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Comment dématérialiser les convocations de la copropriété ?

xpert Arnaud Trioleyre, directeur commercial de ClearBUS

Nous avons retenu la question d’un de nos lecteurs qui souhaite réduire les envois papiers dans sa copropriété. En cela, il voudrait dématérialiser les convocations d’assemblées générales. Pour lui apporter une solution, nous faisons appel à Arnaud Trioleyre, directeur commercial de ClearBUS.

 

En premier lieu, peut-on rappeler ce que dit la loi en la matière ?

Notons que les notifications et les mises en demeure effectuées par voie électronique sont encadrés par les articles 64-1 à 64-9 du décret du 17 mars 1967. À savoir, ces articles ont été modifiés le 2 juillet 2020.

Que dit ce décret ? Il précise que l’envoi d’une convocation à une assemblée générale des copropriétaires par voie électronique peut s’effectuer de deux façons différentes. En effet, il est possible d’avoir recours au procédé de la lettre recommandée par voie électronique. Bien que mieux connu des syndics, ce système a été jugé trop contraignant.

Mais, on pourra également faire appel à un procédé électronique simplifié mise en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance. Ce dernier, sera alors qualifié et garant de l’intégrité des données transportées. C’est ce que prévoit l’article 64-2 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967, dans sa rédaction issue du décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020.

Aussi, le premier conseil est de choisir un prestataire de confiance qualifié pour dématérialiser les convocations. Puisque c’est une condition primordiale à la validité des envois dématérialisés.




Faut-il une qualification particulière pour les prestataires en charge de dématérialiser les convocations ?

Absolument, cette qualification particulière figure sur le portail de l’ANSSI. C’est-à-dire l’Agence nationale des systèmes de sécurité de l’information. En effet, cette qualification atteste de la conformité des logiciels aux exigences règlementaires, techniques et de sécurité promues par l’ANSSI. Aussi, elle garantit la compétence du prestataire de service ainsi que le respect des critères de confiance.

Clearbus - dématérialiser les convocations d'AG

 

Le copropriétaire pourra y trouver les références de ClearBUS. Nous sommes qualifiés pour notre horodatage et notre service de lettre recommandée électronique.

Quelle est la solution que vous proposez ?

Notre solution pour dématérialiser les convocations découle directement de l’allégement du décret de juillet 2020. Désormais, il est précisé, le point de départ du délai que la notification ou mise en demeure fait courir. Il a pour point de départ le lendemain de la transmission de l’avis électronique au destinataire. Ainsi, pour garantir la sécurité juridique de l’envoi, il doit y avoir un horodatage légal et un dépôt qualifié.

De même, ce nouveau dispositif permet de réduire les fastidieuses vérifications de l’identité du destinataire. Cela est rendu possible dans la mesure où le copropriétaire aura préalablement donné son accord et indiqué son adresse électronique. Il a deux possibilités, il peut le faire en assemblée générale directement ou par email auprès de son syndic.

En effet, l’allégement de la procédure facilite l’envoi et la réception par le destinataire. Le destinataire, va uniquement devoir faire une identification simple pour relever le courrier. Cela facilite grandement les choses par rapport à la lettre recommandée électronique où le destinataire devait montrer patte blanche et fournir un justificatif d’identité.

Dématérialiser les convocations, va-t-il simplifier la mission du gestionnaire de copropriété ?

En effet, dématérialiser les convocations est aussi une simplification pour le gestionnaire de copropriété. Puisque lors des envois de convocation, le volume de courrier va considérablement baisser. En effet, depuis l’insertion d’un article 64-5 au décret de 1967, le syndic peut notifier les annexes par leur mise à disposition électronique dans un espace Intranet. Cette procédure est maintenue sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires.

Ainsi, le syndic envoie seulement la convocation, les documents annexes pourront être stockés et utilisables depuis l’intranet.

De plus, soulignons que les notifications ne sont plus anonymes. L’article 64-6 nouveau du décret de 1967 permet de notifier et de mettre en demeure par voie électronique de manière non anonyme. Puisque désormais figure sur l’avis de passage électronique, le nom de l’expéditeur. C’est rassurant pour le copropriétaire de savoir qui lui envoie la convocation.

En effet, la raison sociale de l’expéditeur est indiquée sur l’avis de passage ainsi que l’objet de l’envoi. Ce sont des éléments facilitateurs qui vont fluidifier les convocations aux assemblées générales de syndics. En cela, ce dispositif de notification électronique ressemble à celui du modèle de la lettre recommandée papier.

Pour autant, le syndic a différentes obligations. Il va devoir gérer les consentements exprimés lors d’une assemblée générale. Mais, aussi, s’assurer de la traçabilité des consentements qui ne sont pas recueillis hors de l’assemblée générale. Dernière contrainte pour le syndic, il devra également traiter les renoncements d’une année sur l’autre. Ce n’est pas parce qu’un propriétaire approuve une année qu’il sera d’accord l’année suivante.

Est-ce que toutes les copropriétés peuvent potentiellement utiliser ce service ?

Toutes les copropriétés en France sont susceptibles d’avoir une convocation à l’assemblée générale des copropriétaires par voie dématérialisée. Cela dépend uniquement de la volonté des copropriétaires de continuer de recevoir du papier ou pas.

Dématérialiser les convocations permet de mutualiser les coûts entre les différents copropriétaires. Si vous avez, par exemple, 50 % des copropriétaires qui font une demande de convocation dématérialisée, le coût global de l’impression sur le forfait du syndic va normalement baisser.

Enfin, la dématérialisation doit engendrer des gains de productivité et des baisses de coûts pour les copropriétaires. En plus, l’empreinte carbone diminue. Le fait d’utiliser moins de papier fait que l’on va couper moins d’arbres. On va aussi moins polluer les océans puisque l’on utilise de la javel pour la confection du papier !

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Isabelle DAHAN

Rédactrice en chef de Monimmeuble.com. Isabelle DAHAN est consultante dans les domaines de l'Internet et du Marketing immobilier depuis 10 ans. Elle est membre fondatrice de la Fédération Française de l'Immobilier sur Internet (F.F.2.I.) www.ff2i.org et membre de l’AJIBAT www.ajibat.com, l’association des journalistes de l'habitat et de la ville. Elle a créé le site www.monimmeuble.com en avril 2000.

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