Le syndic de copropriété joue un rôle essentiel dans la gestion des immeubles en copropriété. Véritable pilier de l’administration des résidences collectives, il assure de nombreuses missions cruciales. De la gestion administrative à l’entretien technique, en passant par les aspects financiers, le syndic de copropriété veille au bon fonctionnement de la copropriété. Mais, quelles sont précisément ses responsabilités ? Comment est-il désigné ? Quelles obligations a-t-il envers les copropriétaires ? Ce guide fait le point sur tout ce qu’il faut savoir sur le syndic de copropriété, en s’appuyant sur les textes législatifs en vigueur.
Sommaire :
- Définition et types de syndic de copropriété
- Les missions du syndic de copropriété
- Les obligations du syndic de copropriété envers les copropriétaires
- La désignation du syndic de copropriété
Définition et types de syndic de copropriété
Qu’est-ce qu’un syndic de copropriété ?
Le syndic de copropriété est le représentant légal du syndicat des copropriétaires. Selon l’article 17 de la loi du 10 juillet 1965, sa nomination relève de la compétence exclusive de l’assemblée générale. Le syndic de copropriété a pour mission :
- d’exécuter les dispositions du règlement de copropriété,
- d’appliquer les décisions prises en assemblée générale,
- d’administrer l’immeuble,
- de tenir la comptabilité du syndicat,
- et de représenter le syndicat des copropriétaires.
Comme le précise l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, “Le syndic est chargé d’assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l’assemblée générale. Il administre l’immeuble, pourvoit à sa conservation, à sa garde et à son entretien.”
Les différents types de syndics
Il existe deux principaux types de syndics de copropriété :
- Le syndic professionnel. Il s’agit d’une personne physique ou morale exerçant cette activité à titre professionnel. Le syndic professionnel doit posséder une carte professionnelle portant la mention “gestion immobilière” ou “syndic”. De plus, il doit être titulaire d’une garantie financière et d’une assurance responsabilité civile professionnelle.
- Le syndic non professionnel ou bénévole. C’est généralement un copropriétaire élu par ses pairs pour gérer la copropriété. Le syndic bénévole n’a pas l’obligation de détenir une carte professionnelle ou une garantie financière. Cependant, nous lui recommandons de souscrire une assurance responsabilité civile. La copropriété prendra en charge les frais de cette assurance.
Selon une étude UFC-Que Choisir de 2022, 93% des copropriétés ont recours à un syndic professionnel. Toutefois, les “petites copropriétés” optent plus souvent pour un syndic bénévole, notamment pour des raisons de coût.
Les missions du syndic de copropriété
Les missions du syndic de copropriété sont multiples et encadrées par la loi. Et, notamment, par l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Elles se regroupent en trois grandes catégories :
Gestion administrative
Le syndic de copropriété est chargé de :
- Exécuter les décisions de l’assemblée générale de copropriété
- Faire respecter le règlement de copropriété
- Établir et mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété (obligation introduite par la loi ALUR de 2014)
- Gérer les archives de la copropriété pendant au moins 10 ans (article 33 du décret de 1967)
- Convoquer et tenir les assemblées générales (au moins une fois par an)
- Informer les occupants des décisions prises en assemblée générale
- Immatriculer la copropriété au registre national tenu par l’ANAH (obligation introduite par la loi ALUR)
Pour exemple, le syndic doit envoyer les convocations d’assemblée générale au moins 21 jours avant la date prévue de la réunion. Ce délai s’exprime en jours calendaires. Toutefois, deux exceptions existent. En cas d’urgence, ce délai peut être raccourci, et si le règlement de copropriété le stipule, il peut être allongé. De plus, le syndic doit également afficher le procès-verbal de l’assemblée générale dans un délai d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée générale.
Gestion technique
Dans ce domaine, le syndic de copropriété doit :
- Administrer l’immeuble et assurer sa conservation et son entretien
- Faire réaliser les travaux urgents si nécessaire. La loi ALUR précise qu’il s’agit des travaux nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble, à la santé ou à la sécurité des occupants.
- Établir et mettre à jour le carnet d’entretien (obligation introduite par la loi SRU de 2000)
- Passer les contrats d’assurance, de maintenance et de fourniture d’énergie. L’article 18 stipule que le syndic doit souscrire une assurance responsabilité civile pour le syndicat.
À cet effet, le syndic doit faire réviser la chaudière collective, faire ramoner les conduits, faire vérifier les ascenseurs selon les périodicités réglementaires.
Gestion financière et comptable
Le syndic de copropriété est responsable de :
- Établir le budget prévisionnel avec le conseil syndical
- Ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat (obligation rendue obligatoire par la loi ALUR)
- Appeler et recouvrer les charges auprès de chaque copropriétaire (provisions et régularisations)
- Tenir une comptabilité séparée pour le syndicat faisant apparaître la position de chaque copropriétaire (article 18)
Depuis la loi ELAN de 2018, le syndic doit aussi mettre à disposition des copropriétaires de façon dématérialisée une liste de documents.
À cet effet, l’extranet de copropriété doit inclure (sauf dispense votée en AG( :
- règlement de copropriété,
- fiche synthétique,
- diagnostics techniques,
- contrats et marchés du syndicat,
- 3 derniers PV d’AG…
En effet, l’article 6-4 du décret de 2019 précise : “ Si le syndic ne transmet pas les documents au-delà d’un mois au copropriétaire qui en fait la demande, 15 € par jour de retard sont retenus sur sa rémunération forfaitaire annuelle”.
Les obligations du syndic de copropriété envers les copropriétaires
Obligation d’information et de conseil
Le syndic de copropriété a le devoir de conseiller et d’informer les copropriétaires sur tous les aspects techniques, juridiques et comptables relatifs à la copropriété. Il doit notamment les informer sur les modalités de répartition des charges et sur les travaux nécessaires au regard des diagnostics techniques (performance énergétique, amiante, plomb, termites…).
L’article 18 de la loi de 1965 précise que le syndic doit soumettre au vote de l’assemblée générale la souscription d’une assurance responsabilité civile du syndicat et la constitution de provisions spéciales pour travaux.
Obligation de transparence sur sa rémunération
Depuis la loi ALUR de 2014, le contrat type de syndic annexé au décret du 26 mars 2015 distingue les prestations de gestion courante (convocation AG, tenue comptabilité, décomptes de charges…) des prestations particulières. En effet, ces dernières entrainent une rémunération complémentaire (travaux hors budget prévisionnel, contentieux…).
La rémunération du syndic pour la gestion courante est forfaitaire. Tandis que les honoraires particuliers doivent être votés en assemblée générale. Pour les travaux, sa rémunération est plafonnée à 3% du montant HT.
Pour rappel, la loi ELAN, promulguée le 23 novembre 2018, a considérablement remanié le droit de la copropriété via l’ordonnance du 30 octobre 2019. En effet, cette réforme a introduit l’obligation pour les syndics de copropriété de fournir une “fiche d’information sur le prix et les prestations proposés” avec leurs contrats.
Un arrêté du 30 juillet 2021, publié au Journal Officiel le 9 septembre 2021, en définit précisément le contenu et le format. L’objectif de cette fiche est de donner au Syndicat de copropriétaires une vue d’ensemble claire. Ainsi, ils peuvent plus facilement comparer des offres entre différents syndics professionnels.
Cette nouvelle disposition est entrée en vigueur le 1er janvier 2022. Depuis cette date, les syndics sont tenus de transmettre cette fiche. Or, le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions financières. Il s’agit d’une amende jusqu’à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. Et, cela, conformément à l’article 18-1 A, I, alinéa 4 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965.
Par ailleurs, notons que les honoraires et frais de recouvrement de charges sont plafonnés à 380€ TTC (décret du 26 mars 2015).
Obligation de bon usage des fonds
En tant que gestionnaire des fonds du syndicat, le syndic de copropriété doit les utiliser dans l’intérêt exclusif de la copropriété. Ainsi, il engage sa responsabilité en cas de faute de gestion.
Le compte bancaire séparé est obligatoire sous peine de nullité du mandat (loi ALUR). À cet effet, une réponse ministérielle du 29 octobre 2019 précise : “La notion de compte séparé implique que le titulaire du compte soit le syndicat de copropriétaires. La personne apparaissant sur les relevés bancaires comme titulaire du compte doit donc être le syndicat de copropriétaires et non le syndic.”
Obligation de mise en concurrence
Avant la désignation du syndic, le conseil syndical doit procéder à une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat. Sauf dispense votée par l’assemblée générale à la majorité absolue l’année précédente ou en cas d’absence de conseil syndical. De même, tout copropriétaire peut proposer un projet en plus de ceux du conseil (loi ALUR). Cette procédure vise à améliorer la transparence et à optimiser les coûts pour la copropriété.
Avant la réforme introduite par l’ordonnance ELAN du 30 octobre 2019, la loi imposait au conseil syndical de mettre en concurrence les contrats de syndics tous les trois ans, lors de l’assemblée générale chargée de décider du renouvellement ou de la nomination d’un syndic.
La nouvelle législation a modifié cette approche. Désormais, le conseil syndical doit effectuer cette mise en concurrence à chaque assemblée générale où la désignation d’un syndic est à l’ordre du jour. Sans pour autant se limiter à un cycle triennal. Cependant, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 précise que l’absence de cette mise en concurrence n’entraîne pas automatiquement l’irrégularité de la décision de désignation du syndic. Cette nuance offre une certaine souplesse dans l’application de la procédure.
La désignation du syndic de copropriété
Procédure de désignation
Le syndic de copropriété est désigné par un vote de l’assemblée générale des copropriétaires à la majorité absolue, conformément à l’article 25 de la loi de 1965.
La nomination du syndic de copropriété intervient dès la création de la copropriété. Par la suite, une nouvelle désignation s’impose à chaque fin de mandat du syndic en exercice. Que ce soit en raison de l’expiration de son mandat, de son décès, de sa révocation ou de sa démission. Toute vacance du poste nécessite une nouvelle nomination.
Généralement, le syndic inscrit la question de sa succession à l’ordre du jour de l’assemblée générale précédant la fin de son mandat. Cependant, un copropriétaire ou le conseil syndical peut demander l’inscription de ce point à l’ordre du jour d’une autre assemblée. Puis, en préparation de l’assemblée, le syndic doit transmettre le dossier de chaque candidat au plus tard avec l’ordre du jour, permettant ainsi aux copropriétaires d’étudier les différentes options.
Lors de l’assemblée, les copropriétaires votent sur chaque candidature. Pour être élu, un syndic doit obtenir la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires, exprimée en millièmes. Par exemple, dans une copropriété totalisant 1000 millièmes, 501 millièmes sont nécessaires pour la désignation. Toutefois, le processus comporte deux votes distincts :
- le premier pour choisir la personne,
- le second pour approuver son contrat et ses honoraires.
Situations spécifiques
En cas d’absence de majorité au premier tour, un deuxième tour peut être envisagé. Si l’un des candidats a recueilli au moins un tiers des voix de l’ensemble des copropriétaires, ce second vote peut se tenir immédiatement, lors de la même assemblée. Dans ce cas, la décision se prend à la majorité simple. C’est-à-dire que le candidat est élu si le nombre de voix favorables, exprimées en millièmes, dépasse celui des voix défavorables. Précisons que les abstentions ne sont pas prises en compte dans ce calcul.
En revanche, si aucune candidature n’atteint le seuil d’un tiers des voix, il sera nécessaire de convoquer une nouvelle assemblée générale dans un délai de trois mois pour procéder à un nouveau vote.
Lorsque aucun syndic n’est désigné, le président du tribunal judiciaire peut en nommer un à la demande d’un copropriétaire, du conseil syndical, du maire ou du président d’EPCI.
Par ailleurs, la loi ELAN a introduit une disposition spécifique pour les petites copropriétés. Dans les copropriétés de moins de 10 lots avec un budget inférieur à 15 000€, les copropriétaires peuvent décider de se passer de conseil syndical. De même, ils pourront désigner le syndic et son suppléant directement parmi eux à la majorité absolue.
Durée du mandat du syndic de copropriété
Le mandat du syndic est limité à une durée maximale de 3 ans, renouvelable (loi ALUR). Dans certains cas particuliers, comme lorsque le syndic est lié au promoteur ou à l’architecte de l’immeuble, la durée peut être réduite à 1 an.
Depuis la mise en application de l’ordonnance du 30 octobre 2019, deux pratiques précédemment en vigueur ont été supprimées :
- La révocation immédiate du syndic pendant une assemblée générale (connue sous le terme “ad nutum”) n’est plus autorisée.
- Le syndic ne peut plus démissionner sans respecter un préavis.
En effet, ces modifications visent à apporter plus de stabilité et de prévisibilité dans la gestion des copropriétés, en évitant les changements brusques de syndic.
Fin de mandat et transmission
À la fin de son mandat, le syndic sortant a l’obligation de transmettre tous les documents et fonds au nouveau syndic dans des délais stricts fixés par la loi ELAN :
- 15 jours pour la situation de trésorerie
- 1 mois pour les documents et archives
- 2 mois pour le solde des comptes et les fonds
En cas de non-remise des documents requis dans les délais impartis par l’ancien syndic :
- Le nouveau syndic ou le président du conseil syndical doit adresser une mise en demeure à l’ancien syndic.
- Si l’ancien syndic ne répond pas à cette mise en demeure dans un délai de 8 jours, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical peut alors saisir le tribunal.
- Le juge a la possibilité d’ordonner la remise des pièces, informations et documents dématérialisés sous astreinte (une somme à payer par jour de retard). C’est-à-dire le versement de dommages et intérêts calculés à partir de la date de la mise en demeure.
Conclusion
Le syndic de copropriété joue un rôle crucial dans la gestion et l’administration des immeubles en copropriété. Ses missions, encadrées par la loi, couvrent un large éventail de responsabilités allant de la gestion administrative et technique à la gestion financière et comptable.
Cependant, malgré ce cadre législatif strict, la satisfaction des copropriétaires n’est pas toujours au rendez-vous. Ainsi, les reproches récurrents portent sur le manque de réactivité et de transparence, surtout en région parisienne.
C’est pourquoi, il est important pour les copropriétaires de bien comprendre le rôle et les obligations du syndic, afin d’en faire un partenaire efficace dans la gestion et la valorisation de leur patrimoine immobilier. La connaissance des textes, le contrôle attentif lors des assemblées générales et la mise en concurrence régulière sont autant d’outils à la disposition des copropriétaires pour s’assurer les services d’un syndic à la hauteur de leurs attentes.
Les évolutions législatives récentes, notamment avec les lois ALUR et ELAN, ont renforcé les obligations de transparence et de performance des syndics. Ces réformes visent à améliorer la gestion des copropriétés et à protéger les intérêts des copropriétaires. Cependant, leur efficacité dépendra en grande partie de l’implication active des copropriétaires dans la vie de leur copropriété.
En définitive, le syndic de copropriété, qu’il soit professionnel ou bénévole, reste un acteur incontournable de la gestion immobilière collective. Son rôle, à la fois technique, juridique et financier, requiert des compétences variées et une connaissance approfondie du cadre légal. Pour les copropriétaires, choisir un syndic compétent et vigilant est un enjeu majeur pour assurer la bonne gestion et la valorisation de leur bien immobilier.
