Gestionnaires de copropriété : comment lutter contre la pénurie de candidats ?

David Giuly est le PDG de ImmoCity

David Giuly est le PDG de ImmoCity, nous lui avons posé une question qui nous tracasse. Comment faire face à la difficulté de recruter des personnes qualifiées ? Apparemment, l’on est confronté à une pénurie de ressources humaines dans le métier de gestionnaires de copropriété. Qu’en est-il exactement ?

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Comment expliquer cette pénurie de gestionnaires de copropriété ?

J’ai créé l’entreprise ImmoCity en 1999, au siècle dernier ! ImmoCity intervient sur trois domaines d’activité : syndic de copropriété, gérance locative et transaction. Notre croissance est de 25% par an sur les cinq dernières années.

Actuellement, on s’aperçoit que s’agissant du métier de syndic, il y a une pénurie des gestionnaires de copropriété. Or, cela s’explique par le mode de fonctionnement de la gestion d’une copropriété.

Comment expliquer cette pénurie de gestionnaires de copropriété ?

En effet, en général, l’organisation de la gestion d’un portefeuille, repose sur le principe d’un trinôme. Vous avez un gestionnaire, une assistante et un comptable. Jusqu’à présent cela fonctionnait assez bien sauf que la société a évolué. À tel point que le numérique est venu considérablement bouleverser les habitudes des consommateurs. Ainsi, nos clients demandent beaucoup plus de réactivité.

À côté de cela, les gestionnaires de copropriété doivent être pluridisciplinaires et disponibles. Ils doivent faire face à de plus en plus de demandes et de réunions. Ce qui, à juste titre, provoque une usure prématurée et par conséquent, un fort “turnover”. Aujourd’hui, il y a une pénurie parce que justement, il y a un surcroît de travail pour ce poste.

Comment lutter contre le turnover des gestionnaires de copropriété ?

On a deux possibilités. Certes, on peut se résigner, accuser le coup et subir le turnover. Mais, on peut tout aussi bien essayer d’être imaginatif. Dans ce cas, on peut construire un nouveau modèle au niveau de l’entreprise. D’ailleurs, c’est notre choix et c’est ce que nous avons entrepris au sein d’ImmoCity.

En effet, on s’est interrogé sur les attentes de nos clients, d’une part et celles des gestionnaires de copropriété, d’autre part. Concernant nos clients, ils attendent plus de réactivité du professionnel tout en souhaitant établir une relation plus intense avec celui-ci. Par ailleurs, les gestionnaires veulent être déchargés de certaines activités chronophages.

Aussi, nous avons imaginé un système où l’on vise à sanctuariser la relation client. Nous avons pris conscience de l’importance de préserver la relation entre le conseil syndical et le gestionnaire. C’est pourquoi, les gestionnaires de copropriété doivent garder cette relation exclusive. Mais, pour y arriver, nous allons créer à côté de lui, pour le venir en soutien, des postes d’experts métiers.

Le premier expert métier, c’est le comptable. Cela ne changera pas. Mais, nous allons ajouter d’autres compétences qui graviteront autour du gestionnaire. Comme des experts pour suivre les travaux, la gestion des sinistres ou encore la gestion des contentieux. De sorte qu’avec des outils digitaux performants, on pourra attribuer chaque demande à la bonne personne. Pour autant, tout le monde sera au courant et obtiendra des réponses rapides, les gestionnaires de copropriété comme leurs clients.

Recruter de nouveaux profils pour venir en soutien aux gestionnaires de copropriété

Nous allons internaliser. D’ailleurs, précisons que nous avons déjà recruté ce type de profils. Grâce à notre taille, on peut optimiser ces ressources. Quand on a un cabinet avec 5-10 collaborateurs, il est compliqué d’aménager ce type d’organisation.

Mais, notre structure, qui atteint 110 personnes aujourd’hui, nous permet de mettre ces ressources en facteur de réussite pour nos équipes. En effet, les experts que nous recrutons favorisent la fluidité des échanges et traitent d’une manière experte toutes les demandes de nos clients.

Fidéliser les profils de postes en place comme les comptables

Contrairement, aux difficultés que peuvent rencontre nos confrères, nous ne manquons pas de comptables. D’ailleurs, là aussi, la pénurie de comptables est liée au modèle d’organisation de l’entreprise. Pour fidéliser les comptables, vous devez disposer d’une organisation explicite. Ainsi, chaque fiche de poste doit être bien précisée.

De sorte qu’un comptable ne soit pas dans l’attente de la validation d’un gestionnaire pour une facture ou le retour d’un procès verbal d’assemblée générale. Surtout, s’il doit remettre à jour les budgets où lancer des décisions de travaux. En cela, la gestion des ressources humaines et particulièrement dans le service comptabilité, exige une organisation claire et méthodique.

Les process, les outils puis le projet d’entreprise

Le projet d’entreprise permet d’amener les collaborateurs plus vite, plus haut, plus fort dans la réalisation d’ambitions collectives. Cela n’est possible qu’en véhiculant des valeurs et des principes auxquels ils pourront adhérer.

Certes, les collaborateurs ont besoin d’être utiles, mais pas d’être indispensables. Ils ont besoin d’être reconnus en qualité de personne dans leur travail. À côté de ça, il faut être très vigilant dans la pyramide des âges de l’entreprise parce qu’il y a des générations X, Y, Z. Or, on n’interagit pas de la même manière. Non seulement, il y a le projet d’entreprise, mais il y a l’individu !

C’est parce que vous avez un projet que vous avez des clients. Pour autant, si vous êtes dénué d’une équipe, vous n’irez nulle part. De sorte que l’humain dans notre entreprise est au centre de nos préoccupations.

Un nouveau modèle pour décharger des gestionnaires de copropriété

Pour en revenir aux gestionnaires de copropriété, on doit considérer sa charge de travail, mais également ses aspirations. On doit absolument remettre en question le schéma classique du gestionnaire multitâche. C’est-à-dire un professionnel qui possède un vernis très épais sur tous les sujets : administratif, comptable, juridique, financier, technique, etc. Dont la journée ne se termine pas avec une amplitude horaire insoutenable.

C’est vrai que la COVID nous a un peu tous remués, mais il en ressort certains enseignements. Puisque l’on s’aperçoit que nous pouvons tenir des assemblées générales dans la journée, en visioconférence, etc.

C’est pour cela que nous sommes en train de tester notre modèle pour décharger les gestionnaires de copropriété. En effet, ils sont suppléés par des experts qui viennent ainsi fluidifier et aérer leur agenda extrêmement dense. Par ailleurs, la transition numérique et certains outils apportent un gain de temps dans la réalisation des tâches. Ces nouvelles technologies facilitent aussi le quotidien des gestionnaires de copropriété et participent à un plus grand engagement et une meilleure fidélisation des équipes.

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