Le marché de la copropriété en France génère chaque année plus de 16 millions de convocations d’assemblées générales, pour un coût estimé à 170 millions d’euros, selon les données de l’UNIS. Face à cette réalité, la dématérialisation s’impose comme une révolution incontournable. Depuis le décret du 2 juillet 2020, les syndics disposent d’un outil spécifiquement conçu pour eux : l’avis électronique en copropriété. Plus simple que la lettre recommandée électronique, moins coûteux que le recommandé papier, il transforme en profondeur les communications réglementées entre syndics et copropriétaires. Mais comment fonctionne-t-il concrètement ? Quels avantages juridiques, opérationnels et financiers offre-t-il aux syndics ? C’est ce que révèlent les interventions de Jalil Kaddour, responsable commercial chez AR24, expert au cœur de la transition numérique des syndics de copropriété.
Sommaire :
- Qu’est-ce que l’avis électronique en copropriété ?
- En quoi l’avis électronique se distingue-t-il de la LRE ?
- Quelles garanties juridiques offre l’avis électronique en copropriété ?
- Le procès-verbal d’AG : comment l’avis électronique sécurise sa transmission ?
- Quels avantages financiers pour le syndic et la copropriété ?
- Comment gérer le consentement des copropriétaires ?
À retenir — L’avis électronique en copropriété
- Un outil réglementé depuis 2020 : le décret n°2020-834 limite l’avis électronique à trois usages précis en copropriété.
- Une valeur juridique équivalente au recommandé papier : trois preuves automatiques sécurisent chaque envoi du syndic.
- Un coût trois à quatre fois inférieur : à 2,29 € HT par envoi, il est intégralement refacturable à la copropriété.
- Un consentement tacite depuis avril 2024 : la loi Habitat dégradé supprime l’obligation de recueillir l’accord préalable des copropriétaires.
- Un archivage sécurisé en France : toutes les preuves sont conservées sur les serveurs AR24 pendant un an.
Qu’est-ce que l’avis électronique en copropriété ?
Un outil né d’une évolution réglementaire majeure
La dématérialisation des communications en copropriété ne s’est pas faite du jour au lendemain. Elle résulte d’une série de textes législatifs successifs. En 2014, la loi ALUR (loi n°2014-366 du 24 mars 2014) introduit la lettre recommandée électronique (LRE) comme premier mode de notification dématérialisé en copropriété.
Quatre ans plus tard, la loi ÉLAN (loi n°2018-1021 du 23 novembre 2018) renforce son encadrement avec des normes de sécurité eIDAS. Puis, en juillet 2020, le législateur franchit une nouvelle étape. Le décret n°2020-834 du 2 juillet 2020, pris en application de l’ordonnance n°2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété, crée ainsi l’avis électronique en copropriété : un procédé simplifié, spécifiquement dédié aux syndics, dont l’objectif est de faciliter les communications vers les copropriétaires.
Enfin, le 9 avril 2024, la loi n°2024-322 dite “loi Habitat dégradé” marque un tournant décisif. Désormais, le consentement des copropriétaires devient tacite par défaut. Cette évolution accélère massivement l’adoption du numérique par la profession.
Un usage limité à trois cas précis
L’avis électronique en copropriété n’est pas un outil universel.
Jalil Kaddour, responsable commercial chez AR24, le précise clairement : “Ce décret encadre les convocations d’assemblées générales, les procès-verbaux d’assemblées générales, et aussi les mises en demeure.”
L’article 64-2 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 (modifié par le décret 2020-834) confirme cette limitation à trois situations réglementées :
- Les convocations d’assemblées générales adressées aux copropriétaires.
- Les procès-verbaux d’AG pour les copropriétaires opposants ou défaillants.
- Les mises en demeure adressées aux copropriétaires défaillants.
En dehors de ces trois cas, le syndic doit obligatoirement recourir à la lettre recommandée — papier ou électronique. En outre, seul un prestataire de services de confiance qualifié eIDAS, agréé par l’ANSSI, peut acheminer des avis électroniques conformes au décret 2020-834. AR24 détient cette qualification depuis 2018.
En quoi l’avis électronique se distingue-t-il de la LRE ?
Des contraintes allégées pour le copropriétaire
La lettre recommandée électronique impose une identification stricte du destinataire, par exemple via une reconnaissance faciale ou un certificat électronique. L’avis électronique en copropriété supprime totalement cette contrainte. Le copropriétaire accède au contenu d’un simple clic sur un lien hypertexte. Aucune identification préalable n’est requise.
Par ailleurs, contrairement à la LRE dont la notification arrive de façon anonyme dans la boîte mail, l’avis électronique affiche clairement l’identité de l’expéditeur dès réception. Le copropriétaire identifie immédiatement son syndic. Cette transparence encourage l’ouverture du message et favorise l’adoption du numérique, notamment auprès des copropriétaires les moins à l’aise avec les outils digitaux.
Des délais adaptés aux obligations légales
L’avis électronique en copropriété offre un délai de disponibilité de 21 jours, contre 15 jours pour la LRE. Ce délai s’aligne précisément sur le délai légal de convocation d’une assemblée générale, tel que prévu par l’article 9 du décret n°67-223 du 17 mars 1967. Le syndic envoie ainsi sa convocation à J-22 et respecte ses obligations légales sans marge d’erreur. De surcroît, la solution accepte des pièces jointes jusqu’à 256 Mo. Le syndic joint sans difficulté tous les documents annexes : rapport de gestion, devis de travaux, contrats de prestataires.
Quelles garanties juridiques offre l’avis électronique en copropriété ?
Une valeur probante équivalente au recommandé papier
L’avis électronique en copropriété détient la même valeur juridique qu’un recommandé papier avec accusé de réception, conformément à l’article 64-2 du décret n°67-223 du 17 mars 1967. Le processus de preuve est automatique et complet.
Jalil Kaddour en détaille le fonctionnement : “L’envoi de l’avis électronique est instantané. Vous recevrez donc une preuve de dépôt et de transmission quelques minutes après l’envoi. Elle fait courir les délais légaux.”
Trois niveaux de preuves sécurisent ainsi chaque envoi :
- Preuve de dépôt et de transmission : AR24 la génère instantanément. Elle fait courir les délais légaux dès le lendemain (J+1), sans attendre l’action du destinataire.
- Preuve d’accusé de réception : le copropriétaire dispose de 21 jours pour accuser réception à l’aide du lien hypertexte contenu dans l’avis électronique. AR24 génère automatiquement cette preuve sur le compte du syndic dès que le destinataire clique sur le lien.
- Preuve de négligence : si le copropriétaire n’ouvre pas le message, AR24 émet automatiquement une preuve de négligence au bout de 21 jours. Cette preuve vaut juridiquement comme un avis de passage non retiré en bureau de poste.
Un archivage sécurisé sur des serveurs français
AR24 conserve l’ensemble des éléments liés à chaque envoi — contenu du courrier, pièces jointes et preuves — sur des serveurs sécurisés situés en France pendant au minimum un an. Le syndic reçoit ces preuves en temps réel sur son adresse email et accède à tout moment à l’historique complet de ses envois depuis son compte AR24. Cette traçabilité le protège efficacement en cas de litige.
Le procès-verbal d’AG : comment l’avis électronique sécurise sa transmission ?
Une obligation légale encadrée par le décret 2020-834
Après chaque assemblée générale, le syndic rédige et transmet un procès-verbal aux copropriétaires.
Jalil Kaddour, responsable commercial chez AR24, rappelle cette obligation fondamentale : “Comme l’exige la loi française, chaque assemblée générale doit se conclure par un procès-verbal rédigé par le syndic. Ce procès-verbal peut être transmis au copropriétaire par voie papier ou voie électronique. Le PV d’AG est la synthèse de l’ensemble des décisions prises par les copropriétaires au cours de la réunion.”
Depuis le décret 2020-834 du 2 juillet 2020, la dématérialisation va encore plus loin. Le PV, les signatures et les feuilles de présence peuvent désormais être dématérialisés. L’avis électronique permet ainsi de transmettre le PV directement au copropriétaire opposant ou défaillant.
Un délai de 30 jours à respecter impérativement
La transmission du PV d’AG par avis électronique en copropriété répond à un délai strict. À noter que depuis la loi ÉLAN, cette notification doit être transmise dans un délai maximum de 30 jours. Ce délai correspond au mois durant lequel les copropriétaires défaillants ou opposants peuvent contester une décision devant le tribunal. Ce délai de 30 jours protège le syndic contre toute contestation tardive. Il garantit aussi que les copropriétaires disposent de toutes les informations pour exercer leurs droits. Tout retard fragilise la validité juridique de l’assemblée générale.
Une couverture juridique renforcée en cas de litige
L’avis électronique en copropriété offre une protection juridique supérieure au recommandé papier, particulièrement pour la transmission des PV. Courriers, pièces jointes et preuves associées sont conservés sur les serveurs français d’AR24. En cas de litige, le syndic dispose ainsi de l’ensemble des preuves pour établir l’heure exacte d’envoi et le contenu de chaque courrier. L’avis électronique devient un véritable bouclier juridique face aux contestations de copropriétaires.
Un gain de temps opérationnel significatif
Au-delà de la sécurité juridique, l’avis électronique en copropriété améliore concrètement l’efficacité opérationnelle des syndics. Le syndic n’attend plus plusieurs jours la distribution d’un recommandé papier. Il ne gère plus les retours de plis non distribués qui relancent les procédures. Les délais légaux commencent à courir dès le lendemain de l’envoi, sans aucune action requise du destinataire.
Quels avantages financiers pour le syndic et la copropriété ?
Un coût d’envoi jusqu’à quatre fois inférieur
L’intérêt économique de l’avis électronique en copropriété est considérable. Selon les données d’AR24, le coût d’un envoi s’élève à 2,29 € HT, pièces jointes, preuves et conservation sécurisée incluses. C’est trois à quatre fois moins cher qu’un timbre recommandé classique avec accusé de réception. Le syndic supprime également tous les coûts annexes : impression, encre, papier, enveloppes et temps de mise sous pli. À ce volume d’envois annuels, les économies potentielles pour la profession atteignent plusieurs dizaines de millions d’euros.
Une refacturation intégrale à la copropriété
L’avis électronique relève de la catégorie des frais postaux. Le syndic peut donc le refacturer à 100 % au syndicat des copropriétaires, conformément aux dispositions applicables en matière de frais de gestion. Il ne supporte ainsi aucun coût résiduel. C’est un argument décisif pour convaincre les cabinets encore réticents à franchir le pas de la dématérialisation.
Comment gérer le consentement des copropriétaires ?
Un consentement désormais tacite depuis avril 2024
Avant avril 2024, le syndic devait recueillir le consentement explicite de chaque copropriétaire avant tout envoi électronique. Cette obligation freinait considérablement la dématérialisation.
Jalil Kaddour précise la portée de ce changement : “Depuis l’évolution législative du 9 avril 2024, le consentement du copropriétaire est devenu tacite. Cependant, ce consentement tacite n’est pas obligatoire : chaque copropriétaire peut se manifester auprès de son syndic pour lui demander à recevoir ses communications au format papier.”
Depuis l’article 38 de la loi n°2024-322 du 9 avril 2024 (loi Habitat dégradé), le consentement est donc tacite par défaut. Le copropriétaire conserve toutefois le droit de s’y opposer explicitement et à tout moment. Le syndic a néanmoins l’obligation d’informer les copropriétaires de ce choix entre voie électronique et format papier. Cette évolution législative a entraîné une forte progression de l’usage de l’avis électronique en copropriété entre avril 2024 et fin 2025, selon les données d’AR24.
Une preuve horodatée pour chaque consentement
Lorsque le recueil du consentement reste nécessaire, le syndic génère un lien depuis son compte AR24 et l’adresse par email au copropriétaire. En quelques clics, ce dernier donne son accord pour recevoir des avis électroniques sur une adresse email précise. AR24 produit alors une preuve horodatée de chaque consentement, accessible à tout moment sur le compte du syndic. Cette preuve le protège juridiquement en cas de contestation ultérieure.
