Le volume d’archives n’a cessé de croître et le syndic ne dispose pas toujours d’une capacité de stockage suffisante au sein de son cabinet. Sécurité des documents qui constituent la mémoire vive de l’immeuble, tarifs abordables autant d’arguments qui plaident en faveur de l’externalisation…
La décision d’externaliser la conservation des archives
La possibilité pour un syndicat de copropriétaires de décider librement d’avoir recours à un prestataire spécialisé pour la conservation de ses archives est désormais entérinée.
On comprend, en effet, qu’il est plus logique de confier la gestion des archives à une société dont c’est le métier et qui va être assurée pour cela plutôt que de mettre en péril ses archives chez le syndic.
Cette décision de confier la gestion des archives à un tiers, aux frais du syndicat des copropriétaires, revient à l’assemblée générale, qui doit se prononcer à la majorité absolue de tous les copropriétaires présents, absents ou représentés c’est à dire l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965.
Le vote à l’article 25 confirme qu’il s’agit d’une décision importante qui dépasse la simple gestion courante de l’immeuble. Pour autant la mission d’archivage demeure une des fonctions du syndic et cette décision ne peut donc en aucun cas donner lieu à une rémunération complémentaire au profit du syndic.
Par ailleurs, si le syndic souhaite faire le choix de l’externalisation alors que le syndicat des copropriétaires s’y oppose, il sera tenu d’en supporter seul le coût et la responsabilité.
C’est le décret n°2015-342 du 26 mars 2015 qui prévoit au titre des articles 7.1.4 et 7.1.5 du contrat type de syndic que :
La rémunération forfaitaire versée au syndic au titre de la gestion courante est réduite d’une somme convenue entre les parties ou correspondant à la valeur de la prestation facturée au syndicat par le tiers qui s’est substitué au syndic.
Combien cela coûte-t-il ?
Ramené au nombre de lots, le coût est plutôt raisonnable.
Il est conseillé de mettre en concurrence plusieurs sociétés d’archivage.
Pour autant, les propositions peuvent varier en fonction du nombre de conteneurs nécessaires ou de la localisation des documents à archiver. Certains prestataires ajoutent également à leur forfait de base des options payantes pour le tri et le classement des documents. Mais le plus souvent, on vous demandera un supplément pour la consultation des documents archivés et stockés chez le prestataire. Ce service peut être facturé à la journée et il vous en coûtera en moyenne 400 euros hors taxe.
C’est pour cela que nous mettons l’accent sur l’offre de la société Pro Archives qui a fait le choix d’un forfait de base, tout compris, facturé 4,2 euros par lot et cela quelle que soit la taille de la copropriété.
Notre forfait comprend la conservation sécurisée des archives, l’assurance, le reclassement annuel des dernières archives entrées. Le tarif ne varie pas avec le nombre de conteneurs. De plus, le forfait inclut une consultation illimitée des documents stockés, sans surcoût.
Nicolas Blanc, Directeur commercial de Pro Archives.
Comment arrivent-ils à pratiquer un tarif aussi compétitif ? C’est parce que la majeure partie du travail est effectuée la première année alors que les prix sont lissés sur 5 ans. Les contrats s’étalent en effet le plus souvent sur 5 ans et des pénalités peuvent être prévues en cas de sortie anticipée.
Si le client reprend ses archives avant la fin de son contrat, il sera redevable de 75% du solde du montant de la prestation globale.
Nicolas Blanc
L’externalisation : une solution sécurisée
La conservation des archives « physiques » est sécurisée dans des bâtiments spécialement équipés (systèmes anti-intrusion, de détection d’incendies). Les conditions de stockage sont soumises à des normes (NF Z 40-350 pour l’archivage papier et NF Z 42013 pour l’archivage électronique) et doivent disposer d’un agrément délivré par le Service interministériel des archives de France (SIAF).
Par ailleurs, la société d’archivage dispose d’une garantie pour couvrir les sinistres tels que les incendies, explosions, attentats, etc., qui surviendrait dans les entrepôts de stockage ou lors du transport des documents.
Le syndicat des copropriétaires peut s’il le souhaite souscrire une assurance complémentaire à ses frais mais la sinistralité en matière de stockage étant très faible, cela ne semble pas nécessaire. Notons que les numéros des contrats d’assurance responsabilité civile entreprise et multirisque professionnel doivent être précisés dans le contrat ainsi que le détail des garanties du prestataire.
La responsabilité du syndic en cas de changement de syndic
Du fait que la conservation et la gestion des archives sont comprises dans la mission ordinaire du syndic, le contenu des boîtes et conteneurs stockés reste sous l’unique responsabilité de celui-ci (Article 33 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967).
Il est préférable que le contrat d’archivage soit signé par le syndic. En effet, s’il est le contractant, le syndic garde la responsabilité plein et entière des archives.
Rachid LAARAJ, fondateur de Syneval.
D’ailleurs, en cas de changement de syndic, la transmission des documents et archives du syndicat, doit être accompagnée d’un bordereau récapitulatif de ces pièces. La copie de ce bordereau est remise au conseil syndical.
En cas de succession de syndic, l’article 18-2 de la loi de 1965 apporte une précision en prévoyant que le syndic sortant est tenu de remettre les documents et archives de la copropriété au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions.
L’externalisation du stockage facilite la transmission des archives et protège la mémoire de la copropriété.
Dans le cas où le syndicat des copropriétaires a choisi de confier ces archives à un prestataire, le syndic est également tenu, toujours dans le même délai, d’informer ce prestataire du changement et de lui communiquer les coordonnées du nouveau syndic. Le syndic sortant devra conserver la preuve de cette information en cas de difficulté future lors de la transmission des archives à son successeur.
La numérisation s’accompagne souvent de la mise en place d’un coffre-fort numérique propre à chaque copropriété.
Les archives de la copropriété sont organisées dans un espace sécurisé, accessible avec des codes personnalisés. En cas de changement de syndic, de nouveaux codes seront confiés à l’équipe entrante, tandis que les anciens codes seront, eux, désactivés.
Nicolas Blanc
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Le volume des archives liées à une copropriété n’a cessé de croître depuis plusieurs années, et les syndics ne disposent pas toujours d’une capacité de stockage suffisante dans leur cabinet.
Aussi, le Syndicat se voit offrir de sérieuses garanties pour la conservation de ses documents (polices d’assurance incendie, explosion, foudre, fumée, attentat, vandalisme et malveillance, émeutes mouvements populaires, tempête, grêle, dégâts des eaux une facilité évidente), et de représentation en cas de changement de syndic.
L’externalisation peut donc être un remède efficace contre les nombreux problèmes de transmission, voire de disparition des archives en cas de changement de Syndic, qui induisent généralement de grandes difficultés de reprise de la gestion du Syndicat.
