Être un syndic certifié NF Habitat, qu’est-ce-que cela signifie ?

Être un syndic certifié NF Habitat, qu’est-ce-que cela signifie ?

Pour cette nouvelle émission Allo l’expert, nous répondons à une question d’un de nos lecteurs qui voudrait savoir ce que signifie la certification NF Habitat pour les syndics. Qu’est-ce que cela pourrait apporter à sa copropriété ? Pour y répondre, nous faisons appel à Hélène Thirion, responsable développement copropriété chez Cerqual.

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Une certification qui incite les syndics à aller vers une démarche qualité

Cerqual a développé la certification NF Habitat pour les syndics en 2016. Elle est là pour aider puis superviser les syndics de copropriété qui souhaitent se diriger vers une démarche de qualité. Par ailleurs, les copropriétaires qui veulent faire certifier leurs copropriétés obtiendront une meilleure qualité de suivi et de maîtrise des charges de la part de leur syndic.

En effet, cette certification NF Habitat couvre également la partie exploitation des copropriétés. De sorte qu’elle atteste de la qualité des parties communes de votre copropriété. Pour cela, elle prend en compte la qualité technique du bâtiment et sa bonne gestion. C’est une démarche volontaire.

Concrètement, nous avons mis en place un référentiel de 75 exigences fortes. Tous les ans un auditeur va rendre visite au syndic pour vérifier la mise en œuvre du cahier des charges et de ses exigences. Puis, il a l’obligation d’embarquer avec lui sur la certification qualité une ou plusieurs copropriétés de son portefeuille.

Aussi, il devra mettre en place des process afin d’appliquer les recommandations de mises en concurrence, de maîtrise des charges ou encore la mise en place d’indicateurs de consommation. Par ailleurs, il devra s’engager à améliorer sa réactivité par rapport à des réponses qui devraient être apportées au conseil syndical. Ainsi, cette certification couvre l’ensemble des exigences métier tournées à la fois vers le suivi technique, l’amélioration continue de ce suivi et la maîtrise des charges de copropriété.

22 cabinets de syndic certifiés NF Habitat sur toute la France

Actuellement, nous avons 22 syndics qui sont certifiés NF Habitat sur toute la France. Ils sont présents à Paris, Nantes, Rennes. Nous en avons également à Lyon et Marseille. La toile est en train de se tisser petit à petit.

On observe différents profils de cabinets. On peut avoir des cabinets familiaux qui ont une agence, mais aussi des syndics multi-sites, qui peuvent avoir 6 à 8 agences. D’ailleurs, récemment, nous avons certifié notre premier groupe national, qui reste quand même à taille humaine. Il s’agit du groupe Sergic qui représente quand même 40 agences. Elles seront officiellement certifiées NF Habitat fin 2022.

Rappelons que la certification reste effectivement une démarche volontaire. Donc, si les copropriétaires souhaitent faire certifier leur copropriété, ils peuvent demander à leur syndic de se faire certifier. À charge après au syndic de le faire ou non.

Donc, c’est lui qui, dans un premier temps, est audité sur un référentiel de 75 exigences. Elles portent tout aussi bien sur son organisation interne que sur la qualité de service et d’information auprès de ses clients copropriétaires. Comme d’ailleurs sur le suivi technique. Puis, dans un deuxième temps, l’objectif sera alors de faire certifier la copropriété.

Et là, vous avez des minima techniques auxquels il faut répondre. La plus importante d’entre elles, c’est soit que la copropriété a été construite avec la RT 2000 ou alors que la copropriété ait une étiquette DPE qui soit au niveau D.

Une certification NF Habitat pour réaliser des économies

Le syndic va devoir analyser et rédiger sa méthodologie interne pour aller vers une amélioration en continue. De sorte que la démarche de certification va l’obliger à tout écrire pour que son organisation soit toujours optimisée. De plus, tous les ans, le syndic se fait auditer. Il devra donc se remettre en question pour obtenir encore de meilleures réponses aux attentes des copropriétaires.

Le bénéfice de la certification NF Habitat retentit également au niveau de la gestion des copropriétés. En effet, l’auditeur visite une fois tous les trois ans l’ensemble de la copropriété. Il va vérifier le respect du cahier des charges. Notamment sur tout ce qui concerne les contrats d’entretien. Que ce soit pour la chaufferie, les ascenseurs, la sécurité incendie, tout doit être bien à jour.

Tout naturellement, la copropriété va générer des économies de charges, puisque la mise en concurrence est obligatoire au minimum tous les cinq ans. Par ailleurs, la maîtrise des charges dépendra aussi de la mise en place d’indicateurs. Notamment, sur la consommation de fluides avec des bilans réguliers. Ces derniers vont porter sur les prestations qui ont été réalisées avec les intervenants qui sont sous contrat.

Des bilans annuels des dépenses de la copropriété

De même, on prendra en compte les bilans des dépenses de la copropriété calculés en euros par mètre carré par an ou en centimes par mètre carré par an. Puis, le syndic met aussi en place, à titre professionnel, un bilan annuel : le suivi et le traitement des réclamations. On va lui demander également de mettre en place des livrets d’accueil pour les nouveaux copropriétaires. Ou encore de réaliser des enquêtes de satisfaction auprès du conseil syndical, justement pour voir ce qu’il pourrait encore améliorer. Notons que ces différents bilans sont communiqués aux copropriétaires lors de l’assemblée générale.

D’ailleurs, le PV d’AG sera une preuve de la mise en place du process. L’auditeur pourra le demander pour vérifier la bonne exécution de la renégociation des contrats par exemple. Notons que le choix de la certification NF Habitat se vote en assemblée générale. Celle-ci doit voter si oui ou non, elle veut rentrer dans la certification à la suite de la présentation des bilans. Par exemple, le syndic peut transmettre cette information lors d’un compte rendu annuel de gestion.

Au premier abord, la certification NF Habitat peut semble abstraite. Toutefois, en y regardant de plus près elle répond à des exigences précises qui apportent des bénéfices concrets. C’est un cercle vertueux ! Un syndic certifié s’inscrit dans une démarche qualité de la relation client dans l’intérêt des copropriétaires et des copropriétés, mais aussi pour celui de ses propres salariés…


Ce sera le mot de la fin. Hélène, merci pour toutes ces précisions, ces explications sur la certification NF Habitat des syndics et copropriétés. Retrouvez la page dédiée de notre partenaire Cerqual Qualitel Certification dans les pages de monimmeuble.com. Vous pouvez y suivre toute l’actualité de l’entreprise…

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