Le Sénateur Jean Louis Masson s’interroge sur la manière dont les documents de la copropriété sont envoyés par les syndics de copropriété. Il se demande si au nom de la dématérialisation, ces derniers peuvent tout envoyer via Internet aux copropriétaires. Ne doivent-ils pas tenir compte des personnes qui ne disposent pas d’Internet ? Et, si l’on ne souhaite pas communiquer son adresse mail personnelle ?
La dématérialisation : une démarche de facilitation des procédures de gestion des immeubles en copropriété
La dématérialisation des copropriétés a été entamée et poursuivie par les Gouvernements successifs. Cela répond aux attentes des copropriétaires qui communiquent de manière électronique dans leur vie quotidienne. De plus, les syndics de copropriété peuvent bénéficier d’un gain de temps et d’une réduction de leurs coûts de fonctionnement.
Conformément à la loi n° 2014-366 du 24 mars 2014, les syndics sont autorisés à effectuer des notifications et des mises en demeure par voie électronique.
D’ailleurs, aux termes de l’article 64-2 du décret n° 67- 223 du 17 mars 1967, cette voie électronique ou dématérialisation des échanges peut emprunter deux formes :
- la lettre recommandée électronique,
- un procédé électronique mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de service de confiance qualifié. Il assure ainsi l’intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications.
En outre, l’article 64-1 de ce même décret prévoit la notification des documents joints à la convocation à l’assemblée générale des copropriétaires. En effet, lorsque la copropriété est dotée d’un espace en ligne sécurisé, ces documents peuvent être mis à leur disposition. L’accès en est alors réservé aux copropriétaires.
Enfin, la convocation doit expressément préciser que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de leur mise à disposition. Par ailleurs, s’agissant des avis d’appels de charges, l’article 35-2 du décret du 17 mars 1967 précise, par principe, qu’ils sont adressés par lettre simple. Mais, il admet la possibilité d’un envoi par dématérialisation ou par message électronique à l’adresse déclarée par le copropriétaire à cet effet.
Les échanges au sein des copropriétés ne doivent pas être réalisés au détriment des copropriétaires
Toutefois, la dématérialisation des échanges au sein des copropriétés doit tenir compte des copropriétaires qui ne disposent pas d’un accès à internet. Dans ce cas, ils ne seraient pas en mesure d’examiner les documents relatifs à la gestion de leur copropriété.
Par conséquent, l’utilisation de la dématérialisation et des échanges par voie électronique est subordonnée à une condition préalable obligatoire. En effet, le syndic doit obtenir l’accord exprès du copropriétaire. Et, cela, conformément aux articles 64-3 et 35-2 du décret de 1967. De plus, le copropriétaire peut révoquer son consentement à tout moment en application de l’article 64-4 du même décret.
Ainsi, les droits des copropriétaires qui ne sont pas ouverts à une communication par voie électronique sont protégés.
Pour en savoir plus sur la dématérialisation des envois par le syndic de copropriété :
- Modalités d’envoi de documents par les syndics de copropriétés.
- Question écrite n° 02421 de M. Jean Louis Masson (Moselle – NI). Question publiée dans le JO Sénat du 11/08/2022 – page 4237.
- Réponse du Ministère auprès du ministre de la transition écologique et de la cohésion des territoires, chargé de la ville et du logement. Réponse publiée dans le JO Sénat du 27/10/2022 – page 5352.
