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Archivage numérique en copropriété : ce qu’il faut savoir

Archivage numérique en copropriété : ce qu’il faut savoir

Conformément à la loi Alur, la gestion des archives est de la responsabilité du syndic. Ce dernier a cependant le droit d’externaliser cette tâche sous réserve d’obtenir l’autorisation de l’assemblée générale des copropriétaires. Il peut ainsi faire appel à une entreprise spécialisée en archivage physique et numérique. En effet, l’archivage numérique constitue un des éléments fondamentaux de la dématérialisation en copropriété.

En quoi consiste l’archivage numérique en copropriété ?

Le syndic a l’obligation de conserver les archives de la copropriété. Pour ce faire, il doit les stocker dans des locaux sécurisés, spacieux, secs et ventilés. Notons que les dossiers d’un immeuble peuvent s’accumuler sur plusieurs années. La gestion des archives devient ainsi complexe et chronophage.

Face à cette difficulté de conserver les archives est née l’idée de proposer aux syndics l’archivage numérique. Il s’agit de numériser les documents papier relatifs à la copropriété, et de les héberger dans des serveurs sécurisés. Ainsi, les données numérisées sont exploitables directement depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone.

Les archives, des plus récentes aux plus anciennes, peuvent être dématérialisées. Cependant, il est courant d’appliquer cette numérisation aux documents de l’année N-1 à l’année la plus ancienne. Rappelons que le délai de conservation des documents varie de 10 à 30 ans, selon leur nature. Les syndics doivent, par exemple, garder les décomptes de charges et les procès-verbaux d’assemblées générales durant au moins 10 ans.

Précisons que l’archivage numérique en copropriété ne remplace pas complètement l’archivage physique. Ces deux procédés sont complémentaires pour simplifier la conservation, le traitement et la gestion des archives. Citons une partie des documents archivés : factures clients, factures fournisseurs, contrats, relevés bancaires, règlements, procès-verbaux d’assemblées générales, etc.

Quels sont les avantages de l’archivage numérique ?

L’archivage numérique en copropriété présente de nombreux bénéfices. En effet, les documents numérisés sont plus accessibles et sont stockés via un dispositif parfaitement sécurisé. De plus, les utilisateurs peuvent gérer facilement les archives tout en économisant du temps.

Disponibilité des archives

L’archivage numérique rend plus accessibles les archives de la copropriété. Les collaborateurs du cabinet du syndic peuvent, en effet, consulter en temps réel et à tout moment les documents en ligne (sans besoin d’accéder aux archives papier). Par ailleurs, les archives numériques sont organisées selon des méthodes de classement rigoureuses avec une arborescence claire. Elles sont sauvegardées sur différents centres d’archives pour assurer un taux de disponibilité proche de 100 %.




Sécurité des données

Les documents numérisés sont accessibles depuis un portail en ligne sécurisé. Ils sont stockés dans plusieurs sites différents afin de limiter les risques de perte de données. De plus, chaque utilisateur dûment authentifié dispose d’un compte personnalisé pour y accéder. Il peut consulter les archives en ligne selon les droits que l’administrateur lui a attribués. De surcroît, l’administrateur peut gérer plus simplement la traçabilité des archives déposées et des statistiques d’exploitation (exportables sous formats XLS ou CSV).

Confort et gain de temps

Recourir à l’archivage numérique permet aux syndics de bénéficier d’un confort supplémentaire dans le traitement des dossiers. Par ailleurs, l’entreposage des archives de la copropriété confié à un tiers permet de gagner plus d’espace dans ses locaux. Les syndics ont la possibilité d’accéder aux documents depuis leur ordinateur, tablette et téléphone. Ils profitent d’un gain de temps considérable, puisque la navigation sur le portail en ligne est simple. Ils peuvent trouver facilement un document via une barre de recherche automatique.

Les étapes de l’archivage numérique en copropriété

Il est pratique pour les syndics d’externaliser les opérations de dématérialisation des documents de leur copropriété. Ce choix leur permet de gagner du temps, de maîtriser le coût de ce projet et d’accéder à un travail de numérisation professionnel. En effet, une entreprise de l’archivage numérique, à l’image du groupe PRO ARCHIVES, doit suivre certaines étapes pour numériser des archives relatives à une copropriété, notamment :

  • Le traitement des archives : une équipe reçoit les documents au format papier. Ensuite, elle réalise leur dépollution en retirant les trombones, les “post-it”, les agrafes, etc.
  • La numérisation des documents originaux : les archives dépolluées sont scannées selon des normes strictes. Les archives numériques sont ensuite triées suivant un plan de classement classique ou un plan personnalisé.
  • Le stockage des données numériques sécurisé : l’inventaire et les documents dématérialisés sont hébergés sur un portail sécurisé. Ils sont accessibles à tous les collaborateurs habilités du cabinet du syndic client.

L’idéal est de confier un projet d’archivage numérique à une entreprise proposant une offre au tarif forfaitisé, tout compris.

À propos de la conciergerie digitale du groupe PRO ARCHIVES

Active depuis plus de 20 ans, PRO ARCHIVES est spécialisée en archivage numérique et physique au service des copropriétés. Dans son offre « conciergerie digitale », la société propose aux professionnels de l’immobilier deux services, à savoir l’externalisation du courrier entrant et le traitement automatique des factures.

Externalisation du courrier entrant

De La Poste, les courriers du client sont redirigés dans les centres d’archivage de PRO ARCHIVES. Des équipes se chargent ensuite de les ouvrir, de les trier et de les scanner. Les courriers numérisés sont envoyés vers les ordinateurs du client. Ils sont donc accessibles n’importe où, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les courriers originaux sont conservés dans des entrepôts sécurisés. Notons que le triage des courriers entrants s’effectue par date, par métier et par copropriété, selon les normes en vigueur.

Traitement automatique des factures

Dans la conciergerie digitale, PRO ARCHIVES propose aussi un service de traitement automatique des factures en copropriété. Cette entreprise utilise la solution d’Intelligence Artificielle KOPROO, compatible avec les logiciels comptables les plus utilisés sur le marché. Grâce à cette solution IA, les factures au format papier des copropriétés sont automatiquement numérisées et injectées dans le logiciel comptable du syndic client. Par ailleurs, la reconnaissance automatique de la copropriété permet d’affecter les factures au bon collaborateur.

En conclusion,

Grâce à Internet et au développement des nouvelles technologies, de nouveaux outils et procédés facilitent aujourd’hui la gestion des copropriétés. On note notamment l’archivage numérique qui consiste à numériser les archives de la copropriété. Les documents sont ensuite hébergés sur un portail sécurisé. Cette technique de stockage numérique offre de multiples avantages aux syndics, en l’occurrence l’accès facile et sécurisé aux archives relatives à la vie d’un immeuble. Elle permet de prévenir la perte ou la dégradation des documents papier de la copropriété. Elle complète, en effet, la méthode d’archivage physique.

Inscrivez-vous au prochain RDV COPRO

Nous organisons le mardi 22 mars 2022 de 18h à 19h30 un webinaire gratuit qui a pour thème : “La dématérialisation en copropriété”. Nos différents intervenants, vous rappelleront notamment les règles en matière d’archivage numérique. De même, ils vous apporteront leurs meilleurs conseils pour le respect des dispositifs obligatoires. À cette occasion, vous pourrez poser toutes vos questions à plusieurs spécialistes de cette question :

  • Yoann ZAOUCHE, Directeur Division Digitale chez Pro Archives.
  • Thomas DZISIEWICZ, directeur Marketing & digital chez Egide Informatique.
  • Alexandra BEDOUIN, assistante commerciale chez CLEARBUS.

Pour vous inscrire, c’est ici.

Archivage numérique en copropriété
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Isabelle DAHAN

Rédactrice en chef de Monimmeuble.com. Isabelle DAHAN est consultante dans les domaines de l'Internet et du Marketing immobilier depuis 10 ans. Elle est membre fondatrice de la Fédération Française de l'Immobilier sur Internet (F.F.2.I.) www.ff2i.org et membre de l’AJIBAT www.ajibat.com, l’association des journalistes de l'habitat et de la ville. Elle a créé le site www.monimmeuble.com en avril 2000.

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