La question de l’optimisation des charges en copropriété est essentielle. Comment améliorer leur gestion et générer des économies de charges pour les copropriétaires ?
Allier efficacité et économies de charges pour les copropriétaires : c’est l’ambition de la startup lyonnaise Econhomes.
Elle a été créée en 2018 par deux professionnels du conseil en achats et en optimisation des coûts.
Le fonctionnement est simple, après avoir validé le projet avec le conseil syndical et le syndic, ils réalisent un diagnostic des dépenses de l’immeuble afin d’identifier des pistes d’économies.
Une fois les propositions approuvées par les copropriétaires, Econhomes s’occupe de tout.
De la recherche de fournisseurs, à la réalisation des appels d’offres, aux négociations, aux visites techniques et enfin à la contractualisation.
Mais à l’arrivée, c’est de nouveau la copropriété qui garde la main sur le choix final du prestataire retenu.
Bien entendu, Econhomes ne se rémunère qu’une fois la mission terminée, en prenant un pourcentage des économies obtenues.
L’objectif est de déterminer le bon prix pour chaque prestation réalisée, mais surtout de travailler sur l’optimisation des cahiers des charges.
La mise en concurrence n’est pas le seul moyen pour obtenir des économies de charges
Pour cela, il n’est pas forcément nécessaire de mettre en concurrence les prestataires.
Ce qui repose avant tout sur un rapport de force alors qu’il existe d’autres leviers pour obtenir de meilleures conditions des fournisseurs.
Les mises en concurrence des prestataires sont à la mode et les syndics eux-mêmes en savent quelque chose !
En moyenne, des appels d’offres sont réalisés tous les 3 à 5 ans.
Ils permettent de confirmer que la copropriété bénéficie des bonnes conditions de prix ou, le cas échéant, incitent au changement du prestataire.
Mais en maintenant une pression permanente sur le fournisseur, on fragilise la relation commerciale.
Le prix est le plus souvent le critère retenu au détriment de la qualité du service.
Et le prestataire peut ainsi perdre son contrat à l’occasion des mises en concurrence s’il n’a pas répondu aux attentes en termes de prix.
Dans ces conditions, pourquoi ne pas favoriser plutôt la négociation en gré à gré ?
En instaurant dès le départ, une relation de partenariat avec les prestataires, basée sur une confiance mutuelle et l’identification d’objectifs communs.
Il ne s’agit pas non plus d’arrêter les mises en concurrence car elles ont des effets vertueux lorsqu’elles encouragent le renouvellement des idées et apporte un peu d’innovation.
Dans quels cas faut-il opter pour la mise en concurrence ?
Là où elles deviennent réellement efficaces, c’est lorsque l’on est face à une impasse avec un prestataire.
C’est le cas, par exemple, lors d’un problème technique récurrent non résolu.
Où l’on va observer une dégradation de la qualité sans action corrective menée par le prestataire.
Un autre cas d’usage pertinent de la mise en concurrence porte sur les prestations pour lesquelles le niveau de qualité varie peu d’un prestataire à l’autre.
On pense notamment aux polices d’assurances, achats d’énergie, frais bancaires, solutions d’affranchissement, etc.
Mais la mise en concurrence dans le but de rechercher un nouveau prestataire se prépare.
Elle doit intervenir seulement après une réflexion qui doit aboutir à la réalisation d’un cahier des charges détaillant l’ensemble des besoins.
Car Il n’est pas question de reprendre l’ancien contrat pour l’appliquer au nouveau prestataire !
Ce travail en amont évitera d’avoir de mauvaises surprises par la suite.
Entretenir une relation de confiance
Rappelons toutefois qu’un partenariat sur le long terme avec les prestataires apporte de nombreux bénéfices.
En premier lieu, il est toujours préférable d’avoir un prestataire avec une bonne connaissance de l’immeuble et qui a conservé l’historique de la copropriété et de ses équipements.
Cet avantage se révèle très utile dans la recherche de pannes et bien souvent plus économique dans le temps.
De plus, la mise en place d’un plan de maintenance sur plusieurs années, va favoriser l’étalement des dépenses pour le remplacement des pièces.
Il est important de créer une relation de confiance entre le prestataire, le gestionnaire de copropriété et les membres du conseil syndical.
Cette relation est indispensable pour garantir les bons conseils, la réactivité dans les dépannages, etc.
Effectuer une veille active
Quelle que soit la solution choisie, au cas par cas, il est impératif de bien connaitre le marché et de se tenir informé.
Il faut pour cela, suivre l’évolution des prix du marché et des coûts pour chaque type de prestation de sa copropriété.
Il faut aussi bien comprendre les formules de révision des prix et les différentes clauses contractuelles.
Enfin, bien sûr, il faut faire de la veille sur les pratiques du marché, sur les nouveautés technologiques ou encore sur l’évolution de la réglementation.
Il s’agit donc d’un travail d’équipe alliant de nombreuses compétences dans le but d’obtenir les meilleures conditions du marché !
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« L’hebdo copro », chaque lundi, retrouvez Isabelle DAHAN, fondatrice de Monimmeuble.com pour un point sur l’actualité de la copropriété. Cette chronique est diffusée sur la radio web de l’immobilier : Radio Immo.
En savoir plus sur les économies de charges en copropriété
Chronique enregistrée le 9 septembre à 17h23, durée : 5 minutes.
Vous pouvez retrouver cette chronique sous forme de podcast ICI
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