Propulsé par la loi Elan, l’extranet syndic est mis à la disposition des copropriétaires et du conseil syndical. Cet espace sécurisé leur permet de consulter l’ensemble des documents relatifs à la copropriété. La question est de savoir si ces derniers en connaissent l’existence. Aussi, quel usage en font-ils ? Homeland a interrogé 905 copropriétaires pour en savoir plus…
Extranet syndic : un accès à l’intégralité de l’information de la copropriété
Pour rappel, c’est la loi n° 2018-1021 du 23 novembre 2018, dite loi Elan qui oblige les syndics professionnels à proposer un accès en ligne sécurisé aux immeubles dont ils ont la gestion. En cela, cet extranet syndic regroupe plusieurs documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés.
Homeland, un syndic “nouvelle génération” qui se veut réactif, transparent et éco-responsable porte un intérêt tout particulier sur l’extranet syndic. En effet, il constitue un outil de communication directe avec les copropriétaires.
Il est devenu incontournable dans la mesure où l’on y retrouve l’intégralité de l’information sur la copropriété. Mais au-delà de l’accès aux documents, les copropriétaires sont informés de l’avancement des demandes et des projets en temps réel.
“Homeland est le premier syndic de copropriété “augmenté” grâce à des outils digitaux développés en interne. Nous avons élaboré une offre qui retient le meilleur des deux mondes entre le syndic traditionnel et le syndic en ligne.” – Frédéric Remeur, cofondateur d’Homeland.
C’est dans ce contexte que Homeland a souhaité mener une étude avec l’aide de l’IFOP. L’objectif est d’enrichir ses connaissances sur les usages de l’extranet dans les copropriétés. Les syndics doivent communiquer pour mieux valoriser le service proposé.
La majorité des copropriétaires connaissent l’existence de l’extranet syndic
La bonne nouvelle est que 66% des copropriétaires savent qu’un extranet a été mis en place au sein de leur copropriété. Le contraire serait étonnant, sachant qu’il est obligatoire depuis 2018 !
Aussi, il semblerait que les membres du conseil syndical soient un peu plus au courant (79 %). De même, l’information passe mieux lorsque le syndic de copropriété est d’une taille intermédiaire (80% connaissent l’extranet syndic). De toute évidence, une marge d’amélioration est possible pour augmenter le gain de notoriété de cet outil digital.
Connaissez-vous les fonctionnalités de votre extranet syndic ?
Après la question est de savoir s’ils en connaissent le contenu et les différentes fonctionnalités. Ainsi, pour 78 % des copropriétaires interrogés, c’est le cas. De plus, 80% d’entre eux savent où trouver leur identifiant pour y accéder. De fait, ils ont déjà utilisé l’extranet syndic et comptent bien y retourner. D’ailleurs la plupart s’y rendent au moins une fois par trimestre.
Toutefois, parmi ceux qui ne l’ont jamais consulté (16%), la moitié préfère recevoir tous les documents en version papier. En effet, certains ne se sentent pas assez impliqués dans la copropriété pour utiliser cet outil. D’autres avouent ne pas maîtriser l’usage de l’informatique et des outils digitaux.
L’extranet de copropriété est-il utile ? Réponse : OUI à 80 %
Globalement, toutes les fonctionnalités de l’extranet syndic sont jugées utiles. D’ailleurs les propriétaires qui ont entre 3 et 5 ans d’ancienneté dans la copropriété sont ceux qui l’apprécient le plus. Comme toujours, ce sont les utilisateurs actuels qui ont le plus conscience de son utilité
Alors quelles sont les fonctionnalités jugées les plus utiles ? Sur le podium, les copropriétaires remontent deux fonctionnalités : retrouver les documents clés de la copropriété (97 %) et les dépenses (85 %).
Aussi, voici le classement complet des services selon leur niveau d’utilité :
- Accéder aux documents clés de la copropriété
- Retrouver les dépenses de l’immeuble
- Disposer des procès-verbaux des dernières assemblées générales, l’ordre du jour de la prochaine AG et des annexes
- Prendre connaissance du compte-rendu de l’activité du conseil syndical
- Suivre en temps réel les projets en cours
- Choisir les préférences de communication pour les envois
- Retrouver la position comptable individuelle des copropriétaires
- Payer en ligne par autorisation de prélèvement unitaire ou par carte bancaire
- Souscrire au prélèvement automatique
Par ailleurs, on observe que les utilisateurs actuels d’un extranet syndic sont les plus intéressés à obtenir la position comptable individuelle des copropriétaires. D’ailleurs, il en est de même pour la faculté de paiement en ligne par autorisation de prélèvement unitaire.
Un taux de satisfaction de l’extranet à hauteur de 89 %
Globalement, les copropriétaires utilisateurs sont satisfaits de cet outil mis à leur disposition. Toutefois, seuls 20 % des répondants se disent “très satisfaits”. Une satisfaction qui reste donc largement perfectible en intensité.
Êtes-vous satisfait de votre extranet ?
Alors qu’est-ce qui cloche ? Quels en sont les points forts et les points faibles ?
Commençons par évoquer les caractéristiques les plus appréciées. Ainsi, les utilisateurs sont sensibles à l’interface, l’ergonomie et la navigation sur l’extranet syndic. Ils veulent rapidement obtenir les informations clés concernant leur copropriété. Par ailleurs, ils souhaitent avoir accès à des fonctionnalités qui vont les aider dans la gestion de leur patrimoine. Pour autant, le délai de traitement des demandes est jugé légèrement moins satisfaisant lorsque l’on passe par l’extranet.
Aussi, on s’aperçoit que le contenu et les fonctionnalités de l’extranet restent encore abstraits pour de nombreux copropriétaires. Cet enseignement est une bonne indication des actions à mener par les syndics.
En effet, ces derniers vont devoir renforcer la communication sur le contenu d’un extranet syndic. Ils vont devoir travailler sur la compréhension du service et valoriser ses fonctionnalités. Certes, l’utilité perçue devrait progresser par la mise en avant des bénéfices des services fournis. En outre, les modalités de fonctionnement devront être simplifiées et améliorées.
Les copropriétaires sont-ils satisfaits de leur syndic ?
Enfin, cette étude interroge les copropriétaires sur les qualités les plus importantes chez un syndic. Ainsi, Pour plus de la moitié des propriétaires, la capacité à maîtriser les charges de copropriété et la réactivité de traitement de leurs demandes sont les qualités les plus attendues.
Dans l’ordre d’exigence, voici les réponses obtenues :
- Maîtrise des charges de copropriété (55%)
- Réactivité dans le traitement des demandes (53 %)
- Transparence des actes de gestion (44 %)
- Disponibilité des interlocuteurs (37 %)
- Qualité des prestataires techniques proposés (32 %)
- Maîtrise des honoraires (31 %)
- Qualité du travail comptable (22 %)
- Qualité de l’extranet de copropriété (4 %)
Aussi, les copropriétaires sont globalement satisfaits de leur syndic professionnel. Ils leur attribuent une note de satisfaction de 6,4 sur 10. Pour autant, la part de “très satisfaits” représente uniquement 12 %. Mais, on ne peut pas dire que cela est dû à la mauvaise qualité de l’extranet syndic qui ne pèse pas lourd dans la balance (4 %). Il faut croire que les principales exigences ne sont pas encore satisfaites à la hauteur des attentes des copropriétaires.
