Avec la mise en place de la solution EDC Fast Contrat, le cabinet de gestion immobilière Moison, devient l’un des premiers acteurs français du secteur à déployer la signature électronique de baux sous seing privé pour les personnes physiques.
Mise au point par la société DPii Télécom & Services, la solution EDC Fast contrat permet notamment la prise en compte de multiples signatures électroniques tout en garantissant la non répudiation des contrats signés. Des atouts majeurs pour un secteur où la prise en compte des locataires et garants démultiplient les démarches et où l’aspect juridique est particulièrement important.
La gestion des contrats de location génère de trop nombreuses impressions et envois ; de longs délais face à l’éloignement géographique de certains garants ou encore de nombreuses manipulations de documents, risque d’erreurs ou de pertes, entre leur scan et leur archivage physique.
« Au moment du choix de la solution, nous avons particulièrement apprécié la capacité de la société DPii Télécom & Services à cerner nos besoins même les plus complexes. Il nous fallait une solution complète : de la dématérialisation de la signature à l’archivage des contrats. DPii a pu satisfaire avec succès toutes nos demandes : prise en compte de signatures multiples à valeur probante, horodatage de celles-ci, traçabilité, sécurisation des données, archivage, etc., ils ont apporté une réponse adaptée à chacune de nos problématiques », déclare Pierre Morin, gestionnaire associé au sein du Cabinet Moison.
Après une période d’audit, il aura fallu seulement quelques jours pour mettre en place EDC Fast Contrat. Aujourd’hui la signature électronique s’organise autour de 2 cas de figure selon que la signature a lieu au cabinet ou à distance. Lorsque le locataire, ainsi que ses garants peuvent se présenter au sein du cabinet MOISON la signature est réalisée, à l’aide d’un stylet et d’une tablette, lors du rendez-vous.
Concernant la signature à distance : il suffit de se connecter à la plateforme EDC Fast Contrat et de le signer électroniquement via l’attribution d’une clé numérique reçue par SMS. Concrètement afin d’obtenir le consentement volontaire de l’interlocuteur et de contrôler son identité, la solution envoie au destinataire un SMS après le téléchargement du contrat, pour obtenir le code de sa signature personnelle.
Dans les deux cas, après signature du locataire et/ou garant, la solution horodate puis contre-signe le contrat tandis qu’un accusé de réception et de contre-signature sont renvoyés à l’émetteur.
Le contrat est ensuite stocké dans un coffre-fort électronique. La pérennité des documents est ainsi conservée. DPii assure également une traçabilité complète du cycle de vie du contrat ainsi qu’une totale intégration dans le système d’information du cabinet Moison.
« Il est intéressant de noter que de nouveaux secteurs comme celui de l’immobilier, commencent à s’intéresser à la signature électronique. Il est important de noter qu’aujourd’hui l’utilisation d’une signature électronique présumée fiable a une valeur probante supérieure à celle d’une signature manuscrite. Economie de temps, d’argent, respect des normes juridiques, respect de l’environnement, meilleure sécurisation des données, archivage légal et pérennité des documents … les gains sont multiples et le ROI particulièrement rapide si l’on se penche sur le sujet, il ne faut plus hésiter ! De plus, en utilisant une solution de dématérialisation, les utilisateurs disposent d’un faisceau de preuves non contestables en cas d’éventuel contrôle ou recours », souligne Pierre Patuel, co-fondateur de DPii Télécom & Services.
