La comptabilité syndic représente aujourd’hui un véritable point de tension dans les cabinets de gestion immobilière. Retards de traitement, turnover élevé, dépendance excessive à quelques collaborateurs clés : les signaux d’alerte se multiplient. Dans ce nouvel épisode d’Allô l’Expert, Alioune Seck, fondateur de Nouila, décrypte les causes profondes de ces dysfonctionnements. Selon lui, le problème dépasse la simple pénurie de profils qualifiés. Il s’agit d’un enjeu structurel qui appelle des réponses concrètes. Standardisation des pratiques, réduction de la dépendance humaine, externalisation maîtrisée : l’expert livre ses recommandations pour permettre aux syndics de sortir de l’urgence permanente et de construire une organisation durable.
Sommaire :
- La comptabilité syndic, premier maillon de rupture dans les cabinets
- Au-delà de la pénurie, un problème structurel
- Standardiser pour reprendre le contrôle
- L’externalisation, une piste à considérer
- Construire une organisation durable
La comptabilité syndic, premier maillon de rupture dans les cabinets
Des tensions quotidiennes qui révèlent un malaise profond
La comptabilité syndic cristallise de nombreuses frustrations. Les retards s’accumulent dans les cabinets. Les relations se tendent entre comptables et copropriétaires. Les équipes subissent une pression constante. Alioune Seck observe ce phénomène au quotidien auprès des structures qu’il accompagne.
« La comptabilité de copropriété est souvent le premier service à entrer en tension dans certains cabinets, au point de devenir un véritable point de rupture organisationnel. » — Alioune Seck, fondateur de Nouila.
Ce dysfonctionnement affecte l’ensemble du secteur. En effet, la France compte environ 740 000 copropriétés selon la FNAIM. Ces structures représentent plus de 10 millions de lots. Des milliers de professionnels gèrent ce parc immobilier. Or, ils travaillent souvent en sous-effectif.
Une dépendance humaine qui fragilise toute l’organisation
Le turnover représente un autre signal d’alerte. De nombreux cabinets concentrent leur savoir-faire sur une ou deux personnes. Tant que ces collaborateurs restent en poste, tout fonctionne. En revanche, leur absence provoque une crise immédiate.
« Il existe une forte dépendance à une ou deux personnes clés, si bien que leur absence peut rapidement désorganiser tout le service et provoquer une véritable situation de crise. »
Cette fragilité expose les cabinets à des risques majeurs. Un arrêt maladie peut paralyser la production comptable. Une démission bloque les opérations pendant plusieurs semaines. Par conséquent, les appels de fonds prennent du retard. Les clôtures d’exercice s’accumulent. Les copropriétaires perdent patience.
Au-delà de la pénurie, un problème structurel
Le manque de comptables ne suffit pas à tout expliquer
Les cabinets rencontrent de réelles difficultés à recruter des comptables spécialisés en copropriété. La pénurie est tangible. Le décret comptable du 14 mars 2005 encadre en effet la profession par des règles strictes et impose une maîtrise technique approfondie de la comptabilité spécifique aux syndicats de copropriétaires. Or, ces compétences pointues demeurent rares sur le marché de l’emploi.
Toutefois, Alioune Seck invite à regarder plus loin : « Même les cabinets qui disposent aujourd’hui d’équipes compétentes et investies rencontrent malgré tout des difficultés. La problématique dépasse la seule dimension humaine : elle relève avant tout d’un déséquilibre structurel et organisationnel. »
Par ailleurs, la loi ELAN du 23 novembre 2018 a renforcé les obligations pesant sur les cabinets. Elle a accru les exigences en matière de transparence et imposé la dématérialisation d’un grand nombre de documents. Ces nouvelles contraintes viennent s’ajouter à une charge de travail déjà importante et mettent sous pression des équipes souvent saturées.
La complexité croissante des règles comptables
La comptabilité syndic se complexifie d’année en année. L’arrêté du 14 mars 2005 encadre la matière en instaurant un plan comptable spécifique, assorti d’une nomenclature rigoureuse applicable aux copropriétés. À cela s’ajoute l’obligation de respecter la loi du 10 juillet 1965 ainsi que le décret du 17 mars 1967, qui structurent le régime juridique de la copropriété. Or, ces textes évoluent régulièrement au gré des réformes, renforçant encore l’exigence de veille réglementaire et la technicité attendue des professionnels.
« Plus le portefeuille d’un cabinet se développe, plus les situations particulières se multiplient. Or, chaque exception, même parfaitement justifiée, génère une complexité supplémentaire et alourdit la charge mentale des équipes. »
Nouila gère aujourd’hui plus de 50 000 lots à l’échelle nationale. Cette envergure offre à son fondateur une vision transversale du marché et lui permet de repérer des tendances récurrentes. Une distinction nette se dessine alors entre les cabinets structurés, qui anticipent et pilotent, et ceux qui subissent les contraintes sans réelle organisation.
Standardiser pour reprendre le contrôle
Poser des règles claires et s’y tenir
La standardisation constitue un premier levier d’action. Alioune Seck recommande de définir des règles précises. Les cabinets doivent parfois refuser certaines demandes particulières.
« Il faut accepter de standardiser, de dire non à certaines pratiques, de renoncer à une forme de sur-mesure permanent. »
Cette rigueur organisationnelle insuffle une véritable dynamique aux équipes. Elle allège le quotidien et rend les méthodes de travail plus fluides. Les procédures deviennent standardisées, donc reproductibles et contrôlables. Par conséquent, le risque d’erreur diminue nettement. Concrètement, cette harmonisation peut s’appliquer à plusieurs volets : uniformisation des dates d’appels de fonds, formalisation des processus de relance, adoption de trames communes pour la présentation des comptes en assemblée générale.
Réduire la dépendance à la mémoire humaine
Aucun cabinet ne peut fonctionner en s’appuyant sur la mémoire de quelques personnes. Une telle organisation demeure trop vulnérable. La standardisation offre au contraire un cadre solide : elle permet de formaliser les savoir-faire, de capitaliser les connaissances et de rendre les procédures transférables d’un collaborateur à l’autre. Les nouveaux arrivants gagnent ainsi en autonomie plus rapidement. La comptabilité syndic s’en trouve renforcée et plus sécurisée.
Les logiciels métiers contribuent également à cette structuration. Encore faut-il que leur utilisation soit homogène au sein des équipes. Sans règles communes ni discipline collective, l’outil perd en cohérence et en efficacité.
L’externalisation, une piste à considérer
Un collaborateur externe intégré à l’équipe
L’externalisation comptable séduit de plus en plus de cabinets. Nouila propose ce service depuis 2018. La société accompagne aujourd’hui de nombreuses structures françaises.
« Nous accompagnons des cabinets de syndic dans l’externalisation de leur comptabilité. Nous prenons en charge la gestion de la comptabilité de copropriété en nous intégrant pleinement à leur organisation, comme si nous étions un collaborateur interne, intervenant à distance. »
Cette solution présente plusieurs bénéfices immédiats. Elle permet d’absorber les variations de charge et de mieux répartir le travail dans le temps. Elle sécurise également l’activité en cas d’absence ou d’imprévu en interne. En outre, elle donne accès à des compétences techniques spécialisées en comptabilité de copropriété. Le cabinet s’affranchit ainsi des contraintes liées au recrutement, à la formation et à la gestion des ressources humaines.
Industrialiser les processus sans perdre en qualité
Alioune Seck parle d’industrialisation des processus. Ce terme peut surprendre dans un secteur de proximité. Pourtant, l’objectif n’est pas de déshumaniser la relation.
L’objectif est de sécuriser et fiabiliser les opérations récurrentes. Les équipes enregistrent les factures selon un processus formalisé, procèdent au lettrage des comptes de manière systématique, génèrent les appels de fonds via des automatisations paramétrées et élaborent les annexes comptables avec une méthodologie structurée.
Cette organisation, appuyée par une automatisation partielle, dégage un temps précieux. Les gestionnaires peuvent alors se recentrer sur leur cœur de métier : la relation client. Ils renforcent les échanges avec les copropriétaires, accompagnent plus efficacement les conseils syndicaux et apportent davantage de valeur ajoutée. À terme, la qualité de service s’améliore de manière tangible.
Construire une organisation durable
Le message d’Alioune Seck est sans ambiguïté : les cabinets ne peuvent plus se contenter de « tenir » quelques mois sous tension. La comptabilité syndic ne doit plus être gérée dans l’urgence permanente. Elle doit devenir un processus structuré, piloté et prévisible. Certes, cette évolution suppose un investissement initial, qu’il soit organisationnel, humain ou technologique. Mais le retour sur investissement se révèle rapide et durable.
Les cabinets qui choisissent d’anticiper prennent une réelle avance. Une organisation claire et méthodique renforce leur attractivité. Les comptables privilégient les structures où les procédures sont formalisées et les responsabilités définies. Ils s’y projettent plus facilement et s’y inscrivent dans la durée.
Cette stabilité profite directement à la qualité du service. Les copropriétaires bénéficient d’interlocuteurs qui maîtrisent leurs dossiers et assurent un suivi cohérent. La comptabilité syndic cesse alors d’être un facteur de fragilité. Elle devient un levier de performance et un véritable avantage concurrentiel.
