La gestion des factures d’électricité et de gaz naturel est un enjeu majeur pour les syndics et les copropriétés. Pour y faire face, des solutions de traitement existent pour gagner en productivité telles que le groupement de factures, la mensualisation ou la dématérialisation. À la clé ? Une simplification des procédures et un incontestable gain de temps et de productivité.
Trois options pour simplifier votre gestion des factures
Avec sa solution à la carte, ENGIE propose aux syndics et aux copropriétés des services de gestion de factures intégrés et modulables. L’objectif est de gagner en simplicité dans le traitement de la facturation et de réduire les coûts de gestion en même temps que le temps de saisie comptable.
Trois options ont été déclinées pour vous permettre de choisir celle qui correspond le mieux à vos attentes :
- La facture groupée : pour réduire le volume de factures papiers par 2 ;
- Le paiement linéaire : pour réduire le volume de factures papiers par 6 ;
- Le service Dig-e-fact : pour passer à une solution innovante, totalement dématérialisée et qui intègre directement les factures dans le système de gestion comptable du syndic.
Facture groupée : une seule facture et un paiement unique pour toute la copropriété
Le principe : le gestionnaire de copropriété reçoit chaque mois les factures de votre copropriété sous pli unique, avec un bordereau récapitulatif et il a ainsi la possibilité de régler toutes les dépenses d’énergie en une seule fois par prélèvement automatique ou virement. Fini donc les périmètres de facturation à reconstituer. Avec l’option Facture Groupée, le gestionnaire bénéficie également d’une visibilité globale sur les dépenses énergétiques de votre copropriété. Gain de temps, gain de tri et gain d’archivage mais aussi optimisation des coûts de gestion.
>> En savoir plus sur la facture groupée
Paiement linéaire : les avantages de la mensualisation
Le paiement linéaire permet de réduire le volume de courriers à traiter tout en conservant des factures papier. Le syndic va bénéficier d’un paiement automatique d’un montant identique tous les mois et optimise ainsi son temps de gestion. Une facture annuelle de régularisation continue d’être adressée à chaque copropriété pour suivre au mieux la consommation globale d’électricité ou de gaz des bâtiments concernés.
Dig-e-fact : une solution pour augmenter la productivité
Avec l’offre d’ENGIE, la copropriété a la possibilité de bénéficier d’une solution 100% dématérialisée : Dig-e-fact. Les factures d’électricité et de gaz de tous les points de livraison en contrat ENGIE, sont envoyées de manière sécurisée sous la forme d’un PDF signé électroniquement. Mais pour simplifier encore plus la tâche, les données sont reconnues et directement intégrées dans l’outil comptable du syndic.
« Cette solution, développée avec notre partenaire ICS, représente un important gain de productivité. Auparavant, éditer son état des dépenses pouvait prendre une demi-journée, voire une journée entière. Maintenant, avec la solution Dig-e-fact, il suffit d’un clic ! », souligne Marion Houe, responsable commerciale chez ICS. Un service facile à mettre en œuvre, déjà plébiscité par les syndics, et qui permet en outre de faire d’importantes économies sur les coûts de gestion et de traitement des factures.
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3 questions à Marion Houe, responsable commercial chez ICS
En quoi l’offre Dig-e-Fact apporte-t-elle une réponse concrète aux problématiques des syndics et des copropriétés ?
La dématérialisation des factures est un vrai enjeu pour les syndics. Passer au 100 % numérique, cela veut dire bien sûr s’épargner un important travail de tri et d’archivage mais c’est aussi l’assurance de tout avoir à portée de main en permanence. Avec le logiciel de gestion ICS, les syndics et les copropriétés qui choisissent l’offre d’ENGIE n’ont plus besoin de scanner les factures papier pour les intégrer dans leur comptabilité informatique. Tout se fait automatiquement, grâce à une reconnaissance optique des caractères.
Comment décririez-vous en trois mots les offres de gestion que propose ENGIE aux syndics de copropriétés?
Tout d’abord, productivité ! Avec Dig-e-Fact, nous faisons gagner énormément de temps aux syndics. Ensuite, modularité. Les offres proposées par ENGIE peuvent prendre différentes formes selon les besoins. De la simple mensualisation à la dématérialisation complète des documents, chacun peut bénéficier d’une solution en ligne avec ses problématiques. Enfin, innovation. Dig-e-Fact est un service qui joue clairement la carte d’un avenir simplifié pour les syndics et les copropriétés.
Comment le partenariat avec ENGIE s’est-il déroulé ?
Nous avons travaillé ensemble pendant trois mois pour développer la passerelle vers les factures ENGIE jusqu’au logiciel de gestion comptable ICS. La collaboration a été efficace et enrichissante.
