La gestion des petites copropriétés a connu une évolution majeure depuis la réforme du droit de la copropriété entrée en vigueur le 1er juin 2020. Ces nouvelles dispositions, visant à simplifier le fonctionnement des petites structures, concernent les copropriétés de 5 lots maximum ou celles dont le budget prévisionnel moyen sur trois ans ne dépasse pas 15 000 €. Ce guide complet vous apporte toutes les réponses et solutions pour une gestion efficace et sereine de votre petite copropriété en 2024.
Sommaire :
- Définition et cadre légal des petites copropriétés
- Les 3 règles de gestion dérogatoires essentielles des petites copropriétés
- Optimisation de la gestion des petites copropriétés au quotidien
- Gestion financière et maîtrise des charges
- Travaux et entretien dans une petite copropriété
- Résolution des conflits et prise de décision
- Le cas particulier des copropriétés à deux
Définition et cadre légal des petites copropriétés
Le statut de “petite copropriété” a été officiellement défini par l’ordonnance n°2019-1101 du 30 octobre 2019. Cette ordonnance, prise en application de la loi ELAN (Évolution du Logement, de l’Aménagement et du Numérique) de 2018, est entrée en vigueur le 1er juin 2020. Ainsi, elle établit des critères précis pour identifier les copropriétés pouvant bénéficier de ce régime spécifique, visant à simplifier leur gestion et leur fonctionnement.
Qu’est-ce qu’une petite copropriété selon la loi ?
Une petite copropriété est définie par l’ordonnance du 30 octobre 2019 comme :
- Une copropriété comportant au maximum 5 lots principaux (logements, bureaux ou commerces)
- Ou une copropriété dont le budget prévisionnel moyen sur 3 ans est inférieur à 15 000 €
Ces critères sont alternatifs. Ce qui signifie qu’il suffit que l’un des deux soit rempli pour bénéficier du régime spécifique. Par ailleurs, la notion de “très petite copropriété” existe également. Elle concerne les copropriétés ne comportant que deux copropriétaires, quel que soit le nombre de lots.
Selon une étude de l’ANIL publiée en 2022, environ 54% des copropriétés en France comptent 5 lots ou moins. Ce qui représente plus de 400 000 copropriétés potentiellement concernées par ce régime spécifique.
Le cadre légal applicable depuis 2020
La réforme du droit de la copropriété, entrée en vigueur le 1er juin 2020, a instauré un régime dérogatoire pour les petites copropriétés. Ainsi, l’objectif est de simplifier la gestion des petites copropriétés et de l’adapter à leur taille réduite (Art. 41-8 de la loi du 10 juillet 1965).
À cet effet, le système de critères alternatifs élargit le champ d’application du régime dérogatoire des petites copropriétés. Il permet d’inclure des copropriétés comportant plus de cinq lots, à condition que leur budget prévisionnel moyen reste modeste. D’après les informations du registre d’immatriculation, cette disposition concerne principalement des copropriétés comptant jusqu’à 10 lots environ. En effet, les statistiques montrent que le budget prévisionnel annuel moyen s’élève à 1478 € par lot dans ces structures. Ainsi, ce critère financier offre une flexibilité supplémentaire, permettant à davantage de copropriétés de bénéficier des simplifications administratives prévues pour les petites structures, indépendamment de leur nombre exact de lots.
Les 3 règles de gestion dérogatoires essentielles des petites copropriétés
L’absence de conseil syndical obligatoire
Conformément à l’article 41-9 de la loi du 10 juillet 1965, les petites copropriétés sont dispensées de l’obligation de former un conseil syndical. Cette exemption est logique compte tenu du nombre restreint de copropriétaires dans ces structures.
En effet, la création d’un conseil syndical dans ce contexte aurait peu d’utilité pratique. Puisqu’une réunion de ce conseil rassemblerait quasiment tous les copropriétaires, s’apparentant de facto à une assemblée générale. L’absence de cette instance permet ainsi d’éviter une redondance administrative et de simplifier le fonctionnement de la copropriété. En cela, elle élimine un niveau de gouvernance superflu dans ces petites structures.
Une comptabilité simplifiée
En principe, les copropriétés doivent adopter une comptabilité en partie double. Un système qui enregistre chaque transaction simultanément dans deux comptes distincts, l’un en débit et l’autre en crédit. Cependant, les petites copropriétés bénéficient d’une dérogation à cette règle. Ainsi, cette simplification vise à faciliter la gestion financière des petites structures, tout en maintenant un suivi comptable adapté à leur taille et à leurs besoins.
Les petites copropriétés bénéficient d’un assouplissement comptable (Art. 41-10 de la loi du 10 juillet 1965) :
- Dispense de comptabilité en partie double
- Possibilité de constater les engagements en fin d’exercice
Attention : l’établissement d’un budget prévisionnel reste obligatoire. Et, bien que la comptabilité soit simplifiée, il est toujours nécessaire de présenter les documents suivants lors de l’assemblée générale annuelle :
- Le compte de gestion général de l’exercice clos
- Le projet de budget prévisionnel
- Les annexes comptables
Des prises de décision facilitées
La gestion des petites copropriétés est simplifiée grâce à un processus décisionnel assoupli. Les copropriétaires peuvent prendre des décisions sans convoquer d’assemblée générale formelle. L’article 41-12 alinéa 1er de la loi du 10 juillet 1965 introduit une flexibilité significative dans le processus décisionnel des petites copropriétés.
Désormais, deux modalités principales sont proposées : soit lors d’une réunion informelle, soit par le biais d’une consultation écrite. Toutefois, il convient de noter que cette nouvelle flexibilité s’accompagne de certaines conditions et limitations qu’il est important de comprendre et de respecter.
En effet, cette flexibilité s’accompagne de deux conditions :
- l’avis de chaque copropriétaire doit être explicitement recueilli,
- l’unanimité est nécessaire pour valider toute décision.
Rôle du syndic dans l’organisation des consultations
Le processus de consultation dans les petites copropriétés est encadré par des dispositions légales précises. Selon l’article 42-4 du décret du 17 mars 1967, le syndic est responsable de l’organisation de cette consultation. Il peut agir de sa propre initiative ou à la demande d’un copropriétaire. Dans ce dernier cas, le syndic dispose d’un délai de 21 jours suivant la requête pour lancer la consultation.
Pour les consultations écrites, l’article 41-12 alinéas 2 et 3 du même décret stipule que le syndic doit clairement indiquer aux copropriétaires la date limite de réponse.
Modalités de vote acceptées en petite copropriété
La validité des décisions prises lors de ces consultations est conditionnée par l’expression du vote de tous les copropriétaires. L’article 42-3 du décret du 17 mars 1967 précise les modalités de vote acceptées :
- Participation en personne, incluant la possibilité de délégation de vote
- Participation à distance via visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique approuvé par l’assemblée générale
- Vote par correspondance, sur support papier ou électronique
Ces dispositions visent à garantir la participation de tous les copropriétaires tout en offrant une flexibilité dans les moyens d’expression du vote.
Documentation des décisions en petite copropriété
Par ailleurs, l’article 42-5 du décret du 17 mars 1967 détaille les exigences de documentation pour les décisions prises par voie de consultation dans les petites copropriétés. Chaque décision doit faire l’objet d’un procès-verbal formel, rédigé et signé par le syndic. Ce document doit inclure :
- Le détail du vote de chaque copropriétaire
- La signature des copropriétaires physiquement présents
- En annexe, tous les documents écrits par lesquels les copropriétaires ont exprimé ou confirmé leur vote, particulièrement important pour ceux ayant participé à distance
Ce procès-verbal ne reste pas un document isolé. Il est intégré au registre officiel des procès-verbaux des assemblées générales, assurant ainsi une traçabilité et une cohérence dans la documentation des décisions de la copropriété, qu’elles soient prises en assemblée générale traditionnelle ou par ces nouvelles modalités de consultation.
Cette procédure garantit la transparence et la validité juridique des décisions prises, tout en s’adaptant à la flexibilité offerte aux petites copropriétés dans leur processus décisionnel.
L’un des avantages majeurs de ce système pour les petites copropriétés est la possibilité d’organiser des réunions dans un cadre plus décontracté, que ce soit dans les espaces communs, chez un copropriétaire, ou même dans un lieu public proche.
Rappelons toutefois que le vote du budget prévisionnel et l’approbation des comptes, ne peuvent pas faire l’objet d’une simple consultation écrite. En effet, ces décisions nécessitent toujours une assemblée générale formelle.
En revanche, la consultation écrite peut être utilisée pour des décisions telles que la modification du règlement de copropriété, le choix d’un prestataire ou la planification de travaux.
Exemple de consultation écrite en copropriété
Ainsi, pour une décision concernant le changement de la porte d’entrée de l’immeuble, le syndic peut envoyer un e-mail à tous les copropriétaires avec :
- Une description détaillée du projet
- Les devis obtenus
- Une date limite de réponse (généralement 15 jours)
- Un formulaire de vote simple (pour/contre/abstention)
Optimisation de la gestion des petites copropriétés au quotidien
Communication et transparence
Dans une petite copropriété, la communication joue un rôle crucial :
- Privilégiez des échanges réguliers et informels
- Utilisez des outils numériques (groupes de discussions, applications dédiées)
- Assurez une transparence totale sur les comptes et les décisions
Répartition des tâches et bénévolat
Profitez de la taille réduite de votre copropriété pour :
- Répartir les tâches d’entretien entre copropriétaires
- Organiser des journées d’entretien collectif
- Favoriser le bénévolat pour certaines fonctions (syndic, tenue des comptes)
Choix du mode de gestion adapté
Vous avez 3 options possibles :
- Syndic bénévole
Avantages : Économique, connaissance approfondie de la copropriété
Inconvénients : Charge de travail importante, risque de conflits d’intérêts - Syndic professionnel en ligne
Avantages : Coût modéré, expertise professionnelle, outils numériques performants
Inconvénients : Moins de présence physique, peut être moins adapté aux copropriétaires peu à l’aise avec le numérique - Syndic coopératif
Avantages : Implication de tous, partage des responsabilités
Inconvénients : Nécessite une bonne entente et une implication de tous les copropriétaires
En effet, pour la gestion des petites copropriétés, le choix d’un syndic en ligne ou d’un syndic bénévole s’avère particulièrement approprié. Cette approche permet de réduire les coûts de gestion, mais aussi d’encourager une participation active de tous les copropriétaires dans la vie de l’immeuble.
Le syndic en ligne, en particulier, offre un modèle hybride intéressant. Moins onéreux qu’un syndic traditionnel, il combine l’implication des copropriétaires avec le soutien de professionnels pour les aspects les plus complexes de la gestion.
De même, une autre option adaptée aux petites copropriétés est le syndic coopératif. Dans ce modèle, les responsabilités de gestion sont réparties entre les copropriétaires, sous la coordination d’un référent. Ce dernier assume alors le rôle de président du conseil syndical (si celui-ci existe) et de syndic. Notons que même en l’absence de conseil syndical, une petite copropriété peut opter pour un syndic coopératif. Dans ce cas, l’assemblée générale des copropriétaires, peut élire directement à la majorité de l’article 25, le président du syndic. Ce dernier assumera alors les fonctions de coordination et de gestion.
Gestion financière et maîtrise des charges
Établissement et suivi du budget
3 outils essentiels :
- Budget prévisionnel réaliste
- Suivi régulier des dépenses
- Anticipation des travaux et des dépenses exceptionnelles
Astuce : Créez un “tableau de bord financier” simplifié, mis à jour mensuellement, incluant :
- Les dépenses réelles vs. budget prévisionnel
- L’état des impayés
- Le solde de trésorerie
- Les dépenses exceptionnelles à venir
Optimisation des contrats et des dépenses
Stratégies d’optimisation :
- Renégocier régulièrement les contrats (assurance, entretien)
- Mutualiser certains achats avec d’autres petites copropriétés du quartier
- Privilégier les solutions économes en énergie
Gestion des impayés
Une procédure détaillée en 5 étapes pour gérer les impayés :
- Prévention. Mettez en place un système de rappels automatiques. Proposez des facilités de paiement
- Premier niveau de relance (15 jours après l’échéance). Envoyez un rappel amical par e-mail ou courrier simple
- Deuxième niveau de relance (30 jours après l’échéance). Envoyez une mise en demeure par lettre recommandée avec AR. Proposez un échéancier de paiement si nécessaire
- Troisième niveau (60 jours après l’échéance). Contactez personnellement le copropriétaire. Envisagez une médiation si le dialogue est difficile
- Dernier recours (90 jours après l’échéance). Lancez une procédure judiciaire
Rappel légal : Depuis le 1er janvier 2020, les impayés de charges de copropriété sont prescrits au bout de 5 ans.
Travaux et entretien dans une petite copropriété
Planification et anticipation des travaux
Outils de planification :
- Plan pluriannuel de travaux
- Provisions pour travaux futurs
- Diagnostic Technique Global (DTG)
Le DTG, bien que non obligatoire pour les petites copropriétés, peut être un outil précieux. Ainsi, il fournit :
- Un état des lieux technique de l’immeuble
- Une projection des travaux nécessaires sur 10 ans
- Une estimation des coûts de ces travaux
Organisation des travaux
Stratégies d’optimisation :
- Impliquez les copropriétaires dans le suivi
- Comparez soigneusement les devis
- Envisagez l’auto-réhabilitation accompagnée (ARA)
Zoom sur l’ARA :
- Un professionnel encadre et forme les copropriétaires volontaires
- Les copropriétaires réalisent eux-mêmes une partie des travaux sous supervision
- Permet des économies pouvant aller jusqu’à 50% sur certains postes
Résolution des conflits et prise de décision
Prévention des litiges
Stratégies de prévention :
- Favorisez le dialogue et la médiation
- Clarifiez les règles de vie commune dans le règlement de copropriété
- Organisez des moments conviviaux pour renforcer la cohésion
Prise de décision efficace
Technique recommandée : La méthode du consensus graduel en 7 étapes :
- Présentation du problème et des solutions possibles
- Tour de table
- Évaluation du niveau d’accord (échelle de 1 à 5)
- Discussion centrée sur les points de désaccord
- Ajustement de la proposition
- Nouvelle évaluation
- Répétition jusqu’à obtention d’un consensus satisfaisant
Le cas particulier des copropriétés à deux
Dans les copropriétés composées uniquement de deux propriétaires, la loi prévoit des dispositions spécifiques. Puisqu’il est prévu, dans certains cas, l’adoption de résolutions sur décision d’un seul copropriétaire. Cette mesure s’applique principalement lorsqu’il s’agit de préserver l’intégrité de l’immeuble.
Ainsi, un copropriétaire peut, de sa propre initiative, engager des travaux qu’il juge indispensables à la conservation du bien. Toutefois, il est tenu d’informer l’autre copropriétaire de sa décision et de fournir une justification détaillée des dépenses engagées.
Ce principe de décision unilatérale s’étend également aux résolutions nécessitant une majorité simple, à condition que le copropriétaire décisionnaire détienne la majorité des tantièmes. Pour les décisions requérant une majorité absolue, le seuil est plus élevé. Dans ce cas, le copropriétaire doit posséder au moins deux tiers des tantièmes pour que sa décision soit validée sans l’accord de l’autre propriétaire.
Ces dispositions sont prévues par l’article 41-13 de la loi du 10 juillet 1965. En cela, elles visent à faciliter la prise de décision dans les très petites copropriétés, tout en maintenant un équilibre entre la nécessité d’agir pour le bien de l’immeuble et le respect des droits de chaque copropriétaire.
Conclusion
La gestion des petites copropriétés en 2024 bénéficie d’un cadre légal assoupli, offrant de nouvelles opportunités pour une gestion plus efficace et adaptée. En tirant parti de ces règles dérogatoires tout en maintenant une gestion rigoureuse, les petites copropriétés peuvent fonctionner de manière harmonieuse et économique. La clé du succès réside dans la communication, la transparence et l’implication de tous les copropriétaires.
N’oubliez pas que chaque copropriété est unique, et qu’il peut être judicieux d’adapter ces recommandations à votre situation particulière. En cas de doute, n’hésitez pas à consulter un professionnel du droit de la copropriété pour vous guider dans vos démarches.
