Depuis le 11 avril 2024, la convocation électronique en copropriété est devenue le mode d’envoi par défaut suite à la loi habitat dégradé. Cette révolution numérique, présentée lors d’un webinaire organisé par Edilink, transforme radicalement les pratiques des syndics. Fini le consentement obligatoire des copropriétaires. Les notifications électroniques s’imposent désormais comme la norme, réduisant les coûts de reprographie et sécurisant les délais de convocation. Maître Benjamin Naudin, avocat spécialiste en immobilier, et les experts d’AR24 dévoilent les enjeux juridiques et pratiques de cette mutation. Comment les syndics s’adaptent-ils ? Quelles économies réalisent-ils ? Quels défis restent à relever ?
Sommaire :
- Le cadre juridique de la convocation électronique en copropriété
- L’évolution des pratiques depuis avril 2024
- Les défis techniques et réglementaires de la convocation électronique en copropriété
- L’adaptation des syndics et des copropriétaires
- Source
- FAQ – Convocation électronique en copropriété
Le cadre juridique de la convocation électronique en copropriété
La loi habitat dégradé révolutionne les notifications
La convocation électronique en copropriété trouve son fondement dans la modification de l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 par la loi habitat dégradé. Cette évolution majeure inverse totalement la logique antérieure. Avant le 11 avril 2024, le consentement du copropriétaire était indispensable pour recevoir ses convocations par voie électronique. Désormais, la notification électronique devient le principe, le papier l’exception.
Maître Benjamin Naudin précise que cette disposition est “d’ordre public”. Elle s’impose donc à tous les acteurs. Désormais, le syndic peut transmettre convocations, procès-verbaux et mises en demeure par voie électronique, sans avoir à recueillir l’accord préalable des copropriétaires. Cette évolution simplifie la gestion et permet de réduire les frais. Plus besoin de reprographie, et l’affranchissement électronique coûte moins cher qu’un courrier recommandé classique. La convocation électronique en copropriété émerge ainsi comme une solution pratique et économique.
Les modalités pratiques d’application
La convocation électronique en copropriété obéit à des règles précises. Le syndic doit disposer de l’adresse électronique officielle du copropriétaire, communiquée directement par ce dernier. Cette notification peut se faire par différents moyens. Toutefois, pour prévenir tout litige, il reste fortement recommandé d’utiliser un courrier recommandé. Cette précaution garantit la traçabilité et la validité de la démarche.
Le copropriétaire conserve néanmoins le droit de revenir au format papier “par tout moyen et à tout moment”. Cette formulation générique soulève des interrogations pratiques. Maître Naudin alerte sur le risque : « par tout moyen et à tout moment, ça peut conduire à une source de contentieux épouvantable ». Car en l’absence du décret d’application attendu, les syndics se retrouvent dans une zone d’incertitude. L’obligation légale est claire, mais son encadrement reste flou, rendant la mise en œuvre parfois délicate.
La protection des données personnelles selon le RGPD autorise explicitement la transmission des adresses électroniques aux prestataires certifiés de confiance. L’article 6 paragraphe 1 du RGPD permet cette transmission “dans le cadre du traitement d’une obligation légale. Ce que constitue désormais la convocation électronique en copropriété.
L’évolution des pratiques depuis avril 2024
Des statistiques encourageantes pour la transition
Les chiffres d’Edilink révèlent une progression significative de la convocation électronique en copropriété. Edilink, créée en 2014, est une société spécialisée dans l’externalisation du courrier pour syndics de copropriété qui a réalisé un chiffre d’affaires de 5,008 millions d’euros en 2024 en traitant environ 7 millions de plis pour 450 clients syndics. Partenaire d’AR24 depuis 8 ans, l’entreprise accompagne les professionnels de la copropriété dans leur transition numérique, de la gestion de petits portefeuilles de quelques immeubles jusqu’aux grands groupes dépassant 1 300 lots.
Statistiques AR24
Caroline Drouart, Responsable des partenariats chez AR24 — filiale du groupe La Poste et leader du recommandé électronique — confirme clairement cette tendance à l’adoption massive. Fondée en 2015, l’entreprise s’est imposée comme un acteur de référence dans la dématérialisation des envois recommandés. En 2024, elle a traité plus de 8 millions de recommandés électroniques, au service de plus de 50 000 utilisateurs actifs.
Le partenariat entre AR24 et Edilink illustre cette montée en puissance. “Nous sommes complètement interconnectés avec la solution AR24 en API, donc c’est complètement transparent pour nos clients”, explique Jonathan Zerbit. Cette intégration technique permet notamment de remonter automatiquement les problèmes d’adresses mail défaillantes et de refacturer directement les copropriétés sans intervention manuelle du syndic.
Caroline Drouart souligne l’évolution spectaculaire du marché : “On s’aperçoit d’une forte progression entre janvier 2023 et janvier 2024 avec plus 65% de progression concernant l’avis électronique. Et encore plus fortement de mai à décembre 2024 : 90% par rapport à 2023.”
L’expertise technique d’AR24 joue un rôle clé dans la bonne réception des messages électroniques. Pour garantir une délivrabilité optimale, l’entreprise investit fortement dans des serveurs dédiés et obtient des certifications dites “patte blanche”, qui évitent que les avis électroniques soient classés en spam. Grâce à cette infrastructure sécurisée, AR24 offre une fiabilité juridique essentielle. Dans un secteur comme la copropriété, où la forme prime souvent sur le fond, cette rigueur technique devient un véritable atout.
Vers 70 % de convocations électroniques en 2025 ?
Les chiffres confirment une adoption progressive, mais régulière de la convocation électronique en copropriété. Selon les prévisions d’Edilink, le taux pourrait atteindre 60 à 70 % d’ici juin 2025, période clé des assemblées générales annuelles. Toutefois, cette dynamique varie selon les territoires. Par exemple, dans l’est parisien, les taux restent légèrement en dessous de la moyenne nationale, en raison d’une population de copropriétaires plus âgée, souvent moins réceptive à la dématérialisation.
Jonathan Zerbit, DG d’Edilink explique que cette progression s’accompagne d’une évolution de l’offre : “Nous avons créé une offre qui s’adapte complètement à cela” avec refacturation directe aux copropriétés et prise en charge des réfractaires à l’électronique.
L’expérience terrain du cabinet Rinaldi
Le cabinet Rinaldi qui gère 320 immeubles dans l’est parisien, illustre parfaitement cette transition :
Thomas Eloy, DG du cabinet Rinaldi souligne que malgré une approche prudente avec demande de consentement, ils dépassent systématiquement la moyenne nationale.
Thomas Eloy souligne l’importance de l’accompagnement : même les jeunes générations demandent parfois des exemplaires papier lors des assemblées générales pour faciliter le suivi des débats. “Hier soir, on a fait une assemblée générale, il y avait cinq copropriétaires présents, trois m’ont demandé un exemplaire papier, ils ont suivi à deux sur un exemplaire papier.”
Cette réalité incite les syndics à adopter une logique de service client plutôt que de rentabilité. Face aux demandes récurrentes de supports papier lors des assemblées générales, ils impriment quelques exemplaires “de sécurité” qu’ils distribuent gratuitement aux copropriétaires sans facturation supplémentaire. Cette approche pragmatique facilite la transition vers l’électronique en évitant les frustrations. En cela, elle maintient la relation de confiance, même si elle représente un petit coût non répercuté pour le cabinet.
Les défis techniques et réglementaires de la convocation électronique en copropriété
La question du décret d’application manquant
En l’absence du décret d’application attendu, les syndics naviguent dans une zone d’incertitude relative, même si l’obligation légale demeure claire. Cette situation inconfortable découle d’une “décorrélation” entre la loi et son décret d’application, comme l’explique Maître Naudin. D’un côté, l’article 42-1 de la loi de 1965 modifié impose la notification électronique comme principe. De l’autre, le décret de 1967 (articles 64-2 et suivants) n’a pas été actualisé et reste fondé sur l’ancien système nécessitant le consentement du copropriétaire.
Des zones grises propices aux contentieux
Cette contradiction crée des zones grises dans la pratique. Par exemple, quand la loi stipule que le copropriétaire peut revenir au papier “par tout moyen et à tout moment”, aucune précision n’existe sur les modalités concrètes. Un simple email suffit-il ? Faut-il un courrier recommandé ? Cette imprécision “peut conduire à une source de contentieux épouvantable”, selon les termes de l’avocat.
Résultat : les syndics sont “entre deux chaises”. Ils doivent appliquer une loi d’ordre public qui les oblige à passer à l’électronique, tout en gardant une “certaine prudence” face aux imprécisions réglementaires. Cette prudence se traduit par des pratiques diverses. Ainsi, certains syndics “forcent” l’électronique en s’appuyant sur la loi, d’autres maintiennent une demande de consentement par sécurité juridique.
Cette situation explique pourquoi seulement 44% des envois sont électroniques début 2025, malgré une obligation légale claire depuis avril 2024.
Une impasse pour les convocations exceptionnelles
Par ailleurs, un problème particulier se pose pour les convocations par des copropriétaires ou le président du conseil syndical en cas de carence du syndic (articles 17 de la loi de 1965 et 8 du décret de 1967). En l’état actuel du droit, ces personnes ne peuvent pas accéder aux adresses électroniques des copropriétaires à cause des restrictions imposées par le RGPD. Cette situation crée une incompatibilité juridique majeure. Et, seul le décret d’application attendu pourra lever cette ambiguïté et permettre une mise en œuvre conforme de la convocation électronique en copropriété.
Les enjeux de délivrabilité et de preuves
La convocation électronique en copropriété pose aussi des défis techniques spécifiques. Les filtres anti-spam, les logiciels comme “Mail in Black” ou les boîtes mail saturées peuvent compromettre la réception. Heureusement, l’article 64-2 du décret de 1967 privilégie la transmission de l’avis électronique plutôt que sa réception effective.
Ainsi, le délai réglementaire de 21 jours (article 42 de la loi du 10 juillet 1965) commence à courir dès l’envoi de l’avis électronique informant de l’existence du recommandé électronique. Ce délai “de date à date” compte tous les jours, y compris weekends et jours fériés. Seule exception : si l’échéance tombe un dimanche ou jour férié, elle est reportée au jour ouvrable suivant.
Comparaison avant/après la loi habitat dégradé :
Cette sécurisation juridique protège les syndics des aléas techniques, contrairement aux difficultés rencontrées avec la Poste. Maître Naudin illustre ces dysfonctionnements par un exemple concret de sa pratique marseillaise. Ainsi, un sac postal égaré dans une poubelle avait entraîné l’annulation complète d’une assemblée générale, aucun copropriétaire n’ayant été effectivement convoqué.
Ces situations alimentent un contentieux considérable. Puisque les nullités d’assemblées générales représentent 20 à 30% du contentieux en copropriété, souvent dues à des défauts de convocation. Désormais, l’électronique sécurise désormais ces procédures.
Comme l’explique l’avocat : “Quand j’ai une contestation, j’imprime l’avis de transmission – voilà, ça a été envoyé à telle date. Si le copropriétaire ne l’a pas consulté, tant pis pour lui, la preuve de l’envoi est établie.”
L’adaptation des syndics et copropriétaires
Les résistances générationnelles et culturelles
L’adoption de la convocation électronique en copropriété se heurte encore à certaines résistances. Maître Naudin observe que “la copropriété reste une histoire de personnes âgées”, moins familières des outils numériques. Cette population conserve un attachement au support papier, justifié par des difficultés d’utilisation des moyens techniques modernes.
Paradoxalement, même les jeunes générations expriment parfois le besoin d’un support papier lors des assemblées générales. Thomas Eloy explique : “Quand je lis un budget prévisionnel à l’assemblée générale, je peux pas le lire sur écran, je suis obligé de l’avoir sur papier avec les annotations que j’ai pu faire.” La lisibilité des documents complexes sur petit écran reste problématique.
Les perspectives d’évolution et d’accompagnement
La convocation électronique en copropriété va nécessairement s’imposer massivement. Maître Naudin prédit que “les chiffres vont exploser” par simple application de la loi d’ordre public. Seule subsistera une frange de copropriétaires attachés au papier, principalement pour des raisons générationnelles ou de commodité d’usage.
L’offre SyndicZen : une solution hybride pour faciliter la transition
L’accompagnement devient crucial dans cette transition vers la convocation électronique en copropriété. Face aux résistances persistantes et aux besoins pratiques, Edilink a développé une offre spécifique baptisée “SyndicZen” pour répondre aux défis de cette période charnière.
Pour accompagner la transition numérique, cette solution hybride prend automatiquement en charge les copropriétaires réfractaires à l’électronique. Concrètement, elle imprime 70 pages par convocation et 20 pages par procès-verbal, puis les envoie par courrier postal traditionnel. Le tout, sans générer de surcoût pour les syndics. Grâce à ce dispositif, les cabinets peuvent massivement encourager le passage au numérique, tout en maintenant un service de qualité pour les copropriétaires qui restent attachés au format papier.
Jonathan Zerbit explique la philosophie de cette approche : “On gère tout ce qui va être l’envoi des recommandés électroniques, on refacture les envois électroniques directement à la copropriété, on fait monter votre taux d’électronique et toute la partie papier est prise en charge directement par Edilink.”
Cette offre sans engagement de durée propose un nombre d’envois illimité par copropriétaire et garantit l’expédition le jour même pour les dépôts avant 11h. La refacturation directe aux copropriétés des frais d’affranchissement électronique simplifie également la gestion administrative. Ainsi, elle supprime les manipulations d’avoirs et la comptabilisation complexe des frais de reprographie.
Pour en savoir plus sur l’offre SyndicZen : “SyndicZen : envoyez vos notifications d’AG pour 0 € grâce à Edilink”
Trois approches révélées par le sondage
Le sondage réalisé pendant le webinaire révèle les stratégies adoptées par les syndics :
- 48 % imposent l’avis électronique dès qu’ils possèdent l’adresse e-mail du copropriétaire,
- 29 % demandent formellement l’accord avant envoi,
- 24 % ne savent pas comment procéder et expriment un besoin d’accompagnement.
Cette répartition illustre bien la phase de transition dans laquelle se trouve actuellement la convocation électronique en copropriété.
La convocation électronique en copropriété représente un tournant majeur, alliant économies, sécurisation juridique et modernisation des pratiques. Malgré les défis persistants, cette évolution s’inscrit dans une logique d’efficacité et de développement durable, réduisant considérablement l’impact environnemental du secteur.
Source
Cet article s’appuie sur les échanges du webinaire organisé par Edilink le 9 avril 2025, intitulé « Point sur la loi du 9 avril 2024 – Notifications électroniques en copropriété ». Edilink, entreprise fondée en 2014 et spécialisée dans l’externalisation du courrier pour les syndics de copropriété, bénéficie depuis huit ans d’un partenariat technique avec AR24, acteur de référence dans le recommandé électronique.
> Retrouvez toutes les actualités de nos partenaires AR24 et EDILINK dans leurs pages dédiées.
FAQ – Convocation électronique en copropriété
1. Le consentement du copropriétaire est-il encore nécessaire pour l’envoi électronique ?
Non, depuis le 11 avril 2024, la convocation électronique en copropriété est devenue le mode d’envoi par défaut. Le syndic peut envoyer directement les convocations, procès-verbaux et mises en demeure par voie électronique sans demander l’accord préalable du copropriétaire. Le consentement n’est plus obligatoire selon l’article 42-1 modifié de la loi de 1965.
2. Comment un copropriétaire peut-il revenir au format papier ?
La loi prévoit que le copropriétaire peut demander le retour au format papier “par tout moyen et à tout moment”. En l’absence de décret d’application précisant les modalités, Maître Naudin recommande aux syndics d’exiger une notification par courrier recommandé pour sécuriser juridiquement cette demande et éviter tout contentieux.
3. Quels sont les délais légaux pour les convocations électroniques ?
Le délai réglementaire reste fixé à 21 jours pleins avant la tenue de l’assemblée générale. Ce délai commence à courir dès l’envoi de l’avis électronique informant le copropriétaire qu’il a reçu un recommandé électronique, et non lors de l’ouverture du message. Ce système sécurise les délais face aux problèmes techniques (spam, boîtes pleines).
4. Le syndic peut-il facturer les frais d’affranchissement électronique ?
Oui, les frais d’affranchissement électronique peuvent être refacturés à la copropriété, comme c’était déjà le cas pour l’affranchissement postal. En revanche, le syndic ne peut pas “marger” sur ces frais selon Maître Naudin. L’avantage principal réside dans la suppression des frais de reprographie qui restaient auparavant à la charge du syndic, représentant une économie substantielle pour les professionnels.
5. Que se passe-t-il si la convocation électronique n’arrive pas dans la boîte mail du copropriétaire ?
Si l’avis électronique tombe en spam, est bloqué par des filtres (comme Mail in Black) ou si la boîte mail est pleine, cela n’invalide pas la convocation. Selon l’article 64-2 du décret de 1967, seule compte la transmission de l’avis électronique par le prestataire, pas sa réception effective. Le syndic doit pouvoir prouver l’envoi, ce que garantissent les solutions certifiées comme AR24. Cette sécurisation juridique évite les contentieux liés aux dysfonctionnements techniques.
