Chronique Hebdo Copro : Mesures relatives au fonctionnement des copropriétés

Le 28 juin a été publié au journal officiel un décret qui porte sur différentes mesures relatives au fonctionnement des copropriétés et applicables au 29 juin. Il est question de participation des copropriétaires aux assemblées générales par des moyens de visioconférence ou de communication électronique, de dématérialisation des avis d’appels de fonds, de mandats de vote…

 

Un premier volet du décret porte sur la convocation des assemblées générales

 

L’article 9 du décret du 17 mars 1967 est complété, il indique que le syndic doit à présent signaler par voie d’affichage, aux copropriétaires, la date de la prochaine assemblée générale et la possibilité qui leur est offerte de solliciter l’inscription d’une ou plusieurs questions à l’ordre du jour.

L’affichage, qui reproduit les dispositions de l’article 10 du décret de 1967 doit être réalisé dans un délai raisonnable. Par ailleurs l’article 9-1 est modifié pour apporter des précisions concernant la consultation des pièces justificatives avant l’assemblée générale et les possibilités pour un copropriétaire de se faire assister.

La nouveauté est que le copropriétaire peut se faire assister par son locataire ou l’autoriser à consulter, à sa place, les pièces justificatives de charges récupérables.

Il peut également toujours se faire assister par un membre du conseil syndical et obtenir une copie des pièces justificatives, à ses frais.

 

La participation aux assemblées générales par visioconférence

 

Depuis la loi ELAN, les copropriétaires peuvent participer à l’AG par présence physique, par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification.

Le décret du 27 juin 2019 précise que la solution sera choisie sur la base de devis élaborés à cet effet à l’initiative du syndic ou du conseil syndical et que c’est bien le syndicat des copropriétaires qui en supportera les coûts.

Par ailleurs, pour garantir la participation effective des copropriétaires, ces supports doivent, au moins, transmettre leur voix et permettre la retransmission continue et simultanée des délibérations. De même, le copropriétaire qui souhaite participer à l’AG « à distance » doit en informer le syndic au moins trois jours avant sa tenue.

Pour tenir compte de ces nouveaux moyens de participation, la feuille de présence doit à présent indiquer les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé mais aussi la mention « présent physiquement ou représenté » et « participant à l’assemblée générale par visioconférence, par audioconférence ou par un autre moyen de communication électronique ».

Bien entendu, l’émargement de la feuille de présence n’est pas requis pour les participants « à distance » mais celle-ci doit être certifiée exacte par le président de séance désigné par l’AG. Elle peut être tenue sous forme électronique.

Par ailleurs, si des incidents techniques ont empêché le copropriétaire de faire connaître son vote, ils seront ajoutés dans le procès-verbal, à la suite des autres, sur un registre spécialement ouvert à cet effet. Ce registre peut de la même façon être tenu sous forme électronique.

En matière de délégation de droit de vote, on sait déjà que tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire mais le décret du 27 juin ajoute une précision très utile qui va concerner les mandats sans indication du nom du mandataire. Dans ce cas, le syndic va devoir remettre ce mandat en début de réunion au président du conseil syndical afin qu’il désigne un mandataire pour exercer cette délégation de vote. En l’absence du président du conseil syndical ou à défaut de conseil syndical, le syndic les remettra au président de séance désigné par l’AG.

 

Les extranets mis à disposition par les syndics professionnels.

 

Cet accès en ligne sécurisé sera accessible aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires au moyen d’un code personnel sécurisé garantissant la fiabilité de l’identification des copropriétaires. Les documents mis à disposition par le syndic dans cet espace sont téléchargeables et imprimables.

L’ensemble des documents présents dans cet espace dont la liste minimale a été précisée très récemment par décret devra être actualisée au minimum une fois par an par le syndic, dans les trois mois précédant l’AG annuelle.

De même les notifications annexées à la convocation de l’AG peuvent-être mises à la disposition des copropriétaires dans leur espace sécurisé. Toutefois, la convocation doit préciser expressément que ces documents sont accessibles en ligne et la durée de leur mise à disposition.

Toujours dans le but de faciliter la communication avec les copropriétaires, notons que depuis la loi ALUR l’envoi des avis d’appels de fonds peuvent-être adressés par le syndic par lettre simple ou par message électronique, sous réserve de l’accord exprès desdits copropriétaires.

En ce sens, le décret du 27 juin ajoute que cet accord exprès doit préciser s’il porte sur les notifications, les mises en demeure ou les deux. Par ailleurs, le copropriétaire peut à tout moment retirer son accord exprès. Si cette décision est formulée lors de l’AG, le syndic en fait mention sur le procès-verbal.

« L’hebdo copro », chaque lundi, retrouvez Isabelle DAHAN, fondatrice de Monimmeuble.com pour un point sur l’actualité de la copropriété. Cette chronique est diffusée sur la radio web de l’immobilier : Radio Immo.

En savoir plus sur le décret du 27 juin 2019

Chronique enregistrée le 1 juillet à 17h10, durée : 5 minutes.

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