Vous êtes propriétaire en copropriété ? Vous savez probablement à quel point une gestion rigoureuse des archives en copropriété est essentielle. Mais, que faire lorsque le syndic n’a ni l’espace ni les dispositions pour assurer un stockage physique de qualité ? C’est là que PRO.ARCHIVES intervient comme leader des solutions d’archivage physique et numérique pour l’immobilier. Découvrez comment externaliser vos documents afin d’en garantir la sécurité et la traçabilité.
Comment garantir la sécurité des archives en copropriété ?
Le syndic a l’obligation de détenir et de conserver les archives liées au syndicat des copropriétaires tout au long de son mandat. La responsabilité de la gestion de ces archives, qu’elles soient courantes ou dormantes, incombe au syndic. En effet, elle fait partie de ses tâches de gestion quotidienne.
Or, on constate que le volume des archives en copropriété est en constante augmentation ces dernières années. Et, les syndics manquent souvent d’espace de stockage dans leurs locaux. De plus, les syndics doivent présenter des garanties solides pour la conservation des documents. Ainsi, leurs polices d’assurance doivent couvrir une large gamme de risques.
Par ailleurs, si les locaux du syndic sont trop petits ou inappropriés, les archives du syndicat peuvent être stockées dans un local sécurisé au sein de la copropriété. Toutefois, la compagnie d’assurances de l’immeuble devra être informée de cette décision.
En cas de changement de syndic, l’ancien doit transmettre au nouveau, dans un délai d’un mois, la situation de trésorerie, les fonds disponibles ainsi que toutes les archives du syndicat. Cependant, on observe fréquemment de nombreux problèmes de transmission ou de perte d’archives. Ce qui n’est pas sans causer des difficultés importantes pour reprendre la gestion du syndicat.
Pour pallier ces difficultés, externaliser les archives en copropriété peut s’avérer être une solution envisageable. D’ailleurs, l’article 18 de la loi de 1965 autorise le syndic à confier les archives du syndicat à une entreprise spécialisée. Mais, cette décision se vote à la majorité de l’article 25. Si les copropriétaires décident d’externaliser les archives, la prestation leur sera facturée. Notons que l’externalisation de l’archivage en transfère la responsabilité sur le prestataire.
Quel est le processus d’externalisation des archives physiques en copropriété ?
Une première étape consiste en l’enlèvement des archives, mais il faut auparavant estimer le volume de ces archives papier. Ensuite, une équipe se déplace chez le syndic pour récupérer les dossiers des années N-1 à N-10. Ils sont alors placés dans des conteneurs puis classés par durée de conservation et par métier.
En effet, les principales durées de conservation des pièces et documents sont de 5 ans, 10 ans jusqu’à 30 ans pour des documents relatifs à la propriété des parties communes et privatives.
PRO ARCHIVES s’occupe de la gestion des archives de votre copropriété
Une fois récupérées, les archives de la copropriété sont transportées vers des entrepôts sécurisés. Elles y sont stockées en conformité avec la réglementation. Ainsi, pour l’archivage papier, le prestataire doit respecter la norme NF Z40-350, qui définit des critères précis afin de minimiser les risques. En matière d’archivage numérique, la norme NF Z42-013 sera respectée.
Notons que les archives en copropriété font l’objet d’un inventaire informatisé une fois récupérées et stockées dans des entrepôts sécurisés. Les copropriétaires gardent alors le contrôle sur leurs archives grâce à un espace client dédié. La livraison des documents originaux est possible sous 48 heures maximum en cas de besoin. De plus, le transfert des archives au nouveau successeur syndic est automatisé. Enfin, chaque année, une campagne de destruction est organisée pour détruire les documents arrivés à péremption.
Le conseil syndical a un libre accès aux archives de l’immeuble
Le conseil syndical peut exiger la consultation et l’obtention de copies de toutes les pièces concernant la gestion et l’administration de la copropriété. Toutefois, si le syndic ne respecte pas les délais de transmission, il risque une amende de 15 euros par jour après un mois.
Les copropriétaires ont droit d’accès aux justificatifs de charges et aux contrats avant l’assemblée générale. Mais, après cette dernière, ils peuvent consulter tous les documents relatifs à l’assemblée pour s’assurer de la conformité des opérations. Le syndic est alors chargé de fournir les documents dont les copropriétaires ont besoin lorsqu’ils le demandent.
Dans le cadre de la numérisation des documents et la gestion des archives en copropriété, le décret du 23 mai 2019 établit la liste minimale des documents relatifs à la gestion de l’immeuble. Ces documents sont accessibles aux copropriétaires et aux membres du conseil syndical via une plateforme en ligne sécurisée.
“ Notre solution respecte les normes en vigueur et convient aux grands groupes comme aux syndics bénévoles. Elle offre une interface unique pour gérer et consulter vos archives physiques et numériques. En cas de changement de syndic, la dématérialisation facilite la transmission des archives au successeur. Cela limite les risques de litige tout en assurant la continuité du service.” – Nicolas Blanc, Directeur des ventes chez Pro Archives.
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En conclusion,
Les archives en copropriété sont l’un des éléments cruciaux de la gestion immobilière en France, comme le prescrit la loi ALUR de juillet 2014. Cela concerne aussi bien :
- la conservation des documents tels que le règlement de copropriété,
- l’état descriptif de division,
- les actes publiés qui y apportent des modifications,
- les diagnostics techniques des parties communes de l’immeuble en cours de réalisation, etc.
En effet, lorsqu’un syndic quitte ses fonctions, il doit remettre l’ensemble des documents et archives du syndicat de copropriétaires. Y compris les documents dématérialisés, dans un délai d’un mois. Si les copropriétaires décident d’externaliser la gestion des archives, ils doivent prendre en charge les coûts associés. Les archives deviennent alors la propriété des copropriétaires qui peuvent les obtenir sur demande.
Notons que la dématérialisation des archives facilite la gestion des documents et leur transmission au syndic successeur. Ce qui limite d’autant plus les risques de contentieux judiciaire. Dans l’hypothèse d’un litige judiciaire, la conservation des archives est essentielle pour prouver les comptes et la gestion de la copropriété. Il est donc essentiel de conserver ces documents pendant une période appropriée, qui peut varier selon les cas. Enfin, il est à noter que l’immatriculation des copropriétés à Paris est désormais obligatoire, ce qui facilite la gestion immobilière et l’accès aux archives pour les copropriétaires.
