Fiche d’information jointe au contrat de syndic : arrêté du 30 juillet 2021

Fiche d’information jointe au contrat de syndic : arrêté du 30 juillet 2021

À partir du 1er janvier 2022, les Syndics devront annexer une fiche d’information à leur proposition de contrat de Syndic. L’arrêté du 30 juillet 2021 détaille le contenu de cette nouvelle fiche d’information. Son objectif consiste à faciliter la mise en concurrence des contrats de Syndic en synthétisant les tarifs à comparer dans un tableau.

Le législateur souhaite clarifier le contrat de syndic

Le syndic exerce des missions très diversifiées aussi le législateur a voulu apporter une meilleure compréhension de ses missions en annexant à son contrat une fiche d’information. Pour vous donner une petite idée des missions qui lui sont attribuées en voici une liste non exhaustive :

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  • Tenue d’assemblée générale,
  • réunion avec le conseil syndical,
  • gestion des sinistres,
  • employeur,
  • prise de mesures conservatoires,
  • suivi du dossier auprès de l’assureur et assistance aux mesures d’expertise,
  • constitution de dossiers transmis à l’avocat ou à l’huissier,
  • recouvrement,
  • mutation,
  • suivi de chantier,
  • et plus généralement gestion administrative, comptable et juridique de la copropriété.

Aussi, la compréhension du contrat de syndic nécessite en amont un travail d’information important pour les copropriétaires. En fait, leurs renseignements proviennent le plus souvent de recherches personnelles comme d’échanges avec les professionnels.

En rendant son contrat de Syndic plus accessible, voire plus transparent, le gestionnaire de copropriété renseigne mieux les copropriétaires. Par la suite, cet effort de lisibilité évite les mauvaises surprises, notamment sur la facturation.

Une mise en concurrence facilitée du contrat de syndic

Dans cet esprit, le législateur avait déjà établi le principe d’une rémunération forfaitaire ainsi qu’un contrat de Syndic “type” (loi n°2014-366 du 24 mars 2014 pour l’accès au logement et un urbanisme rénové). De sorte que cette mesure facilite la mise en concurrence. Désormais, les différents contrats se comparent par superposition, ligne par ligne.

Fiche d’information jointe au contrat de syndic : arrêté du 30 juillet 2021

 

Après l’expérimentation du contrat type, le Législateur a souhaité améliorer encore sa présentation. C’est pourquoi l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 impose au Syndic de joindre une fiche d’information au projet de contrat de Syndic. Notons au passage que l’obligation d’une fiche d’information s’impose déjà aux contrats d’assurances et aux contrats d’emprunts

La fiche d’information, une synthèse plus lisible du contrat de syndic

L’arrêté du 30 juillet 2021, publié au Journal officiel le 9 septembre 2021, détermine le format et le contenu de cette fiche d’information. Notamment sur le prix et les prestations proposées par le Syndic. Pour ce faire, il établit une fiche d’information “type” qui fait ressortir clairement toutes les prestations non comprises dans le forfait du Syndic. Cet arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2022.

La présentation de la fiche d’information est aussi stricte que le contrat type de Syndic

À cet égard, précisons qu’aucune information ne peut y être rajoutée. De même, aucune information ne peut y être retranchée. Par ailleurs, le Syndic qui ne transmettrait pas cette fiche en annexe de son contrat de syndic serait passible d’une amende administrative pouvant aller jusqu’à 15 000 euros.

Pour autant, la fiche d’information tient sur deux pages. Cela étant, la présente fiche fait mention des seules prestations substantielles des syndics. L’ensemble des prestations et tarifications proposées par les syndics figure dans le contrat-type.

En premier lieu, les informations générales du contrat de syndic comprennent les éléments suivants :

  • identification du syndic : nom, dénomination sociale, numéro d’immatriculation, numéro d’identification, numéro de carte professionnelle
  • identification de la copropriété concernée : adresse de la copropriété, numéro d’immatriculation, nombre de lots de la copropriété, nombre de lots principaux et nombre de lots secondaire
  • durée du contrat
  • quotité des heures ouvrables
  • horaires de disponibilité
  • accueil physique et/ou téléphonique

Les prestations forfaitaires obligatoires ou spécifiques du contrat de syndic

Le forfait annuel d’honoraires comprend un minimum de prestations obligatoires. Or, pendant la durée du contrat de syndic, le montant du forfait ne peut plus être modifié. En cela, le Syndic doit pouvoir évaluer précisément sa charge de travail. Puisque rappelons-le, seule l’assemblée générale autorise une renégociation du forfait

Le forfait est fixé pour une durée de 12 mois. Il comprend :

  • Des visites et vérifications de la copropriété : nombre et durée des visites, invitation du Président du conseil syndical, rédaction d’un rapport.
  • La tenue de l’assemblée générale annuelle : durée et plage horaire.

Pour autant, une souplesse permet d’inclure des prestations supplémentaires au forfait. Il s’agit de prestations spécifiques et optionnelles pouvant être incluses dans le forfait sur décision des parties. Afin de bien identifier ces dernières, elles sont listées dans une catégorie à part :

  • Tenues d’assemblées générales exceptionnelles (coût horaire)
  • Réunions avec le conseil syndical supplémentaires (coût horaire)
  • Réalisations de visites supplémentaires de la copropriété

Sur ce point, les prestations particulières représentent une difficulté pour les syndics qui ont du mal à évaluer le temps passé. À savoir, ces prestations sont facturées soit forfaitairement, soit au temps passé. Ce qui limite leur transparence. Or, les délais de réalisation dépendent de plusieurs facteurs, notamment :

  • la complexité d’un dossier,
  • les moyens mis à la disposition du gestionnaire de copropriété,
  • les pièces et archives dont dispose le Syndic.

Certes, en facturant au temps passé, le Syndic peut ajuster son prix à chaque particularité de dossier. Toutefois, cette incertitude empêche les copropriétaires de quantifier la facture finale.

Prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres

Le Contrat de syndic peut prévoir une majoration si ces prestations ont lieu en urgence, et en dehors des jours et heures ouvrables. Dans ce cas, la fiche d’information reprend ce taux de majoration :

  • déplacement sur les lieux
  • prises de mesures conservatoires
  • assistance aux mesures d’expertise
  • suivi du dossier auprès de l’assureur

Prestations relatives aux travaux et aux études techniques

Les prestations relatives aux travaux et aux études techniques concernent les travaux votés en assemblée générale.

La fiche d’information ne reprend aucun montant. Précisons que le montant de ces prestations se vote en même temps que les travaux, lors de l’assemblée générale. Il dépend de la nature et de la technicité du dossier à monter.

Prestations relatives aux litiges et aux contentieux (hors frais de recouvrement)

  • mise en demeure d’un tiers par lettre recommandée avec accusé de réception
  • constitution du dossier transmis à l’avocat, à l’huissier de justice ou à l’assureur « protection juridique »
  • suivi du dossier transmis à l’avocat

Prestations facturées uniquement au copropriétaire concerné

  • frais de recouvrement : mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, relance après mise en demeure
  • frais et honoraires liés aux mutations (établissement de l’état daté dans la limite de 380 euros TTC)

Bon à savoir : La facturation du pré-état daté n’est pas prévue au contrat de Syndic. Dès lors, le syndic doit adresser directement un devis au copropriétaire concerné.

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