5 questions à Olivier Torres, Directeur du Marché Relation d’affaire de la Branche Services-Courrier-Colis de La Poste
Olivier Torres répond aux questions sur la lettre recommandée électronique
Le décret du 21 octobre 2015 vient de paraître, apporte-t-il des précisions sur le contexte réglementaire des envois de lettres recommandées par voie électronique?
Ce décret donne des précisions sur la notification par voie électronique annoncée dans la loi ALUR en mars 2014. Il donne un éclairage plus concret sur les modalités à mettre en œuvre par les syndics de copropriété pour notifier par voie électronique leurs copropriétaires notamment dans le cadre des convocations d’assemblée générale. La Lettre recommandée électronique est clairement citée comme un moyen de notifier en plus de la Lettre recommandée classique actuellement utilisée.
En lançant en amont notre offre LR copro, qui intègre notre offre de Lettre recommandée électronique, nous avions pris le parti de proposer à nos clients une solution numérique « miroir » de la lettre recommandée physique afin de garantir un niveau de sécurité homogène quel que soit la modalité d’envoi. La parution du décret a confirmé que notre position était la bonne !
Le décret explicite la notion très importante du « consentement » à l’envoi numérique du copropriétaire qui ne se fait pas à l’initiative seule du syndic mais bien avec l’accord exprès du copropriétaire. Il est donc vraisemblable que tous les copropriétaires ne donneront pas leur accord à la réception de leur convocation par voie numérique. Pour le syndic, cela veut dire, non pas « remplacer » une modalité d’envoi par une autre mais bien d’ « ajouter » une modalité supplémentaire et donc de la complexité.
Nous avons mené une réflexion approfondie, à La Poste, pour accompagner au mieux les syndics de copropriétés dans le cadre de ces évolutions réglementaires. Avec LR copro, La Poste propose une solution complète et intelligente pour gérer cette nouvelle possibilité d’envoi en format numérique en plus de l’envoi en format papier.
Comment la solution « LR copro » de La Poste Solutions Business répond-t-elle à toutes les exigences de la dématérialisation des notifications et des mises en demeure en copropriété?
LR copro répond à l’ensemble des points clés de la loi : la problématique du consentement, la notion d’annuaire et sa mise à jour, deux canaux d’envoi différents papier et numérique au choix du copropriétaire,… La difficulté majeure identifiée par les syndics est de gérer de manière simultanée les envois papiers et électroniques. Des fonctionnalités d’annuaire et de gestion du consentement à l’envoi numérique permettent de mettre en place un système de routage automatique et ainsi de réaliser simultanément l’envoi de la campagne de convocation ou de PV d’AG en papier et en numérique.
Grâce à des outils de planification et de suivi, LR copro aide aussi le syndic à piloter ses campagnes d’envoi de convocation d’AG et ainsi à respecter les délais légaux (21 jours).
Quels sont les avantages pour les professionnels de l’immobilier?
La loi ALUR est une bonne opportunité pour les professionnels de découvrir deux nouvelles modalités d’envoi, moins connues que celle de « la lettre recommandée historique » préparée à la main :
- D’une part, « la lettre recommandée hybride » qui est déposée de manière numérique par l’expéditeur puis rematérialisée par La Poste pour être distribuée physiquement au destinataire par le facteur,
- D’autre part, « la lettre recommandée électronique » qui existait déjà mais réservée à des usages liés au contrat
Pour les syndics qui jusqu’à aujourd’hui réalisaient ces opérations en manuel, il y a un double bénéfice à utiliser LR copro : le premier est la mise en place d’une gestion multicanal de la campagne d’envoi conforme à l’évolution de la loi ; le deuxième est un gain de temps considérable qui évite de déstabiliser le fonctionnement même du cabinet lors de périodes de convocations d’AG avec la production manuelle des courriers.
C’est le moment pour les professionnels de l’immobilier de se poser la question de l’externalisation de la production des lettres recommandées « papier » au-delà du fait d’aller rechercher une solution pour la lettre recommandée électronique. C’est en effet, l’occasion de repenser l’organisation interne de la structure pour une parfaite optimisation des temps de travail et des coûts de gestion.
Quels sont les avantages pour les copropriétaires?
LR copro permet au copropriétaire, qui aura choisi le canal électronique, de recevoir sa convocation sans contrainte, puisque il n’a plus besoin d’être présent à son domicile ou de se déplacer pour aller à son bureau de poste. En outre, cette solution lui permet aussi, une fois son identité numérique créée, de recevoir, s’il le souhaite, tous les types de LR électroniques et pas seulement celles issues de son Syndic.
Les copropriétaires seront aussi gagnants en matière de réduction des coûts d’affranchissement refacturés par le syndic. L’avantage de la LR électronique La Poste est qu’elle a un prix unique fixé sur celui de la LR physique de 20g soit la première tranche. Dans l’envoi papier le tarif d’affranchissement d’une convocation est très souvent aux alentours de 250g.
Concrètement comment mettre en place la solution « LR copro »?
La Poste livre sa solution sous deux formes : l’accès à un portail avec un environnement dédié ou sous la forme d’un applicatif (API) qui s’intègre à une plateforme déjà existante. Il est prévu des accords avec les principaux éditeurs de solutions professionnelles pour les syndics afin que l’intégration soit transparente pour les gestionnaires.
Pour garantir une sécurité juridique élevée dans le monde électronique identique au monde du papier, la LR électronique de La Poste s’appuie sur une « identité numérique » (IDN) qui permet d’avoir une vérification en face à face de l’identité du destinataire.
La création d’une Identité Numérique de La Poste est gratuite et très simple. Le copropriétaire s’inscrit sur www.laposte.fr/identitenumerique (adresse mail, numéro de téléphone) et finalise son inscription en prenant rendez-vous avec le facteur pour vérification de sa pièce d’identité. Le rendez-vous peut être dès le lendemain !
La Poste pourra fournir également aux syndics, les éléments d’informations pour organiser une campagne de communication auprès des copropriétaires afin de faciliter le recueil des consentements et enclencher le processus de demande de l’identité numérique.
