L’article 55 de la loi ALUR relatif à l’archivage pour les copropriétés règle définitivement les conflits sur la possibilité d’externaliser l’archivage ou encore la facturation de cette prestation. Le législateur préconise l’externalisation des archives des syndicats de copropriétés par une entreprise spécialisée.
L’article 55 de la loi ALUR modifie l’article 18 de la loi de 1965, le syndic est chargé « de soumettre au vote de l’assemblée générale, à la majorité de l’article 25, la décision de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat. Une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic. »
« Il s’agit là d’une clarification majeure qui met fin à de nombreuses années de polémiques et de contentieux et reconnait enfin le principe que le syndicat des copropriétaires est seul propriétaire de ses archives. Cet article est très clair et d’application immédiate », précise Nicolas Blanc, Directeur des ventes chez Pro Archives.
Comme tout autre contrat, un devis est proposé aux copropriétaires, celui-ci fera l’objet d’une résolution qui devra recueillir la moitié des voix de la copropriété. Cette prestation ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic.
L’article 18-2 complété par la loi ALUR (n°2014-366 du 24 mars 2014 – art. 55) envisage le cas du changement de syndic. Rappelons qu’en cas de changement de syndic, « l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat ». Dans l’hypothèse où le syndicat des copropriétaires a fait le choix de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d’informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.
« Un archivage externalisé professionnel et indépendant permettra aux syndicats de copropriétaires et à leurs mandataires de s’affranchir définitivement de ces difficultés. L’archivage est en effet une activité réglementée qui obéit à des normes strictes telles que la NF 42013 et 40350. Comme la loi les y incite, professionnels et syndicats de copropriétaires auront tout intérêt à recourir à un prestataire spécialisé pour assurer la conservation et la gestion des archives de leur ensemble immobilier, de pérenniser leur intégrité tout en se prémunissant d’un possible contentieux dans le cadre de leur transmission », conclut Nicolas Blanc.
Source : www.proarchives.fr
Les équipes PRO.ARCHIVES et PRO.NUMERIQUE, spécialistes de l’archivage Physique et Numérique au service exclusif des métiers de l’Immobilier depuis 15 ans, se mobilisent pour répondre à vos questions et vous accompagner dans la mise en œuvre de cette réforme, notamment par la fourniture de toute la documentation utile et projets de résolutions à soumettre aux Assemblées Générales.
