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Interview de Yoann ZAOUCHE, directeur digital du groupe Pro Archives

5 questions à Yoann ZAOUCHE, directeur digital du groupe Pro Archives. Il évoque avec nous les évolutions récentes du groupe spécialiste des solutions digitales de dématérialisation et d’archivage électronique.

Comment définir le groupe Pro Archives ?

Le groupe Pro Archives est connu par sa solution d’archivage physique et numérique depuis maintenant plus de vingt ans. D’ailleurs, elle est leader sur le segment des syndics de copropriété et des administrateurs de biens.

À partir de l’année 2014, on a connu un regroupement avec une société qui s’appelle “Pro Archives Systèmes” avec laquelle on s’est associé. Cette opération a permis d’étendre les solutions de Pro Archives à tous les types de professionnels et d’activités. Par la suite, fin 2018, il y a une cession entre les deux entreprises.

Ainsi, Pro Archives a décidé de céder la partie logistique et stockage physique afin d’exploiter d’autres solutions digitales. Ce qui a amené, par la suite, au lancement de Koproo. Une solution que l’on connaît un peu mieux dans le monde du syndic. Puisqu’elle permet d’automatiser le traitement des factures grâce aux solutions d’intelligence artificielle.

Pour Pro Archives, l’objectif était de rester dans la gestion de documents. En effet, on a toujours géré les documents et la mémoire de l’entreprise de nos clients. Or, les archives doivent être conservées en tenant compte de délais légaux. Ce qui peut s’avérer une contrainte pour de nombreuses entreprises. Pour autant, le besoin en innovation, ne se trouve plus sur le courrier sortant que représentent les archives physiques. Mais, désormais, sur le courrier entrant, c’est-à-dire les flux entrants.

Quel est votre bilan de l’année 2021 ?

L’année 2021 a été riche en enseignements de nos clients sur nos nouvelles solutions et essentiellement sur la conciergerie digitale. Aussi, nous avons relevé un vrai challenge ! Celui de gérer la totalité des courriers entrants pour nos clients. Car, les flux entrants représentent la mémoire de l’entreprise et c’est donc une affaire plutôt sensible.

En cela, Pro Archives a pu accompagner ses clients sur cette question. De sorte que le groupe à contribuer à faciliter la transition numérique des syndics. C’est un véritable exploit pour ceux qui n’ont plus un seul papier dans leur cabinet ! Ils ont presque la sensation d’arriver dans un grand “open space” avec des gestionnaires. Et, plus aucun papier ne traîne… On est content de rendre nos clients fiers en déployant cette stratégie. C’est ce que je retiendrai de 2021.




Pro Archives accompagne tous les professionnels de l’immobilier

Une petite précision, on accompagne tout le monde, les néosyndics comme les anciens syndics. Peu importe depuis combien de temps ils existent. Certes, la pandémie a fait accélérer la prise de conscience avec la tenue des assemblées en visioconférence.

Cela dit, le syndic réalise qu’il est nécessaire de se digitaliser pour répondre aux attentes de ses clients copropriétaires. Mais, aussi, pour s’ajuster au marché et aux opportunités à venir. En effet, on observe l’arrivée de startups issues de la Proptech. Certaines se présentent comme des néosyndics avec l’ambition de repenser le métier différemment. D’autres vont plutôt apporter des solutions pour accompagner les cabinets de syndics et administrateurs de biens dans leur évolution vers le 100% digital.

Quelles sont les solutions digitales, de dématérialisation et d’archivage électronique, du groupe Pro Archives ?

Rappelons que l’archivage peut être physique, numérique ou les deux. Quoi qu’il en soit, le sujet de la transmission des archives est tout aussi important qu’elle soit physique ou numérique. Aussi, la passation des documents doit se faire correctement entre l’ancien syndic et celui qui reprend la gestion de la copropriété.

D’ailleurs, cela a toujours été l’enjeu de Pro Archives, dès le départ. Car sans un bon archivage documentaire, il ne peut pas y avoir de bonne gestion de la copropriété. En tout cas, elle risque d’être mise en péril. Aussi, la demande se fait de plus en plus pressante sur la numérisation, mais également l’hébergement et le stockage des documents.

Pour autant, il faut trouver un juste équilibre. On ne va pas non plus pouvoir tout numériser. Car s’il faut remonter dix ans en arrière ou plus, cela représente un coût surdimensionné par rapport au besoin. Généralement, on propose d’archiver les sept dernières années. Concrètement, on va procéder de la sorte : de N-10 à N-4 en physique puis on numérisera les 3 dernières années. En effet, l’archivage électronique concerne surtout les années récentes et, bien sûr, sur le courrier entrant dès aujourd’hui.

La conciergerie digitale, qu’est-ce que c’est ?

Petit retour en 2018, l’année de lancement du développement de Koproo. Les premières commercialisations interviennent en 2019. Certes, dans un premier temps, on s’était focalisé sur le traitement automatisé de la facture.

Toutefois, avec l’arrivée de la pandémie en 2020, la situation des cabinets de syndic a révélé un autre besoin plus urgent. Les syndics ne pouvaient plus accéder à leurs cabinets. Tout le monde devait rester chez lui en confinement. Vous imaginez, le tas de courriers, les recommandés qui s’accumulent, etc.

Malheureusement, cela fait partie de la vie du syndic. Or, il devait continuer à gérer ses immeubles. Car, même en période de crise sanitaire, les immeubles ne s’arrêtent pas de tourner !

“ Bon alors demain, si je ne peux plus me rendre à mon cabinet, comment je vais pouvoir traiter la totalité de mon courrier ? ”.

Une redirection du courrier directement dans les locaux de Pro Archives

C’est de cette interrogation et de ce constat qu’est née l’idée de la conciergerie digitale. Attendez, ne bougez plus ! Au lieu de recevoir le courrier chez vous, nous, on peut vous aider. Puisque l’on a toujours géré vos documents, vous pourriez faire tout simplement une redirection du courrier directement dans les locaux de Pro Archives.

Pro Archives - conciergerie digitale
La conciergerie digitale

De cette façon, on s’occupe de les récupérer, de les ouvrir, les trier, les numériser, etc. De plus, on ajoute un peu d’intelligence artificielle (IA) pour accélérer le traitement de la facture. Mais, on peut aussi se contenter de scanner le courrier et de vous le mettre à disposition tous les matins. C’est-à-dire que les collaborateurs, qu’ils soient au bureau ou en télétravail, recevront tous les matins, la totalité du courrier du jour.

Citons, par exemple, l’application Vilogi qui offre une très bonne intégration en Plug & play. Ainsi, on va pouvoir recevoir une facture, la numériser avec l’IA, la reconnaître pour la placer dans le bon dossier du logiciel comptable.

Comment fonctionne Koproo et le traitement automatisé des factures ?

Après avoir réalisé une petite étude auprès de nos clients, on s’est aperçu que le point sensible demeurait le traitement de la facture. À l’unanimité, ils nous ont répondu que pour eux c’était une opération répétitive, chronophage, sans aucune valeur ajoutée pour le copropriétaire. Pour autant, cette tâche demeure indispensable à la bonne tenue et à la bonne gestion d’une copropriété.

“ Si vous trouvez une solution, suffisamment intelligente pour que l’on puisse ne plus traiter 80 % des factures. On est preneur !”

Or, après quelques recherches, on s’est aperçu que la grande majorité des solutions proposées, notamment par les éditeurs, étaient des masques de saisie. Certes, cette méthode peut faire gagner du temps, mais elle a aussi ses limites. Un scan un peu de travers ou un nouveau format de facture du fournisseur et il fallait recommencer toute l’opération à zéro !

Alors, on a eu l’idée d’intégrer des solutions existantes qui font appel à l’intelligence artificielle pour analyser les factures. Bien sûr, il a fallu un peu plus d’un an pour que le système apprenne à reconnaître tous les paramètres spécifiques de ce document. Soit une dizaine de champs. Et, ce n’est pas fini, les algorithmes continuent leur apprentissage pour améliorer encore le score de reconnaissance.

Qui sont les clients de Koproo et de Pro Archives pour ce service ?

On a de plus en plus de clients et de plus en plus de demandes. D’ailleurs, ce qui est assez frappant, c’est que nous on imaginait au début séduire surtout les petits cabinets. En réalité, dès que la solution est sortie, ce sont les très gros qui sont venus nous voir.

Aujourd’hui, on revient un peu plus sur des structures qui se lancent ou des petits cabinets. En effet, ce sont ceux qui manquent parfois de personnel. D’autant, que certains rencontrent aussi des difficultés pour embaucher des profils de comptable.

En cela, la volonté de Koproo et de la conciergerie, est d’être un outil efficace comme assistant de saisie des factures. En définitive, ce qui est valable pour une petite structure, l’est à une échelle démultipliée pour une grosse structure.

Quels sont les projets de Pro Archives pour 2022 ?

On va déjà continuer de persévérer sur Koproo et la conciergerie. Les clients sont au rendez-vous ! Ils ont passé le seuil psychologique, de se dire : “ je ne reçois pas mon courrier chez moi.” À cet égard, la pandémie à accélérer la démarche de la numérisation des cabinets de syndic.

Tout l’enjeu est à présent de gérer totalement les factures avec l’IA. De plus, on aimerait, élargir le traitement à toutes les typologies de documents. Afin d’obtenir une solution intelligente de traitement du courrier. Ainsi, Quel que soit le document, la solution saurait reconnaître une facture, une correspondance, un contrat, etc. On peut déjà regrouper tous les documents d’une même copropriété, ce n’est pas si mal !

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Isabelle DAHAN

Rédactrice en chef de Monimmeuble.com. Isabelle DAHAN est consultante dans les domaines de l'Internet et du Marketing immobilier depuis 10 ans. Elle est membre fondatrice de la Fédération Française de l'Immobilier sur Internet (F.F.2.I.) www.ff2i.org et membre de l’AJIBAT www.ajibat.com, l’association des journalistes de l'habitat et de la ville. Elle a créé le site www.monimmeuble.com en avril 2000.

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