics de copropriété

Koproo est une nouvelle solution développée par la société Pro.Archives dans le but d’automatiser les tâches répétitives et chronophages des cabinets de syndics de copropriété. Interview de Yoann Zaouche, directeur digital – Koproo.

Pouvez-vous nous présenter Koproo ?

Je vais commencer par vous expliquer d’où vient “Koproo”. C’est une solution innovante, propulsée par la société Pro.Archives, fondée sur un business modèle auprès des syndics de copropriété et administrateurs de biens, dans la gestion de l’archivage physique, puis numérique.

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Avec l’archivage numérique vous étiez déjà dans le numérique et dans l’OCR, c’est donc une prolongation d’un savoir-faire qui existait déjà dans le groupe ?

Tout à fait, c’est pour cela qu’à présent, on préfère parler de gestion documentaire. Car on a basculé du stockage physique au numérique. En cela, la numérisation est vouée à transformer le papier en fichier PDF pour l’insérer dans un système d’information.

Pourtant, on s’est aperçu, notamment auprès de cette clientèle que sont les cabinets de syndics et administrateurs de biens, qu’une numérisation n’apportait pas forcément de productivité. Pourquoi ? Parce que l’on déplaçait tout simplement les problèmes de l’utilisation de papier dans des fichiers PDF.

Donc le but du jeu c’était vraiment d’utiliser une nouvelle technologie pour améliorer sa productivité. Cela va plus loin que la seule démarche de “zéro papier” pour dire “je numérise mes documents”.

Il y avait quand même une indexation de l’information pour archiver intelligemment ?

Exactement, grâce à l’indexation, c’était plus simple de taper des mots clés dans un moteur de recherche pour retrouver les documents. Pourtant légalement, c’est le papier qui fait toujours foi comme « original ». De plus, en termes de conservation, le papier a une durée de vie qui est beaucoup plus longue qu’un disque dur externe ou qu’un ordinateur. Donc c’est vrai qu’il y avait ces deux freins à surmonter.

Comment Koproo améliore la productivité des syndics de copropriété ?

Koproo, est une solution qui regroupe des outils qui font appel à l’intelligence artificielle. Nous utilisons deux grands domaines dans cette intelligence artificielle que sont le “machine learning” et le “natural language processing”.

Pour faire simple, Koproo possède plus de 150 algorithmes qui permettent de reconnaître et d’interpréter tous les éléments contenus dans un document. Un document qui entre dans le système d’information du cabinet de syndic est automatiquement reconnu par les algorithmes et ainsi trié puis rangé dans les bonnes cases du logiciel comptable.

Cela peut être une pièce jointe d’un mail ou un courrier que l’on a scanné grâce à un scanner traditionnel ou par l’application mobile Koproo. Si l’on prend l’exemple d’une facture, l’application va prendre en photo le document. Puis les 150 algorithmes vont reconnaître le fournisseur, le montant, la date, etc.

Le but final est qu’au lieu d’avoir une reconnaissance humaine et une inscription manuelle dans un logiciel comptable, tout va être reconnu par les algorithmes et injecté directement dans les bonnes cases du logiciel comptable. La comptabilité n’aura plus qu’à surveiller les montants renseignés et cliquer sur le bouton “bon à payer”. Ce qui va faire améliorer considérablement la productivité du comptable.

Il y a aussi les personnes qui sont à l’accueil ou au secrétariat. Comment reconnaître et affecter au bon gestionnaire tel document, etc. Aujourd’hui, Koproo est capable de reconnaître automatiquement la copropriété et après cela quel est le gestionnaire ou le comptable en charge du dossier. Le gain de temps se retrouve vraiment à tous les niveaux.

Est-il nécessaire de suivre une formation pour l’utilisation de cet outil ?

Pour les collaborateurs des cabinets que ce soit à l’accueil, au secrétariat, voire le gestionnaire, il n’y a pas besoin d’une formation pour utiliser cet outil. On utilise vraiment les outils que possèdent aujourd’hui les cabinets : un scanner, un téléphone portable, etc.

On peut dire, avec un peu d’humilité, que nous rendons ces objets intelligents. Car une fois que l’on a passé la facture papier dans le scanner, on la dépose sur l’application web de koproo, les 150 algorithmes s’activent et quelques secondes plus tard, le syndic reçoit toutes les informations dont il a besoin.

Pourquoi utilisez-vous le machine learning dans votre solution ?

C’est un des outils de l’intelligence artificielle, le machine learning, nous permet d’entraîner nos algorithmes à reconnaître du texte dans le but d’améliorer encore plus la gestion documentaire.

Il faut savoir que dans le machine learning, on retrouve la reconnaissance de caractères ou OCR. Il a fallu traduire la longue ligne alphanumérique avec des chiffres et des lettres par des éléments à importer comme le nom du fournisseur, de la copropriété, une date, un montant, etc. Cela nous a pris plus d’un an et demi d’investissement !

C’est ce qui fait qu’aujourd’hui, on a une solution fiable à 90 %. Puisque l’on va reconnaître jusqu’au numéro de facture, une donnée complètement aléatoire en fonction des cabinets. Il y a des chiffres et des lettres et ça n’a pas forcément de suite logique pour un ordinateur. C’est là que cela devient compliqué “de remplacer l’humain”, mais on a réussi !

Est-ce que Koproo est compatible avec tous les logiciels du marché ? Est-ce qu’il faut changer de logiciel de comptabilité ?

Alors, oui et non, car on a développé Koproo pour que cela soit le plus ouvert possible. Nous ne souhaitons pas remplacer les logiciels comptables qui fonctionnent très bien ! Il faut quand même avouer que l’on peut se retrouver un peu bloqué par certains logiciels, qui, tout simplement ne souhaitent pas mettre en place de passerelles avec d’autres outils.

C’est une philosophie de fonctionnement qui date depuis assez longtemps, mais les intégrations notamment avec les startups font évoluer les mentalités. Je pense que ce n’est qu’une question de temps, le bon sens l’emportera, et on travaillera tous en bonne intelligence parce que nous avons tous le même client final à qui on délivre un service.

Qu’en est-il des problèmes de sécurité, notamment d’intrusion ?

On donne un accès à des données confidentielles sur nos clients et cela peut faire peur. C’est aussi la force de Pro Archives qui a propulsé cette solution Koproo et qui a toujours été confronté à ces questions de sécurité pour ses clients. Ce n’est pas une mince affaire de devoir conserver la mémoire des cabinets de syndic et des administrateurs de biens !

La numérisation doit répondre à des normes précises, mais en matière de digitalisation, nous avons dû être encore plus précautionneux.

Effectivement, nous avions plusieurs options. Le Cloud où tout se trouve en ligne, ce qui fait peur à certains cabinets. L’autre solution est d’installer tout en local chez le client. C’est juste une question de philosophie, car aujourd’hui, on peut avoir une solution en Cloud parfaitement sécurisée. C’est ce que l’on offre avec Koproo.

Effectivement, le local peut apporter cette notion de “je garde mes informations chez moi”, avec le risque de supporter un coût supplémentaire. Quand on est en Cloud, une modification ou une amélioration de l’outil peut s’exécuter en un clic pour tous les clients. Alors qu’en local, on se déplace, on forme le client à l’amélioration, on réalise les modifications directement sur place.

D’accord. Donc je pense que l’on a à peu près compris. En termes de gains pour les cabinets c’est incroyable, donc est ce que vous

Avez-vous déjà fait des tests ? Quels sont les retours des syndics ?

On est en test avec plusieurs grands cabinets. D’ailleurs, on ne s’attendait pas à commencer par des gros volumes à traiter, ce n’est pas si simple. Il y a un engouement certain pour la solution Koproo, mais aussi encore trop de sceptiques qui craignent que cela ne marche pas. Les belles promesses n’ont pas toujours été tenues dans le passé !

Aujourd’hui, on est bien loin des masques de saisie, les technologies ont beaucoup progressé et l’utilisation de l’intelligence artificielle (IA) s’est totalement démocratisée. Grâce à l’IA, on analyse une chaîne de caractères, peu importe le format, peu importe si on scanne de travers ou pas, les caractères sont toujours présents.

Cette technologie facilite la conduite du changement, mais pas forcément celui des logiciels comptables de nos clients. On va toutefois les aiguiller vers des logiciels comptables “ouverts” qui vont dans le sens de l’histoire. On les informera d’ailleurs sur les outils qu’ils peuvent utiliser et mettre en place dans leur cabinet.

Est-ce que c’est abordable aussi en termes de coût ?

Tout à fait en fait. Il va y avoir deux formules pour les petites structures ou les gros cabinets.

Lorsque l’on s’adresse aux plus petites structures, elles ne sont pas forcément équipées de système de GED, de workflow, etc. Des systèmes trop coûteux par rapport aux gains retirés, même si l’on s’inscrit dans une démarche zéro papier.

Effectivement, plus le cabinet est de taille importante, plus il va falloir personnaliser la solution à son mode de fonctionnement. En fait tout le monde y trouve son compte, on s’adapte au besoin et au budget selon les structures des cabinets. La solution est accessible pour tous et surtout le moteur de la solution est le même pour tous !

La solution est-elle disponible aujourd’hui ?

Oui, elle est prête. On est encore en test sur des clients qui sont d’une taille vraiment importante avec plusieurs centaines d’agences, avant un déploiement à grande échelle.

Pour des cabinets qui auraient une ou deux agences, la solution est prête à être mise en place, elle est en ligne. Demain on va sur koproo.com, on souscrit en ligne, on renseigne ses informations et identifiants ou on nous appelle directement. On peut complètement mettre Koproo en production. Oui, ça fonctionne !

Vous pouvez retrouver la solution sur www.koproo.com ou sur le site de Pro.Archives où vous avez un onglet pour accéder à Koproo. Et bien sûr dans la page Koproo de MonImmeuble.com que l’on a créé à cet effet et sur laquelle on diffusera les vidéos et les démos.

C’est passionnant parce que l’on est là vraiment dans la gestion de demain, avec des outils qui sont intelligents et qui nous permettent de faire des choses que l’on imaginait peut-être pas il y a quelques années.

Une solution intelligente pour les petits cabinets, pour les gros cabinets, à des coûts tout à fait abordables, c’est le sens de l’avenir ! On en reparlera et peut être que l’on aura l’occasion, très prochainement, d’interviewer les premiers clients …

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