La gestion du courrier reste un défi majeur pour les syndics de copropriété. Comment optimiser les envois tout en respectant les contraintes légales ? Franck TOUFAILI, dirigeant de ClearBUS, apporte des réponses innovantes. Dans cette interview exclusive, il présente les solutions de courrier numérique développées par son entreprise. Lettre recommandée électronique, lettre confirmée, intégration aux logiciels métiers, etc. ClearBUS propose une gamme complète de services pour les syndics. L’objectif ? Simplifier le quotidien des professionnels de l’immobilier tout en garantissant la sécurité juridique des échanges. Découvrez comment la dématérialisation du courrier peut révolutionner vos pratiques.
Sommaire :
- Pouvez-vous nous présenter ClearBUS ?
- Pouvez-vous nous expliquer les différences entre vos services de courrier numérique ?
- Qu’en est-il de la conformité légale et de la sécurité de vos services ?
- Comment vos solutions de courrier numérique s’adaptent-elles aux besoins des copropriétés ?
- Quel est l’impact écologique de vos services par rapport au courrier traditionnel ?
- Comment voyez-vous l’évolution du marché et des technologies dans votre secteur ?
ClearBUS se positionne comme le premier opérateur français de courrier postal numérique. En quoi cela consiste ?
Franck TOUFAILI. Bien sûr. ClearBUS, créé fin 2008, est pionnier dans le domaine de la dématérialisation du courrier en France. Notre concept est simple, mais révolutionnaire. Nous proposons un service de courrier entièrement électronique, sans papier ni transport physique.
Concrètement, l’expéditeur envoie sa lettre depuis son ordinateur. Le destinataire la reçoit et la consulte de la même manière. Tout se passe en ligne, de façon sécurisée et sans aucun déplacement. Nous éliminons ainsi les étapes traditionnelles d’impression, de mise sous pli et de distribution physique. C’est ce que nous appelons un service “de bout en bout”.
Cependant, nous restons flexibles. Pour certains cas particuliers, nous proposons des lettres hybrides. Dans ce cas, l’expéditeur dépose le courrier électroniquement, puis ClearBUS l’imprime et l’envoie par voie postale classique. Mais, cela reste exceptionnel, notre cœur de métier étant résolument numérique.
Soulignons que nos services, notamment nos lettres recommandées électroniques (LRE), respectent scrupuleusement la législation en vigueur. En effet, nous sommes en conformité avec la loi pour une république numérique de 2016 et son décret d’application n° 2018-347 du 9 mai 2018.
“ Par exemple, l’article R. 53-3 du Code des postes et communications électroniques exige “l’identification de l’expéditeur au moment de l’envoi”, une fonctionnalité que nous avons intégrée à notre plateforme.”
Notre gamme de services est variée. Elle comprend le courrier numérique simple, la lettre prioritaire, et bien sûr la lettre recommandée électronique avec ou sans accusé de réception. Chaque option répond à des besoins spécifiques de nos clients.
Pouvez-vous nous expliquer les différences entre vos services de courrier numérique ?
Franck TOUFAILI. Chez ClearBUS, nous proposons une gamme de services adaptée aux différents besoins de nos clients. Laissez-moi vous les présenter en détail.
Le courrier simple numérique
C’est l’équivalent dématérialisé de la lettre postale classique. Imaginez que vous envoyez une lettre avec un timbre vert ou rouge, mais de façon entièrement numérique. C’est rapide, écologique et économique.
La lettre recommandée électronique
Cette option reproduit fidèlement les caractéristiques d’une lettre recommandée papier, mais en version numérique. Elle existe avec ou sans accusé de réception. C’est particulièrement utile pour les documents officiels ou les communications importantes qui nécessitent une preuve d’envoi et de réception.
La lettre confirmée
C’est notre innovation phare, spécialement conçue pour les syndics de copropriété. Elle répond aux exigences de la loi du 9 avril 2024 sur la copropriété. Cette solution permet aux syndics d’envoyer les convocations d’assemblée générale, les appels de charges et les procès-verbaux de manière totalement dématérialisée.
Le fonctionnement est simple : le syndic reçoit un avis de dépôt dès que le courrier est envoyé. Ce qui garantit ainsi que le document a bien été transmis au copropriétaire. Ensuite, lorsque le destinataire consulte le document, le syndic reçoit un avis de relève. Cela offre une traçabilité complète et un gain de temps considérable.
Y a-t-il des différences de tarification entre ces services ?
La lettre confirmée, bien qu’elle offre des fonctionnalités similaires à la lettre recommandée électronique, est moins onéreuse. Cela s’explique par le niveau d’authentification requis. La lettre recommandée électronique nécessite une authentification forte, conformément au règlement eIDAS. En revanche, la lettre confirmée utilise un processus d’authentification simplifié, tout en restant parfaitement sécurisée et conforme à la législation.
Qu’en est-il de la conformité légale et de la sécurité de vos services ?
Franck TOUFAILI. La conformité légale et la sécurité sont au cœur de nos préoccupations. Tous nos services respectent scrupuleusement les textes de loi en vigueur, notamment le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique.
En termes de sécurité, nous garantissons la confidentialité des données et l’intégrité des documents transmis. Chaque envoi est horodaté et crypté, assurant ainsi qu’il arrive au bon destinataire sans altération.
De plus, ClearBUS est qualifié par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) pour ses services de lettre recommandée électronique. Cette qualification, renouvelée tous les deux ans après un audit rigoureux, atteste du sérieux et de la fiabilité de nos solutions. Ainsi, en choisissant ClearBUS, les professionnels de l’immobilier peuvent être assurés d’utiliser des services conformes, sécurisés et reconnus par les autorités compétentes.
“ Notre qualification ANSSI est cruciale. Elle garantit la fiabilité de nos services et offre une assurance juridique à nos clients. En cas de litige, nous fournissons des preuves numériques irréfutables. Attention, tous les prestataires ne sont pas qualifiés. Utiliser des services non agréés peut invalider vos procédures, notamment vos assemblées générales. Choisissez toujours un opérateur certifié par l’ANSSI pour vos communications officielles.”
Comment vos solutions de courrier numérique s’adaptent-elles aux besoins des copropriétés ?
Franck TOUFAILI. Le secteur de la copropriété connaît actuellement une véritable révolution numérique. Et, nos solutions évoluent constamment pour répondre à ces nouveaux besoins.
Notre principale innovation est la lettre confirmée, spécialement conçue pour les syndics. Elle n’est pas soumise aux qualifications de l’ANSSI comme la lettre recommandée électronique. Toutefois, elle répond parfaitement aux besoins spécifiques des copropriétés. Ainsi, nous l’avons développée en étroite collaboration avec les syndics, en intégrant un tableau de bord de traçabilité. Cela leur permet de suivre en temps réel l’état de leurs envois : qui a reçu quoi, qui a consulté les documents, etc.
“ nous proposons nos services de manière soit autonome, c’est-à-dire que vous allez sur notre plateforme où vous utilisez nos logiciels pour envoyer vos courriers. Mais on peut aussi les intégrer dans vos CRM, dans vos outils de gestion métier.”
Nos services s’utilisent de deux manières :
- En autonomie : les syndics utilisent directement notre plateforme.
- Par intégration : nous incorporons nos services dans les outils de gestion existants des syndics via des API. Nous avons même fait un pas de plus en collaborant avec les éditeurs de logiciels métiers. Ainsi, nos API sont directement intégrées dans leurs solutions, offrant une expérience fluide aux syndics.
Récemment, la loi du 9 avril 2024 dite “Habitat dégradée” a modifié les règles de consentement pour les copropriétaires. Nous avons immédiatement adapté nos services pour faciliter la relève des courriers par les copropriétaires. Le processus est maintenant plus simple, tout en restant parfaitement sécurisé.
Notre approche est basée sur une innovation constante. Nous sommes en contact permanent avec nos clients pour comprendre leurs besoins, leurs difficultés et leurs perspectives. Cela nous permet d’améliorer continuellement nos services et de les adapter aux évolutions du marché.
Quel est l’impact écologique de vos services par rapport au courrier traditionnel ?
Franck TOUFAILI. C’est une excellente question, et je suis ravi de pouvoir en parler. Chez ClearBUS, nous sommes profondément engagés dans la réduction de l’impact environnemental des activités postales.
Démarche RSE et bilan carbone
Tout d’abord, il faut savoir que nous faisons partie du groupe SIPAREX, qui a initié une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) ambitieuse. Dans ce cadre, nous avons récemment lancé une évaluation approfondie de notre bilan carbone. Notre objectif est clair : définir un plan d’action d’ici 2030 pour aligner nos réductions d’émissions avec les Accords de Paris sur le climat.
En parallèle, nous menons une étude comparative entre notre lettre recommandée électronique et son équivalent papier. Bien que nous n’ayons pas encore de chiffres définitifs à vous communiquer, nos premières estimations sont très encourageantes. Intuitivement, nous savons que notre solution est moins impactante pour l’environnement.
Pourquoi ? Parce que nous éliminons de nombreuses étapes énergivores du processus postal traditionnel : impression de documents, mise sous pli, transport physique du courrier, stockage, etc. Or, tous ces éléments combinés représentent une réduction significative de l’empreinte carbone par courrier envoyé.
Comment voyez-vous l’évolution du marché et des technologies dans votre secteur ?
Franck TOUFAILI. Le marché du courrier numérique est en constante évolution, et nous nous efforçons d’anticiper les besoins futurs. En effet, dans notre secteur, les avancées sont principalement technologiques. Et, elles se produisent à une vitesse sans précédent.
En outre, cette rapidité nous oblige à maintenir une veille technologique constante et à faire preuve d’une grande agilité. Chez ClearBUS, notre taille modeste est un atout. Elle nous permet de nous adapter rapidement aux nouvelles tendances.
L’IA au cœur de l’innovation
L’intelligence artificielle, et particulièrement l’IA générative, est aujourd’hui omniprésente. Elle offre des possibilités que nous n’imaginions même pas, il y a quelques mois. Chez ClearBUS, nous sommes pleinement engagés dans cette révolution.
Notre équipe de R&D, composée d’ingénieurs et de docteurs, travaille actuellement sur l’intégration de fonctionnalités d’IA dans nos services. D’ailleurs, ces innovations, que nous proposerons prochainement à nos clients, toucheront divers aspects de nos solutions :
- La relève du courrier
- La sécurité des échanges
- Le traitement des adresses
- L’identification des utilisateurs
Anticipation réglementaire
Parallèlement aux avancées technologiques, nous restons très attentifs aux évolutions réglementaires. Notre présence dans diverses instances ministérielles et fédérations professionnelles d’éditeurs de logiciels ou de métiers, nous permet d’anticiper les changements législatifs. Par exemple, nous étions prêts pour la loi du 9 avril 2004 bien avant sa promulgation.
En conclusion, chez ClearBUS, nous sommes convaincus que l’avenir de notre secteur réside dans la combinaison intelligente de technologies de pointe, comme l’IA, avec une profonde compréhension des besoins de nos clients et des exigences réglementaires. C’est cette approche qui nous permettra de continuer à innover et à offrir des solutions toujours plus performantes et adaptées.
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