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Digitalisation des syndics : la mutation doit se poursuivre

Digitalisation des syndics

BESSE?, un des principaux acteurs français du courtage en assurance, a fourni des informations sur la digitalisation des syndics. Le secteur immobilier est confronté à de nombreux défis auxquels le numérique offre de nombreuses possibilités. Quels sont les changements dans les pratiques professionnelles des syndics et la stratégie des acteurs ? Quels sont les progrès restant à atteindre ?

La mise en place d’extranets pour les copropriétés

Entre 2016 et 2020, la principale innovation a été la mise en place d’extranets pour les copropriétés. Elle a parfois été couplée à des solutions digitales de gestion des incidents. Or, ces évolutions sont le résultat de la loi ALUR promulguée le 1er janvier 2015. En effet, cette dernière impose aux syndics professionnels de fournir aux syndicats de copropriété un extranet sécurisé. Cet espace leur permet alors d’accéder à des documents essentiels relatifs à la copropriété qu’ils peuvent aussi télécharger ou éditer.

Par la suite, la loi ELAN de 2018 précise et complète la liste des documents qui doivent être disponibles sur les extranets. Elle permet également aux copropriétaires et aux résidents de déclarer en ligne des incidents via les intranets. Les syndics ont ainsi pu faciliter le processus et améliorer la transparence concernant la résolution des problèmes. De fait, la déclaration en ligne assure une plus grande rapidité de traitement. Notamment grâce à la possibilité d’ajouter des photos ou des vidéos.

En 2020, le processus de digitalisation des syndics s’est accéléré

En 2020, la crise sanitaire a entraîné une accélération considérable du processus de digitalisation des syndics. L’organisation d’assemblées générales en présentiel étant rendue impossible par la situation, les technologies ont été mises à contribution. Puisqu’il fallait organiser et animer les AG à distance. Les assemblées générales en ligne, marginales jusqu’en 2019, se sont ainsi fortement démocratisées.

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Quels sont les enseignements à tirer sur les assemblées générales à distance ?

Les Assemblées Générales en ligne représentent une alternative durable pour les copropriétaires qui ne résident pas à proximité de la copropriété. Elle est préférable au vote par correspondance, car elle offre aux membres l’opportunité de débattre entre eux. De plus, le taux de participation s’accroît avec ce type d’AG.

Toutefois, les assemblées générales digitales sont complexes à organiser. Parce qu’elles requièrent une préparation plus longue de la part des équipes. Notamment pour l’envoi des codes d’accès aux copropriétaires et pour répondre à leurs questions concernant le fonctionnement de la réunion. De plus, les débats ne sont pas aussi fluides que lors d’une assemblée générale physique, ce qui rend la réunion elle-même moins rapide.

En pratique, une faible proportion de syndics professionnels a tenu ses assemblées générales sous forme numérique. Ce qui soulève des préoccupations quant à la sécurité juridique des décisions. En effet, les modalités à distance posent des difficultés spécifiques en matière de décompte des voix. De plus, tout incident technique entraînant la déconnexion d’un copropriétaire peut remettre en cause un vote ou même la réunion elle-même.

Les éditeurs de logiciel sont à présent en mesure de fournir des solutions de qualité et se consacrent à leur amélioration afin de répondre aux inquiétudes et objections des syndics. Ces efforts visent à promouvoir une ergonomie plus efficace des applications pour le bénéfice des gestionnaires et copropriétaires.

De nombreux défis attendent encore les syndics

Différents types d’assemblées générales coexisteront sûrement, à savoir l’AG traditionnelle et l’AG en ligne. Certains syndics proposent qu’une AG de chaque type soit tenue chaque année. Mais, les votes les plus importants se dérouleraient pendant la rencontre physique.

D’autres suggèrent que les réunions du conseil syndical soient systématiquement faites à distance tandis que l’AG en présentiel resterait inchangée. Enfin, certains professionnels pourraient réserver les assemblées numériques aux petites copropriétés de leur portefeuille.

De toute évidence, de nombreux défis attendent encore les professionnels de la gestion de copropriété dans les prochaines années. Il s’agit principalement d’outils permettant de faire la maintenance prédictive ou encore d’améliorer les intranets.

Concernant la maintenance prédictive, il est avantageux de détecter les problèmes le plus tôt possible afin de réduire les coûts liés à leur résolution. Par exemple, pour les VMC, il est possible d’anticiper les pannes en contrôlant à distance le niveau de pression du tambour. De même, pour les équipements techniques liés au chauffage des parties communes. Pour ce qui est des intranets, il convient d’améliorer l’expérience utilisateur en installant des moteurs de recherche facilitant la récupération de documents.

Digitalisation des syndics : exemples d’acteurs établis qui innovent

les acteurs principaux du marché de la copropriété

Le marché de la gestion de copropriété connaît une consolidation active et forte

Un nouvel ERP pour Foncia

En 2018, FONCIA a entrepris le développement d’un système ERP (enterprise resource planning). Ce système informatique est conçu pour gérer les ressources et processus commerciaux des entreprises. Il intègre des modules de gestion des finances, de la production, du personnel et des ventes. Son objectif est d’améliorer l’efficacité opérationnelle en fournissant une vue à 360° sur l’ensemble des activités commerciales.

Foncia a mis en œuvre ce progiciel de gestion intégrée pour ses 600 agences et cabinets. Intitulé Millenium, ce projet ambitieux mobilise 70 personnes pour un coût estimé à 60 millions d’euros. Il s’agit du plus important investissement digital jamais réalisé par un administrateur de biens en France et en Europe. Cette solution globale vise à automatiser l’ensemble des tâches administratives des gestionnaires : réception des factures, relation avec les fournisseurs, quittancement des loyers, appels de charges, etc. À ce jour, la solution n’est pas encore achevée.

CITYA réinvestit dans son intranet “MyCitya”

CITYA a récemment réalisé un investissement important dans son intranet “MyCitya”. Notamment pour dématérialiser au maximum les échanges entre gestionnaires et copropriétaires. Désormais, les paiements des charges peuvent être effectués en ligne. Ces outils ont connu une adoption significative durant l’année 2020. Ce qui s’est traduit, d’ailleurs, par une augmentation de 49 % du nombre de connexions à MyCitya. Soit plus de 1,6  million pour 650 000 lots sous gestion.

SERGIC investit plusieurs millions d’euros pour accélérer sa digitalisation

Sergic a investi plusieurs millions d’euros ces dernières années pour accélérer sa digitalisation. En cela, le groupe a fortement enrichi les plateformes clients (extranets et apps) ces 18 derniers mois :

  • déclaration de sa mutation en ligne pour un copropriétaire,
  • workflow de validation des comptes de la copropriété avec les membres du Conseil Syndical,
  • vote par correspondance en ligne pour les Assemblées Générales, etc.

En mars, Sergic a lancé son offre « Magellan Connect », une solution qui consiste à équiper les immeubles de capteurs (objets connectés) afin d’accélérer la détection des dysfonctionnements.

Les startups offrent de nouveaux services en vue de la digitalisation des syndics

De nombreux syndics ont développé leurs propres intranets, tandis que d’autres ont choisi des logiciels extérieurs. Thierry Immobilier utilise Syment et certaines agences Century 21 font appel à ChouetteCopro.

Cependant, dans le domaine de la gestion des incidents, développer une brique de ticketing peut s’avérer compliqué pour les petites entreprises. De nombreuses organisations, dont quelques grandes entreprises telles que Sergic, utilisent la solution Inch. DLJ Gestion opte quant à elle pour le logiciel FollowMe.

Les consommations énergétiques des bâtiments sont devenues un enjeu important pour les syndics de copropriété. Par exemple, Thierry Immobilier a formé un partenariat avec Deepki pour améliorer leur compétence dans ce domaine. De plus, les industriels proposent diverses solutions qui peuvent être intégrées aux copropriétés et aux syndics professionnels, notamment dans le domaine du comptage individuel.

Comme vu précédemment, de nombreux outils destinés à faciliter les AG en ligne ont été mis sur le marché durant l’année 2020. DLJ Gestion et Timci ont collaboré ensemble, tandis que Sergic a opté pour AG Connect. D’autres entreprises se sont tournés vers des solutions généralistes telles que LifeSize ou Zoom. Syndicapli est aussi un acteur reconnu sur le marché.

Les éditeurs de logiciels ont lancé de nouveaux produits

Durant cette période, les éditeurs de logiciels métiers ont lancé de nouveaux produits. Seiitra a offert une solution d’AG en ligne via son logiciel Powimo et une gestion plus efficace des sinistres.

Gercop et Vilogi, deux des principaux acteurs du secteur de la gestion déléguée, ont récemment amélioré leurs offres pour les syndics avec des extranets ergonomiques et des systèmes sécurisés permettant l’organisation d’assemblées générales à distance.

Le syndic doit continuer sa mutation

À l’heure actuelle, il est nécessaire de poursuivre la digitalisation des syndics afin de répondre aux attentes et aux besoins des clients qui ont évolué durant la pandémie. La data peut être exploitée pour servir les intérêts humains, mais également s’assurer que le métier de syndic demeure un métier d’avenir. Toutefois, certaines étapes doivent encore être franchies pour parvenir à une digitalisation complète et à une adaptation des modèles économiques.

Les syndics de nouvelle génération contribuent à transformer l’expérience des gestionnaires. Pour ce faire, ils ont mis en place des processus métiers et des outils digitaux mobiles entièrement repensés, ce qui leur a permis d’améliorer leur productivité. Cela a eu pour effet de redonner à l’activité une certaine noblesse tout en atteignant un taux de satisfaction record chez les clients. De plus, la disponibilité accrue permet une grande réactivité face aux sinistres.

Enfin, notons que nouveaux entrants ont fait le choix de se lancer dans la profession de syndic, en proposant des approches innovantes par rapport aux acteurs traditionnels. Ces derniers misent sur le digital comme moyen de renforcer l’expérience client et la productivité des équipes internes.

C’est le cas de Homeland et HelloSyndic qui ont développé des outils spécifiques afin de fournir une plus grande transparence à leurs clients, ainsi que des tarifs plus accessibles. WhiteBird a un modèle légèrement divergent. En effet, cette start-up s’appuie sur un ensemble d’outils externes (Inch, KoProo, Rest, etc.) pour offrir une solution complète à ses copropriétaires.

“ Notre rôle de conseil nous a amené à évaluer les enjeux et impacts de la digitalisation des syndics et du secteur de l’immobilier. Nous réfléchissons aux métiers de demain et appréhendons les innovations au service de la relation client. ” Bertrand MULOT, Directeur de Bessé Immobilier & Construction.

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Isabelle DAHAN

Rédactrice en chef de Monimmeuble.com. Isabelle DAHAN est consultante dans les domaines de l'Internet et du Marketing immobilier depuis 10 ans. Elle est membre de l’AJIBAT www.ajibat.com, l’association des journalistes de l'habitat et de la ville. Elle a créé le site www.monimmeuble.com en avril 2000.

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